Microsoft 365 Copilot Mostra Conteúdo Excluído do SharePoint: Correção

Você pergunta ao Copilot sobre um arquivo de projeto e ele retorna resultados de um documento que você excluiu do SharePoint na semana passada. Esse problema causa confusão e perda de confiança no assistente de IA. A causa é um atraso na forma como os índices de pesquisa do Microsoft 365 processam eventos de exclusão do SharePoint e OneDrive. Este artigo explica por que o Copilot ainda pode ver conteúdo excluído e fornece as etapas para forçar uma reindexação ou remover os dados permanentemente.

Por que o Copilot Retorna Conteúdo Excluído do SharePoint

O Copilot usa o índice de pesquisa do Microsoft Search para encontrar e recuperar conteúdo no Microsoft 365. Quando você exclui um arquivo do SharePoint, a exclusão é registrada no site, mas o índice de pesquisa não é atualizado instantaneamente. O índice é atualizado em um agendamento que pode levar até 15 minutos para sites pequenos e até 24 horas para ambientes de locatários grandes. Durante essa janela, o Copilot ainda pode consultar o índice desatualizado e retornar o item excluído como se ainda existisse.

O problema é mais comum em dois cenários:

Primeiro, quando um usuário exclui um arquivo e imediatamente faz uma pergunta relacionada ao Copilot. O índice ainda não processou o evento de exclusão. Segundo, quando o site do SharePoint usa uma política de retenção que coloca o arquivo excluído na biblioteca de Retenção Preservada. O arquivo fica oculto dos usuários, mas ainda pode ser pesquisado pelo Copilot até que a retenção expire ou a política seja modificada.

O Papel do Índice de Pesquisa e do Agendamento de Rastreamento

A pesquisa do SharePoint usa um agendamento de rastreamento para examinar o conteúdo do site e atualizar o índice. Rastreamentos incrementais ocorrem a cada poucos minutos, mas rastreamentos completos acontecem apenas quando acionados manualmente ou durante horários de baixa atividade. Se um arquivo for excluído entre dois rastreamentos incrementais, o índice ainda contém os metadados antigos. O Copilot não verifica o site ativo para confirmar a existência antes de retornar um resultado, então ele depende inteiramente do estado do índice.

Políticas de Retenção e Retenções Preservadas

Uma política de retenção no Microsoft 365 Compliance pode manter o conteúdo excluído pesquisável por razões legais ou de conformidade. Quando um arquivo é excluído, o sistema move uma cópia para a biblioteca de Retenção Preservada dentro do site. Essa cópia não fica visível na biblioteca de documentos padrão, mas ainda é indexada. O Copilot pode encontrar e retornar conteúdo da biblioteca de Retenção Preservada enquanto a política estiver ativa. Isso não é um bug, mas se comporta como um para usuários que esperam que o conteúdo excluído desapareça da pesquisa imediatamente.

Etapas para Remover Conteúdo Excluído dos Resultados do Copilot

Use estes métodos em ordem. Comece com a opção mais simples e escale se o problema persistir.

Método 1: Forçar uma Reindexação do Conjunto de Sites

1. Entre na Central de administração do SharePoint
   Abra um navegador e vá para https://admin.microsoft.com. Selecione SharePoint na navegação da central de administração. Se não aparecer, selecione Mostrar tudo e depois SharePoint.
2. Abra as configurações do conjunto de sites
   Na central de administração do SharePoint, selecione Sites e depois Sites ativos. Encontre o site que contém o conteúdo excluído. Clique no nome do site para abrir o painel de detalhes.
3. Navegue até as configurações de Pesquisa
   No painel de detalhes, role para baixo e selecione Configurações. Em seguida, selecione Pesquisa na lista.
4. Solicite uma reindexação completa
   Na página de configurações de Pesquisa, encontre a seção chamada Reindexar site. Marque a caixa de seleção que diz Reindexar site e depois selecione Salvar. Isso aciona um rastreamento completo de todo o conjunto de sites. Aguarde de 15 a 30 minutos e teste o Copilot novamente.

Método 2: Reindexar uma Lista ou Biblioteca Específica com PowerShell

1. Instale e conecte o PnP PowerShell
   Abra o Windows PowerShell como administrador. Execute Install-Module PnP.PowerShell -Scope CurrentUser. Após a instalação, execute Connect-PnPOnline -Url "https://yourtenant.sharepoint.com/sites/yoursite" -Interactive. Substitua a URL pela URL real do seu site.
2. Identifique a lista ou biblioteca que continha o conteúdo excluído
   Execute Get-PnPList -Identity "Documentos" para confirmar que a lista existe. Substitua Documentos pelo nome da sua biblioteca.
3. Solicite uma reindexação da lista
   Execute Request-PnPReIndexList -Identity "Documentos". Esse comando força uma reindexação completa dessa lista ou biblioteca específica. Aguarde de 10 a 20 minutos e teste o Copilot.

