Classic Outlook para New Outlook: SharePoint Connect to Outlook – Como substituir a sincronização de lista do SharePoint

Se você usava o botão Conectar ao Outlook no SharePoint para sincronizar uma lista ou biblioteca no Outlook clássico, pode ter notado que o novo Outlook não oferece mais esse recurso. A função Conectar ao Outlook criava uma cópia dos dados do SharePoint como uma pasta do Outlook que era atualizada periodicamente. No novo Outlook, esse método de sincronização é substituído por uma abordagem diferente usando o aplicativo de sincronização do OneDrive e links da web. Este artigo explica por que a sincronização clássica parou de funcionar no novo Outlook e fornece instruções passo a passo para substituir a sincronização de lista do SharePoint pelo método atualmente suportado.

Por que o Conectar ao Outlook do SharePoint não funciona no novo Outlook

O cliente clássico do Outlook permitia clicar em Conectar ao Outlook em uma lista ou biblioteca do SharePoint e criar uma cópia local que sincronizava periodicamente. Esse recurso dependia do mecanismo de sincronização do SharePoint do Outlook, que fazia parte da arquitetura clássica do Outlook. O novo Outlook para Windows é um aplicativo baseado na web que usa uma estrutura de sincronização diferente. A Microsoft removeu o mecanismo de sincronização de lista do SharePoint do novo Outlook porque a tecnologia subjacente não é compatível com a nova plataforma.

Em vez de sincronizar conteúdo do SharePoint em pastas do Outlook, a Microsoft recomenda usar o aplicativo de sincronização do OneDrive para arquivos e exportar listas para Excel para dados. Para calendários, você pode assinar um calendário do SharePoint usando um link ICS. Esses métodos fornecem acesso offline e a capacidade de compartilhar dados por meio do Outlook sem exigir o mecanismo de sincronização clássico.

Etapas para substituir a sincronização de lista do SharePoint no novo Outlook

O processo de substituição depende do tipo de conteúdo do SharePoint que você precisa acessar. Abaixo estão três métodos para arquivos, listas e calendários.

Método 1: Sincronizar arquivos do SharePoint usando o OneDrive e compartilhar links no Outlook

1. Abra a biblioteca de documentos do SharePoint em um navegador
   Acesse seu site do SharePoint e navegue até a biblioteca de documentos desejada.
2. Clique no botão Sincronizar
   Na barra de comandos no topo da biblioteca, clique no botão Sincronizar. Se não o vir, clique nas reticências (…) e selecione Sincronizar.
3. Siga a configuração de sincronização do OneDrive
   Seu navegador solicitará que você abra o aplicativo de sincronização do OneDrive. Clique em Abrir Microsoft OneDrive. Os arquivos serão sincronizados para uma pasta no Explorador de Arquivos sob o nome da sua organização.
4. Copie o link do arquivo do SharePoint
   No navegador, clique com o botão direito em qualquer arquivo da biblioteca e selecione Copiar link. Isso cria um link direto da web.
5. Cole o link em um e-mail do Outlook
   No novo Outlook, crie um novo e-mail. Pressione Ctrl+V para colar o link. Os destinatários com permissão podem abrir o arquivo do SharePoint.
6. Abra arquivos sincronizados do Explorador de Arquivos
   Se precisar anexar o arquivo real, abra a pasta do OneDrive no Explorador de Arquivos, localize o arquivo e arraste-o para o corpo do e-mail do Outlook.

