Configurações de Escopo de Pastas de Pesquisa no Novo Outlook: Localização e Limites Práticos

Ao criar uma Pasta de Pesquisa no novo Outlook para Windows, você espera que ela pesquise apenas a caixa de correio selecionada. No entanto, a Pasta de Pesquisa pode retornar resultados de pastas que você não pretendia incluir, como arquivos mortos ou caixas de correio compartilhadas. A causa raiz é uma limitação de design nos escopos das Pastas de Pesquisa — o novo Outlook não permite restringir uma Pasta de Pesquisa a uma pasta ou subpasta específica, como era possível no Outlook clássico. Este artigo explica onde encontrar as configurações de escopo das Pastas de Pesquisa, quais limites práticos existem e como contornar a falta de restrições de escopo.

Por que os Escopos das Pastas de Pesquisa São Restritos no Novo Outlook

O novo Outlook para Windows é baseado em uma plataforma web que difere do cliente Outlook clássico. Uma das mudanças de plataforma é como as Pastas de Pesquisa interagem com a hierarquia da caixa de correio. No Outlook clássico, uma Pasta de Pesquisa podia ser limitada a uma única pasta, como a Caixa de Entrada, ou a todas as pastas abaixo de uma pasta pai específica. O novo Outlook não expõe essas opções de escopo porque o mecanismo de busca subjacente indexa a caixa de correio inteira de uma vez.

Ao criar uma Pasta de Pesquisa no novo Outlook, a única escolha de escopo é qual caixa de correio pesquisar. Você pode escolher sua caixa de correio principal, uma caixa de correio compartilhada ou uma caixa de correio de arquivo morto. Não há opção de limitar a pesquisa a uma subpasta, a um tipo de pasta como Calendário ou Contatos, ou a um conjunto personalizado de pastas. Essa limitação afeta usuários que dependem de Pastas de Pesquisa para monitorar apenas uma pasta de projeto específica ou uma visualização filtrada de uma única pasta.

O resultado prático é que uma Pasta de Pesquisa para e-mails não lidos examinará todas as pastas na caixa de correio selecionada, incluindo Itens Enviados, Itens Excluídos e Lixo Eletrônico. Você não pode excluir essas pastas dos resultados da Pasta de Pesquisa. Esse comportamento é proposital e não é um bug que a Microsoft planeja corrigir.

Onde Encontrar as Configurações de Escopo das Pastas de Pesquisa no Novo Outlook

A caixa de diálogo de criação de Pasta de Pesquisa no novo Outlook tem uma única configuração de escopo: a seleção da caixa de correio. Siga estas etapas para localizar e usar o único controle de escopo disponível.

1. Abra a caixa de diálogo de criação de Pasta de Pesquisa
   No painel de pastas à esquerda, role até o grupo Pastas de Pesquisa. Clique com o botão direito em Pastas de Pesquisa e selecione Nova Pasta de Pesquisa. A caixa de diálogo de Pasta de Pesquisa é aberta.
2. Selecione um modelo de Pasta de Pesquisa
   Escolha entre a lista de modelos predefinidos, como E-mails Não Lidos, E-mails de Pessoas e Listas, ou E-mails Grandes. Cada modelo define os critérios de pesquisa, mas não o escopo da pasta.
3. Escolha a caixa de correio a ser pesquisada
   No topo da caixa de diálogo, há um menu suspenso rotulado Pesquisar e-mail em. Clique neste menu suspenso e selecione a caixa de correio que deseja pesquisar. Você pode escolher sua caixa de correio principal, qualquer caixa de correio compartilhada à qual tenha permissões ou uma caixa de correio de arquivo morto. Esta é a única configuração de escopo disponível.
4. Conclua a criação da Pasta de Pesquisa
   Clique em OK. A Pasta de Pesquisa aparece no grupo Pastas de Pesquisa. Ela pesquisará toda a caixa de correio selecionada usando os critérios do modelo escolhido.

Não há botão avançado, guia de escopo ou controle de seletor de pastas nesta caixa de diálogo. O menu suspenso de caixa de correio é a única configuração relacionada ao escopo. Se você precisar restringir uma Pasta de Pesquisa a uma única pasta, deve usar um método diferente.

Limites Práticos dos Escopos das Pastas de Pesquisa no Novo Outlook

A falta de configurações de escopo cria vários limites práticos que afetam os fluxos de trabalho diários. Entender esses limites ajuda a decidir quando usar uma Pasta de Pesquisa e quando usar um recurso alternativo.

Não é Possível Excluir Pastas do Sistema

Uma Pasta de Pesquisa para e-mails não lidos incluirá itens não lidos das pastas Itens Enviados, Itens Excluídos e Lixo Eletrônico. No Outlook clássico, você poderia criar uma Pasta de Pesquisa com escopo apenas para a Caixa de Entrada para evitar essas pastas do sistema. No novo Outlook, não há como excluí-las. A única alternativa é limpar manualmente os resultados, o que anula o propósito de uma Pasta de Pesquisa automatizada.

Não é Possível Pesquisar uma Única Subpasta

Se você tem uma pasta de projeto dentro da Caixa de Entrada, não pode criar uma Pasta de Pesquisa que pesquise apenas essa pasta de projeto. A Pasta de Pesquisa sempre pesquisa a caixa de correio inteira. Essa limitação afeta usuários que organizam e-mails em muitas subpastas e desejam uma visualização filtrada de uma subpasta.

Não é Possível Combinar Várias Caixas de Correio em uma Única Pasta de Pesquisa

A Pasta de Pesquisa pode pesquisar apenas uma caixa de correio por vez. Se você precisar pesquisar sua caixa de correio principal e uma caixa de correio compartilhada juntas, deve criar duas Pastas de Pesquisa separadas. Não há opção de selecionar várias caixas de correio no menu suspenso de escopo.

