Ao digitar na caixa de pesquisa do novo Outlook para Windows, o aplicativo mostra sugestões de arquivos armazenados no OneDrive, SharePoint e Teams. Esse recurso pode distrair se você procura um e-mail e vê resultados de arquivos. As sugestões vêm da indexação do Microsoft Search na nuvem, não do índice local do Windows Search. Este artigo explica onde encontrar a configuração para desativar as sugestões de arquivos e quais limites se aplicam ao funcionamento dessas sugestões.
Principais Conclusões: Sugestões de Arquivos na Pesquisa do Novo Outlook
- Configurações > Geral > Pesquisa > Mostrar sugestões de arquivos: Desative para remover sugestões de arquivos do menu suspenso de pesquisa no novo Outlook.
- Apenas índice de nuvem do Microsoft 365: As sugestões vêm do seu locatário do Microsoft 365, não da Pesquisa do Windows local ou de arquivos PST.
- Limites: As sugestões aparecem apenas para arquivos aos quais você tem acesso e que estão indexados no serviço Microsoft Search da sua organização.
Como as Sugestões de Arquivos Funcionam na Pesquisa do Novo Outlook
O novo Outlook para Windows usa a plataforma Microsoft Search que roda na nuvem do Microsoft 365. Ao digitar uma consulta na caixa de pesquisa, o Outlook envia a consulta para o índice na nuvem. O serviço retorna e-mails, contatos, itens de calendário e arquivos do OneDrive, SharePoint e Teams correspondentes. As sugestões de arquivos aparecem em uma seção separada abaixo dos resultados de e-mail no menu suspenso de pesquisa.
Esse comportamento é diferente do Outlook clássico, que pesquisa apenas dados da caixa de correio local e arquivos PST, a menos que você configure um índice separado do Windows Search. No novo Outlook, as sugestões de arquivos são ativadas por padrão para todos os assinantes do Microsoft 365 Business e Enterprise. Contas pessoais da Microsoft que usam Outlook.com também veem sugestões de arquivos do OneDrive.
O recurso de sugestões de arquivos não pesquisa arquivos armazenados no disco rígido local. Ele pesquisa apenas arquivos que residem no OneDrive, bibliotecas de documentos do SharePoint ou guias de arquivos do Teams. Arquivos salvos em pastas locais ou em compartilhamentos de rede não são incluídos nas sugestões.
Onde Encontrar a Configuração de Sugestões de Arquivos
A configuração para desativar as sugestões de arquivos está localizada no painel de configurações do novo Outlook. Siga estas etapas para localizá-la.
- Abra as Configurações do Outlook
Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito da janela do Outlook. O painel Configurações é aberto no lado direito. - Navegue até Geral > Pesquisa
No painel Configurações, clique em Geral na coluna esquerda. Em seguida, clique em Pesquisa na lista de configurações gerais. - Desative Mostrar sugestões de arquivos
Na seção Pesquisa, localize a alternância rotulada Mostrar sugestões de arquivos. A alternância está ativada por padrão. Clique nela para desativar. A alteração entra em vigor imediatamente. Não é necessário reiniciar o Outlook.
Após desativar a alternância, o menu suspenso de pesquisa não mostra mais resultados de arquivos. Apenas sugestões de e-mail, contatos e calendário aparecem. Você pode reativar a configuração a qualquer momento seguindo os mesmos passos.
Limites Práticos das Sugestões de Arquivos
Apenas Arquivos na Nuvem São Incluídos
As sugestões de arquivos incluem apenas arquivos armazenados no OneDrive, SharePoint e Teams. Se você armazena arquivos em uma unidade local, um drive USB externo ou um servidor de arquivos de rede, esses arquivos nunca aparecem nas sugestões de pesquisa. Esse limite é proposital, pois o serviço Microsoft Search indexa apenas locais de armazenamento em nuvem.
Permissões de Acesso Limitam os Resultados
O índice do Microsoft Search respeita as permissões em nível de arquivo. Um usuário vê apenas sugestões de arquivos para documentos aos quais tem acesso de leitura. Se um arquivo é compartilhado com um grupo ou pessoa específica, apenas esses usuários o veem nas sugestões de pesquisa. Arquivos armazenados em pastas privadas do OneDrive não compartilhadas com ninguém são visíveis apenas para o proprietário.
Atraso na Indexação Afeta Arquivos Recentes
Ao enviar um novo arquivo para o OneDrive ou SharePoint, o índice do Microsoft Search não o inclui imediatamente. O processo de indexação pode levar de alguns minutos a várias horas, dependendo do tamanho do arquivo e da carga do locatário. Durante esse atraso, o arquivo não aparece nas sugestões de pesquisa, mesmo que você digite o nome exato do arquivo.