Método 2: Exportar uma lista do SharePoint para Excel e anexar ao Outlook

1. Abra a lista do SharePoint em um navegador
   Acesse seu site do SharePoint e abra a lista que deseja exportar.
2. Clique em Exportar para Excel
   Na barra de comandos, clique em Exportar. Se não o vir, clique nas reticências (…) e selecione Exportar para Excel.
3. Salve o arquivo .iqy
   Seu navegador baixará um arquivo .iqy. Este é um arquivo de consulta que se conecta à lista do SharePoint. Salve-o em seu computador.
4. Abra o arquivo .iqy no Excel
   Clique duas vezes no arquivo .iqy. O Excel abrirá e solicitará a conexão. Clique em Habilitar para carregar os dados da lista em uma tabela do Excel.
5. Salve o arquivo Excel
   Pressione Ctrl+S para salvar a pasta de trabalho do Excel em sua unidade local.
6. Anexe o arquivo Excel a um e-mail do Outlook
   No novo Outlook, crie um novo e-mail e clique em Anexar. Selecione o arquivo Excel salvo. Os destinatários podem abrir o arquivo para ver os dados da lista.

Método 3: Assinar um calendário do SharePoint usando link ICS

1. Abra o calendário do SharePoint em um navegador
   Acesse seu site do SharePoint e abra a lista de calendário.
2. Copie o link ICS
   Clique na guia Calendário. Na barra de ferramentas, clique em Conectar ao Outlook. Isso gera um link ICS. Clique com o botão direito no link e selecione Copiar endereço do link.
3. Abra as configurações de calendário do novo Outlook
   No novo Outlook, clique no ícone de Calendário na barra de navegação esquerda. Clique no ícone de engrenagem para abrir as configurações de Calendário.
4. Adicione a assinatura ICS
   No painel de configurações de Calendário, clique em Adicionar calendário. Selecione Assinar da web. Cole o link ICS no campo URL. Clique em Importar.
5. Verifique se o calendário aparece
   Os eventos do calendário do SharePoint aparecerão no novo Outlook na seção Outros calendários. Eles são atualizados periodicamente.

Problemas comuns após substituir a sincronização do SharePoint

A sincronização do OneDrive não inicia

Se clicar em Sincronizar no SharePoint não abrir o OneDrive, verifique se o aplicativo de sincronização do OneDrive está instalado e em execução. Baixe-o do portal do Microsoft 365, se necessário. Verifique também se você está conectado com sua conta corporativa ou de estudante no OneDrive.

O arquivo Excel exportado mostra dados antigos

O arquivo .iqy se conecta à lista do SharePoint ao vivo, portanto, os dados no Excel são atualizados quando você o abre. Se você enviar o arquivo Excel como anexo, os destinatários verão os dados da última vez que você salvou o arquivo. Para compartilhar dados ao vivo, use a opção Copiar link no SharePoint.

Os eventos do calendário não são atualizados

As assinaturas ICS no novo Outlook são atualizadas em intervalos definidos pelo servidor, geralmente a cada 24 horas. Se precisar de atualizações mais frequentes, peça ao administrador do SharePoint para configurar a lista de calendário com intervalos de atualização mais curtos. Você também pode atualizar manualmente clicando com o botão direito no calendário no Outlook e selecionando Atualizar.

Conectar ao Outlook clássico vs. Métodos de substituição no novo Outlook

Item	Outlook clássico Conectar ao Outlook	Método de substituição no novo Outlook
Sincronização de biblioteca de arquivos	Cria uma pasta do Outlook com arquivos sincronizados	Aplicativo de sincronização do OneDrive + link da web no e-mail
Acesso a dados de lista	Lista sincronizada como pasta do Outlook	Exportar para Excel e anexar arquivo
Assinatura de calendário	Botão Conectar ao Outlook	Assinatura de link ICS nas configurações de calendário
Acesso offline	Cópia offline completa no Outlook	Arquivos offline do OneDrive ou arquivo Excel salvo localmente
Frequência de atualização	Sincronização periódica a cada poucos minutos	Sob demanda para arquivos; atualização a cada 24 horas para calendários

Agora você pode substituir a sincronização clássica do Conectar ao Outlook pelo OneDrive para arquivos, exportação para Excel para listas e assinatura ICS para calendários. Experimente configurar uma sincronização do OneDrive para sua biblioteca de documentos mais usada primeiro. Para necessidades avançadas, pergunte ao administrador do SharePoint sobre fluxos do Power Automate que podem enviar atualizações de lista diretamente para sua caixa de entrada do Outlook.