Arquivar um site antigo do SharePoint sem um plano pode resultar em perda de dados, links quebrados ou exclusão acidental de conteúdo ainda necessário para conformidade. Os proprietários de sites muitas vezes enfrentam o desafio de saber quais etapas seguir para preservar informações enquanto removem o site do uso ativo. Este artigo explica um checklist de governança que cobre retenção, permissões, revisão de conteúdo e procedimentos de bloqueio do site. Ao final, você terá um processo repetível para arquivar qualquer site do SharePoint com segurança.
Principais Conclusões: Arquive um Site do SharePoint Sem Perda de Dados
- Central de administração do SharePoint > Sites ativos > Arquivar: Ação integrada que remove o site da pesquisa e da maioria das permissões, preservando o conteúdo em modo somente leitura.
- Backup do conjunto de sites via PowerShell: Use Get-SPOSite e Export-SPOSite para criar um backup completo do conteúdo antes de qualquer ação de arquivamento.
- Rótulo de retenção aplicado ao conteúdo do site: Garante que os requisitos de conformidade sejam atendidos mesmo após o arquivamento do site.
Por que um Checklist de Governança é Necessário para Arquivar Sites do SharePoint
Quando um site do SharePoint não é mais usado ativamente, simplesmente excluí-lo pode causar perda de dados, referências quebradas em outros sites ou não conformidade com políticas de retenção. Um checklist de governança fornece uma maneira estruturada de revisar o conteúdo, confirmar a propriedade e aplicar o método de arquivamento correto. Sem esse checklist, os proprietários de sites correm o risco de perder registros históricos ou expor acidentalmente dados confidenciais que não foram revisados adequadamente antes do arquivamento.
O processo de arquivamento no SharePoint altera o estado do site de ativo para arquivado. Sites arquivados não são excluídos. Eles se tornam somente leitura e ficam ocultos da maioria dos resultados de pesquisa e diretórios de sites. Usuários com permissões explícitas ainda podem acessar o site para visualizar o conteúdo, mas não podem editar nada. Isso torna o arquivamento mais seguro do que a exclusão, pois os dados permanecem disponíveis para conformidade ou referência.
Um checklist de governança abrange cinco áreas principais: inventário de conteúdo, revisão de permissões, verificações de conformidade, criação de backup e a ação de arquivamento propriamente dita. Cada área inclui tarefas específicas que devem ser concluídas antes de passar para a próxima etapa. Seguir essa ordem evita que etapas sejam puladas, o que poderia levar a perda de dados ou problemas de acesso posteriormente.
Checklist de Governança: Etapas para Arquivar um Site do SharePoint com Segurança
Conclua estas etapas em ordem. Não pule nenhuma etapa, mesmo para sites pequenos. Cada etapa protege contra um risco específico.
- Identifique o proprietário do site e as partes interessadas
Abra a central de administração do SharePoint. Vá para Sites ativos e selecione o site. No painel de detalhes do site, verifique o campo Proprietários. Entre em contato com o proprietário principal para confirmar que o site não é mais necessário para trabalho ativo. Pergunte também se parceiros externos ou equipes jurídicas precisam de acesso ao conteúdo após o arquivamento. - Revise o conteúdo do site em busca de documentos ativos
Navegue pelas bibliotecas e listas do site. Procure documentos com datas de modificação recentes nos últimos 90 dias. Se encontrar conteúdo ativo, mova-o para um site ativo diferente antes de arquivar. Use o comando Mover para na biblioteca de documentos para transferir arquivos. Não arquive um site que ainda contenha documentos sendo editados em projetos atuais. - Verifique os requisitos de conformidade e retenção
Vá para o portal de conformidade do Microsoft Purview. Verifique se algum rótulo ou política de retenção se aplica ao conteúdo do site. Se um rótulo de retenção já estiver aplicado, o site arquivado manterá esse rótulo. Se não houver rótulo, aplique um que corresponda ao cronograma de retenção da sua organização. Por exemplo, aplique um rótulo chamado “Arquivo – Retenção de 5 Anos” a todos os documentos do site usando PowerShell ou um script de atualização em massa. - Audite as permissões atuais e remova usuários desnecessários
Nas configurações do site, selecione Permissões do site. Revise todas as permissões diretas e quaisquer grupos do Microsoft 365. Remova usuários que não precisam mais de acesso. Isso reduz a superfície de ataque após o arquivamento. Mantenha apenas o proprietário do site e quaisquer contatos de conformidade ou jurídicos. Não remova o proprietário do site até que o arquivamento seja confirmado. - Crie um backup completo do site usando o SharePoint Online Management Shell
Abra o Windows PowerShell como administrador. ExecuteConnect-SPOService -Url https://[tenant]-admin.sharepoint.com. Em seguida, executeExport-SPOSite -Identity https://[tenant].sharepoint.com/sites/[site] -Path C:\Backups\[site].bak. Isso cria um arquivo de backup que pode ser restaurado posteriormente, se necessário. Armazene o backup em um local seguro com acesso limitado aos administradores de TI. - Comunique o plano de arquivamento aos usuários do site
Envie um e-mail para todos os membros do site pelo menos 7 dias antes do arquivamento. Inclua a data do arquivamento, o que acontecerá com o site e como os usuários podem baixar ou mover seu conteúdo antes do arquivamento. Forneça um link para o local do backup para usuários aprovados. - Arquive o site usando a central de administração do SharePoint
Vá para Central de administração do SharePoint > Sites ativos. Selecione o site. Na barra de comandos, clique em Arquivar. Na caixa de diálogo de confirmação, revise o aviso sobre acesso somente leitura e clique em Arquivar. O site é movido para a lista Sites arquivados. O processo é concluído em alguns minutos. - Verifique se o arquivamento foi bem-sucedido
Vá para Central de administração do SharePoint > Sites arquivados. Confirme se o site aparece na lista. Abra a URL do site em um navegador enquanto estiver conectado como proprietário do site. Verifique se todas as bibliotecas e listas são exibidas em modo somente leitura. Tente editar um documento para confirmar que a opção de edição está desabilitada.