Não é Possível Definir Escopo das Pastas de Pesquisa para Calendário ou Contatos

No Outlook clássico, você poderia criar uma Pasta de Pesquisa que pesquisasse apenas a pasta Calendário ou a pasta Contatos. O novo Outlook não oferece suporte a isso. Os modelos predefinidos são limitados a itens de e-mail. Se você precisar pesquisar itens de calendário ou contatos, use a barra de pesquisa no topo da janela.

Alternativas Quando os Escopos das Pastas de Pesquisa Não Atendem

Quando a falta de configurações de escopo torna uma Pasta de Pesquisa impraticável, use uma destas alternativas.

Use Quick Steps para Filtrar uma Pasta Específica

Quick Steps permitem aplicar ações a mensagens selecionadas. Você não pode criar uma visualização filtrada ao vivo, mas pode automatizar a movimentação ou cópia de mensagens de uma pasta específica para outro local. Por exemplo, crie um Quick Step que move todas as mensagens não lidas da pasta de projeto para uma subpasta dedicada. Este é um processo manual, mas oferece controle no nível da pasta.

Use Regras de E-mail para Automatizar o Gerenciamento de Pastas

As regras podem mover, copiar ou sinalizar mensagens com base em critérios como remetente, assunto ou pasta. Você pode criar uma regra que seja executada na Caixa de Entrada e mova mensagens que correspondam aos seus critérios para uma pasta específica. As regras são executadas automaticamente quando o e-mail chega, mas não criam uma visualização de Pasta de Pesquisa ao vivo. Para ver os resultados filtrados, abra a pasta de destino.

Use a Barra de Pesquisa com Escopo de Pasta

A barra de pesquisa no topo do novo Outlook permite restringir a pesquisa a uma pasta específica. Clique na barra de pesquisa, depois clique no ícone de pasta ou digite pasta: seguido do nome da pasta. Por exemplo, digite pasta:Caixa de Entrada para pesquisar apenas a Caixa de Entrada. Isso não é uma Pasta de Pesquisa persistente, mas oferece escopo de pasta por pesquisa.

Volte para o Outlook Clássico para Recursos Completos de Pasta de Pesquisa

Se você depende de Pastas de Pesquisa com escopo, pode voltar para o Outlook clássico. O Outlook clássico oferece suporte a configurações de escopo no nível da pasta na caixa de diálogo de criação de Pasta de Pesquisa. Abra o Outlook clássico, clique com o botão direito em Pastas de Pesquisa, selecione Nova Pasta de Pesquisa e clique em Escolher para selecionar uma pasta específica. Essa opção não está disponível no novo Outlook.

Escopo da Pasta de Pesquisa: Novo Outlook vs Outlook Clássico

Item	Novo Outlook	Outlook Clássico
Localização da configuração de escopo	Menu suspenso na caixa de diálogo apenas para caixa de correio	Caixa de diálogo Personalizar Pasta de Pesquisa com seletor de pastas
Pesquisar uma única pasta	Não suportado	Suportado via botão Escolher na seção de escopo
Excluir pastas do sistema	Não suportado	Suportado ao definir escopo para uma pasta pai específica
Pesquisar várias caixas de correio	Não suportado em uma única Pasta de Pesquisa	Não suportado em uma única Pasta de Pesquisa
Pesquisar calendário ou contatos	Não suportado	Suportado via critérios personalizados de Pasta de Pesquisa

A tabela mostra que o novo Outlook remove completamente o controle de escopo no nível da pasta. Usuários que precisam desse controle devem usar o Outlook clássico ou os métodos alternativos descritos acima.

Se os Resultados da Pasta de Pesquisa Ainda Forem Muito Amplos

Se você não conseguir restringir o escopo da Pasta de Pesquisa e os resultados contiverem muitos itens irrelevantes, refine os critérios de pesquisa. A caixa de diálogo da Pasta de Pesquisa permite adicionar condições como de um remetente específico, com palavras específicas no assunto ou com anexos. Clique no link Personalizar Pasta de Pesquisa na parte inferior da caixa de diálogo e adicione critérios que filtrem o ruído. Por exemplo, se você deseja uma Pasta de Pesquisa para e-mails não lidos, mas quer excluir itens de uma lista de discussão, adicione uma condição que exclua esse remetente.

Essa abordagem não substitui o escopo de pasta, mas reduz o número de resultados indesejados. Você pode combinar vários critérios para aproximar um filtro no nível da pasta. Por exemplo, para simular uma Pasta de Pesquisa que examina apenas a Caixa de Entrada, adicione uma condição de que o item deve estar na pasta Caixa de Entrada. No entanto, essa condição não está disponível na lista de critérios do novo Outlook. A única condição relacionada a pastas é o nome da caixa de correio, que já se aplica a toda a Pasta de Pesquisa.

Conclusão

A configuração de escopo das Pastas de Pesquisa no novo Outlook se limita a um único menu suspenso de caixa de correio na caixa de diálogo de criação. Você não pode restringir uma Pasta de Pesquisa a uma pasta específica, excluir pastas do sistema ou pesquisar apenas uma subpasta. Essa limitação de design afeta usuários que dependiam de Pastas de Pesquisa com escopo no Outlook clássico. Para contornar a falta de escopo, use Quick Steps, regras de e-mail ou a barra de pesquisa com sintaxe de pasta. Se você precisar de controle total de escopo da Pasta de Pesquisa, volte para o Outlook clássico para Windows. A dica mais prática é refinar os critérios da Pasta de Pesquisa com condições específicas para reduzir resultados amplos quando o escopo de pasta não estiver disponível.