Limitações de Tipos de Arquivo
O índice do Microsoft Search oferece suporte a tipos de arquivo comuns, como documentos do Word, planilhas do Excel, apresentações do PowerPoint, arquivos PDF e arquivos de texto. Tipos de arquivo menos comuns, como Adobe InDesign, desenhos do AutoCAD ou arquivos compactados, não são indexados. Esses arquivos não aparecem nas sugestões de pesquisa.
Limite de Caracteres para Consultas de Pesquisa
A consulta de pesquisa enviada ao serviço Microsoft Search tem um limite prático de 255 caracteres. Consultas mais longas são truncadas. Se você digitar um nome de arquivo muito longo, o serviço pode não correspondê-lo corretamente. Mantenha as consultas de pesquisa curtas para obter os melhores resultados.
O Que Acontece Quando Você Desativa as Sugestões de Arquivos
Desativar a alternância Mostrar sugestões de arquivos apenas oculta os resultados de arquivos do menu suspenso de pesquisa. Isso não desativa a pesquisa de arquivos por completo. Se você pressionar Enter após digitar uma consulta, o Outlook ainda mostra resultados de arquivos na página de resultados de pesquisa completa, na guia Arquivos. A alternância afeta apenas as sugestões instantâneas que aparecem enquanto você digita.
Se você deseja impedir completamente que resultados de arquivos apareçam em qualquer visualização de pesquisa, também é necessário ajustar as configurações do Microsoft Search no centro de administração do Microsoft 365. Essa é uma configuração de toda a organização que requer privilégios de administrador. Usuários individuais não podem desativar completamente a pesquisa de arquivos pelo painel de configurações do Outlook.
Comparação: Sugestões de Arquivos vs Pesquisa do Outlook Clássico
| Item | Novo Outlook (nuvem) | Outlook Clássico (local) |
|---|---|---|
| Local do índice de pesquisa | Nuvem do Microsoft 365 | Índice local do Windows Search |
| Fontes de arquivos | OneDrive, SharePoint, Teams | PST, OST, caixa de correio Exchange locais |
| Arquivos locais incluídos | Não | Sim, se o Windows Search os indexar |
| Consciente de permissões | Sim, permissões de nuvem se aplicam | Não, apenas o acesso local importa |
| Atraso na indexação | Minutos a horas | Quase em tempo real para itens locais |
| Local da configuração | Configurações > Geral > Pesquisa | Arquivo > Opções > Pesquisa > Opções de Indexação |
A tabela mostra que o novo Outlook depende totalmente da indexação em nuvem, enquanto o Outlook clássico usa o índice local do Windows Search. Se você trabalha principalmente com arquivos locais, o Outlook clássico oferece mais controle sobre a pesquisa de arquivos. Se você trabalha com arquivos na nuvem, o novo Outlook fornece sugestões de arquivos automaticamente.
O Que Evitar ao Usar Sugestões de Arquivos
Não Confie em Sugestões de Arquivos para Arquivos Sensíveis
Devido ao atraso na indexação que pode ocultar arquivos enviados recentemente, nunca presuma que um documento crítico aparece nas sugestões de pesquisa imediatamente. Sempre verifique se o arquivo terminou de sincronizar com o OneDrive ou SharePoint antes de depender da pesquisa para encontrá-lo.
Evite Digitar Nomes Parciais de Arquivos
As sugestões de arquivos correspondem ao início do nome do arquivo ou a palavras-chave no conteúdo do arquivo. Se você digitar um nome parcial que não corresponda ao início do arquivo, a sugestão pode não aparecer. Digite pelo menos os primeiros três a cinco caracteres do nome do arquivo para uma correspondência confiável.
Não Confunda Sugestões de Arquivos com Pesquisa de E-mail
As sugestões de arquivos aparecem em uma seção separada abaixo das sugestões de e-mail. Se você desativar as sugestões de arquivos, apenas oculta essa seção. A pesquisa de e-mail continua funcionando normalmente. Alguns usuários pensam erroneamente que todo o recurso de pesquisa está quebrado quando desativam as sugestões de arquivos. Verifique se as sugestões de e-mail ainda aparecem após a alteração.
O recurso de sugestões de arquivos no novo Outlook é uma ferramenta de conveniência para usuários que acessam documentos na nuvem com frequência. Conhecer sua localização e limites ajuda a decidir se deseja mantê-lo ativado. Você pode ativá-lo ou desativá-lo em segundos na página de configurações de Pesquisa, e a alteração é aplicada imediatamente sem afetar nenhum outro comportamento de pesquisa.