Erros Comuns ao Arquivar Sites do SharePoint e Como Evitá-los
Arquivar um site que ainda tem fluxos de trabalho ativos ou fluxos do Power Automate
Se um site tiver fluxos ativos do Power Automate, arquivar o site pode quebrar esses fluxos. Verifique se há fluxos no site no Power Automate. Vá para o site e selecione Automatizar > Ver todos os fluxos. Revise cada fluxo e desative-o ou mova-o para outro site antes de arquivar. Fluxos que referenciam conteúdo do site falharão após o arquivamento.
Esquecer de preservar links de compartilhamento externo
Links de compartilhamento externo (links de Qualquer pessoa) param de funcionar após o arquivamento porque o site se torna somente leitura. Antes de arquivar, baixe um relatório de todos os links de compartilhamento externo. Vá para as configurações do site e selecione Uso do site. Em Links de compartilhamento, exporte a lista. Compartilhe essa lista com o proprietário do site para que ele possa recriar links críticos em um site diferente, se necessário.
Não verificar políticas de site aplicadas a subsites
Subsites podem ter suas próprias permissões ou políticas de retenção exclusivas. A ação de arquivamento se aplica ao site de nível superior, mas as políticas do subsite permanecem. Revise cada subsite separadamente. Aplique as mesmas etapas de governança a cada subsite antes de arquivar o site raiz. Se os subsites tiverem proprietários independentes, coordene com eles separadamente.
Excluir o site em vez de arquivá-lo
Excluir um site o envia para a lixeira do SharePoint por 93 dias, após os quais é removido permanentemente. Arquivar mantém o site indefinidamente em modo somente leitura. Se você excluir acidentalmente um site, restaure-o da lixeira dentro de 93 dias. Após a restauração, arquive-o corretamente. Sempre use a opção de arquivamento, a menos que tenha certeza de que o conteúdo do site não é mais necessário.
Site Ativo vs Site Arquivado: Principais Diferenças
| Item | Site Ativo | Site Arquivado |
|---|---|---|
| Edição de conteúdo | Edição e upload completos permitidos | Somente leitura, sem edições ou uploads |
| Visibilidade na pesquisa | Aparece no SharePoint e na Pesquisa Microsoft | Oculto dos resultados da pesquisa |
| Aparência no diretório do site | Mostra na página inicial do SharePoint e na lista de sites | Não mostrado no diretório do site |
| Alterações de permissão | Administradores podem modificar permissões | Permissões ainda podem ser alteradas por administradores do site |
| Aplicação de rótulo de retenção | Rótulos se aplicam normalmente | Rótulos continuam a se aplicar |
| Opção de restauração | N/A | Pode ser desarquivado para restaurar a funcionalidade completa |
Após o arquivamento, você pode desarquivar um site se as necessidades de negócios mudarem. Vá para Central de administração do SharePoint > Sites arquivados, selecione o site e clique em Desarquivar. O site retorna ao status ativo com todo o conteúdo e permissões anteriores intactos. Desarquivar é uma operação rápida que é concluída em alguns minutos.
Use o checklist de governança para cada site que você arquivar, mesmo que o site pareça inativo. O checklist evita perda de dados, garante conformidade e dá às partes interessadas a confiança de que o conteúdo arquivado permanece acessível quando necessário. Execute o comando de backup do PowerShell antes de cada arquivamento para criar uma rede de segurança para conteúdo crítico.