Ao migrar do Classic Outlook para o New Outlook para Windows, a forma de criar e gerenciar eventos presenciais muda. O New Outlook introduz um tipo de reunião dedicado chamado Evento presencial, que substitui o método antigo de adicionar um local físico a uma solicitação de reunião padrão. Este artigo explica as principais diferenças entre as abordagens do Classic Outlook e do New Outlook para encontros presenciais. Ele aborda como configurar um evento presencial corretamente no New Outlook, o que acontece com suas reuniões existentes e armadilhas comuns a evitar.
Principais conclusões: Usando Eventos Presenciais no New Outlook
- Alternância de evento presencial no New Outlook: Muda uma reunião de online para presencial com um local especificado.
- Campo Local no New Outlook: Aceita nomes de salas, endereços ou texto personalizado; ativa o localizador de salas e direções para os participantes.
- Campo Local no Classic Outlook: Armazena o local apenas como texto livre; não há alternância integrada entre online e presencial.
Eventos Presenciais: Classic Outlook vs New Outlook
No Classic Outlook, toda solicitação de reunião inclui um campo Local onde você digita o nome de uma sala, endereço ou qualquer texto. Não há distinção entre uma reunião online e uma reunião presencial. O local é simplesmente uma propriedade de texto. Ao enviar o convite, os participantes veem a linha de local e decidem se devem se deslocar até lá.
No New Outlook, o formulário de reunião tem uma alternância que permite escolher entre Reunião online ou Evento presencial. Ao selecionar Evento presencial, o formulário muda. O botão Participar Online desaparece e o campo Local se destaca. O New Outlook também se integra ao localizador de salas e mapas, proporcionando uma experiência mais rica aos participantes. Essa mudança afeta a forma como você configura reuniões e como os destinatários interagem com o convite.
O que acontece com as reuniões existentes do Classic Outlook
Ao abrir uma reunião do Classic Outlook no New Outlook, a reunião mantém o texto do local. O New Outlook não a converte automaticamente em um Evento presencial. A reunião permanece em um estado híbrido: não tem alternância online, mas o campo Local mostra o texto original. Para usar todos os recursos de presencial, você precisa editar a reunião e alternar explicitamente o tipo para Evento presencial.
Passos para criar um Evento Presencial no New Outlook
Siga estas etapas para configurar uma reunião presencial corretamente no New Outlook.
- Abra o Calendário e clique em Novo Evento
No calendário do New Outlook, selecione o botão Novo Evento no canto superior esquerdo. Como alternativa, pressione Ctrl+Shift+Q para criar uma nova solicitação de reunião. - Defina o tipo de reunião como Evento presencial
No formulário de reunião, localize a alternância na parte superior: Reunião online ou Evento presencial. Clique em Evento presencial. O formulário é atualizado, removendo as opções de reunião online e exibindo o campo Local com um ícone de mapa. - Insira o local físico
Digite o nome da sala, endereço do prédio ou local personalizado no campo Local. Conforme você digita, o New Outlook sugere salas da sua organização se o localizador de salas estiver ativado. Você também pode clicar no ícone de mapa para pesquisar um local usando o Bing Maps. - Adicione participantes obrigatórios e opcionais
No campo Para, digite os endereços de e-mail das pessoas que deseja convidar. Use o campo Opcional para pessoas que não precisam comparecer, mas devem receber o convite. - Defina a hora de início e término
Use os seletores de data e hora para definir quando o evento começa e termina. O New Outlook verifica a disponibilidade da sala se você selecionou uma sala no localizador de salas. - Adicione detalhes da reunião e anexos
Digite uma pauta, instruções ou notas na grande área de corpo da mensagem. Anexe arquivos clicando no ícone de clipe ou arrastando arquivos para o corpo. - Clique em Enviar
Revise o convite e clique em Enviar. Os participantes recebem um e-mail com o local, horário e quaisquer anexos. O item de calendário mostra o local e um link para o mapa.
Convertendo uma reunião existente do Classic Outlook em um Evento Presencial
Se você tem uma reunião do Classic Outlook com um local já inserido, pode atualizá-la para o novo tipo Evento presencial.
- Abra a reunião existente no seu calendário
Clique duas vezes na reunião para abri-la. O formulário de reunião aparece com o texto do local original. - Clique na alternância para mudar para Evento presencial
Se a reunião estiver definida como Reunião online, clique em Evento presencial. Se a reunião não tiver alternância (formato clássico), a alternância aparece após clicar em Editar. O campo Local permanece preenchido com o texto original. - Atualize o local se necessário
Você pode manter o local existente ou digitar um novo. O localizador de salas e os recursos de mapa são ativados. - Envie a atualização
Clique em Enviar Atualização. Os participantes recebem um convite atualizado que agora usa o formato de evento presencial do New Outlook.
Erros comuns e limitações ao usar Eventos Presenciais
Os participantes não veem o local como um mapa clicável
Se você digitou o local como texto livre em vez de usar o campo Local, o New Outlook pode não gerar um link de mapa. Sempre digite o local no campo Local designado, não no corpo da mensagem. O link do mapa só aparece quando o campo Local está preenchido.
A alternância de Evento presencial está desabilitada
Isso acontece quando sua organização desativou eventos presenciais por meio de uma política. Entre em contato com o administrador de TI para ativar o recurso. Como alternativa, você ainda pode inserir um local no campo Local, mas a reunião não exibirá o selo de Evento presencial.
O localizador de salas não mostra salas disponíveis
O localizador de salas no New Outlook exige que as salas sejam configuradas no Exchange Online como caixas de correio de sala. Se nenhuma sala aparecer, peça à sua equipe de TI para adicionar caixas de correio de sala. Até lá, digite o nome da sala manualmente.
Participantes no Classic Outlook veem o local como texto simples
Ao enviar um Evento presencial do New Outlook para alguém que ainda usa o Classic Outlook, o destinatário vê o local no campo Local da solicitação de reunião. O link do mapa e o selo de Evento presencial não aparecem no Classic Outlook. A reunião ainda funciona corretamente, mas a experiência visual é diferente.
Evento Presencial vs Reunião Online: Principais Diferenças
| Item | Evento Presencial | Reunião Online |
|---|---|---|
| Alternância de tipo de reunião | Evento presencial | Reunião online |
| Campo Local | Obrigatório; mostra localizador de salas e link do mapa | Opcional; usado apenas como referência |
| Botão Participar | Nenhum | Botão Participar Online ou Teams |
| Localizador de salas | Ativo ao digitar o local | Não disponível |
| Exibição no calendário do participante | Mostra local e link do mapa | Mostra link da reunião online e números de discagem |
| Melhor para | Encontros presenciais, conferências, reuniões no local | Equipes remotas, webinars, chamadas virtuais |
Agora você pode configurar corretamente um evento presencial no New Outlook e entender como ele difere do Classic Outlook. Experimente usar o localizador de salas na sua próxima reunião de equipe para ver o mapa e os recursos de disponibilidade. Para eventos presenciais recorrentes, defina o tipo de reunião uma vez e o New Outlook preserva a configuração para todas as ocorrências.