Método 3: Verificar e Modificar Políticas de Retenção

1. Abra a Central de Conformidade do Microsoft 365
   Vá para https://compliance.microsoft.com e entre com uma conta que tenha a função de Administrador de Conformidade ou Administrador Global.
2. Vá para Gerenciamento do Ciclo de Vida de Dados
   Na navegação à esquerda, selecione Gerenciamento do ciclo de vida de dados e depois Políticas de retenção. Revise a lista de políticas que se aplicam aos sites do SharePoint.
3. Encontre a política que se aplica ao site
   Selecione uma política e revise a seção Locais. Se a política incluir o site onde o conteúdo excluído reside, ela pode estar preservando o conteúdo.
4. Ajuste a ação de retenção
   Se a política estiver configurada para Manter conteúdo por um período, você pode alterar a ação para Excluir conteúdo automaticamente após o término do período de retenção. Selecione Editar política, vá para a etapa Ações e defina Excluir itens automaticamente. Salve a política. Isso não remove o conteúdo já na biblioteca de Retenção Preservada, mas impede que conteúdo futuro seja preservado.
5. Exclua manualmente o conteúdo da biblioteca de Retenção Preservada
   Para remover o conteúdo já preservado, vá para o site do SharePoint. Selecione Conteúdo do site na navegação à esquerda. Procure por Biblioteca de Retenção Preservada. Se você a encontrar, abra-a e exclua os arquivos. Você precisa de permissões de administrador do conjunto de sites para ver essa biblioteca.

Método 4: Limpar o Cache do Navegador e Reiniciar a Sessão do Copilot

1. Limpe o cache do navegador para o Microsoft 365
   No Chrome, selecione o menu de três pontos e depois Configurações > Privacidade e segurança > Limpar dados de navegação. Defina o intervalo de tempo como Todo o período. Marque Imagens e arquivos em cache. Limpe os dados.
2. Saia do Microsoft 365 e entre novamente
   Em qualquer aplicativo do Microsoft 365, selecione sua foto de perfil no canto superior direito e selecione Sair. Feche o navegador. Abra uma nova janela do navegador e entre novamente.
3. Feche e reabra o painel do Copilot
   No Word, Excel ou PowerPoint, selecione o ícone do Copilot na faixa de opções. O painel é aberto. Selecione o menu de três pontos no painel e selecione Atualizar. Isso redefine o estado da sessão.

Se o Copilot Ainda Mostrar Conteúdo Excluído Após a Correção Principal

Arquivos Excluídos Aparecem no Histórico de Chat do Copilot

O Copilot armazena o histórico de chat na caixa de correio do Exchange Online do usuário. Se você fez referência a um arquivo excluído em uma conversa anterior, o Copilot pode mostrar uma referência a esse arquivo no histórico de chat. O arquivo em si foi excluído, mas a referência permanece. Para limpar isso, exclua a conversa do chat. No painel do Copilot, selecione o ícone de histórico de chat. Encontre a conversa, selecione o menu de três pontos e escolha Excluir.

O Copilot Retorna Resultados de um Site Diferente

Se o Copilot retornar conteúdo de um site que você não esperava, o índice de pesquisa pode estar retornando resultados de um conjunto de sites diferente. Verifique se o arquivo que você acha que foi excluído realmente reside no site que você reindexou. Use a central de administração do SharePoint para pesquisar o arquivo pelo nome. Se ele ainda existir em outro site, exclua-o desse site também.

Ferramentas de Backup ou Sincronização de Terceiros Restauram Conteúdo Excluído

Algumas organizações usam ferramentas de backup de terceiros que restauram automaticamente arquivos excluídos do SharePoint. Se uma ferramenta de backup restaurar um arquivo depois que você o excluir, o Copilot verá a versão restaurada. Verifique o log de auditoria na Central de Conformidade do Microsoft 365. Pesquise eventos em que o arquivo foi restaurado. Se você encontrar um evento de restauração, entre em contato com o administrador de backup para interromper o processo de restauração desse arquivo.

Item	Método	Resultado
Descrição	Forçar reindexação do site	Remove conteúdo excluído do índice de pesquisa em até 30 minutos
Velocidade	15 a 30 minutos	Opção mais rápida para correção imediata
Permissões necessárias	Administrador do SharePoint	Administrador do conjunto de sites ou superior
Escopo	Conjunto de sites inteiro	Afeta todas as listas e bibliotecas do site

Depois de forçar uma reindexação ou ajustar as políticas de retenção, o Copilot deve parar de retornar o conteúdo excluído dentro de uma hora. Teste fazendo uma pergunta ao Copilot que anteriormente retornava o arquivo excluído. Se o arquivo ainda aparecer, repita a etapa de reindexação e verifique se nenhuma política de retenção está preservando o conteúdo.