Como proprietário de um site do SharePoint, talvez você precise garantir que todo documento adicionado a uma biblioteca específica receba automaticamente um rótulo de retenção para conformidade ou gerenciamento de registros. Sem um rótulo padrão, os usuários precisam aplicar manualmente o rótulo correto, o que leva a uma classificação inconsistente e possíveis lacunas na governança de dados. Este artigo explica como definir um rótulo de retenção padrão em uma biblioteca de documentos do SharePoint e fornece uma lista de verificação prática a ser seguida. Você aprenderá os pré-requisitos, as etapas exatas e as armadilhas comuns a evitar ao aplicar o rótulo.
Principais Conclusões: Aplicar um Rótulo de Retenção Padrão a uma Biblioteca do SharePoint
- Configurações da Biblioteca > Configurações de política de gerenciamento de informações: Abre a página de configuração de política onde você seleciona um rótulo de retenção como padrão para todos os novos documentos.
- Portal de conformidade do Microsoft Purview: Onde você cria e publica rótulos de retenção antes que eles apareçam nas configurações da biblioteca do SharePoint.
- Prioridade do rótulo para arquivos existentes: Os rótulos padrão se aplicam apenas a novos itens. Arquivos existentes exigem uma ação de rotulagem em massa separada ou um fluxo do Power Automate.
Entendendo o Recurso de Rótulo de Retenção Padrão
Um rótulo de retenção padrão é uma configuração aplicada no nível da biblioteca que atribui automaticamente um rótulo específico a todo novo documento adicionado a essa biblioteca. O rótulo pode impor regras de retenção, classificar conteúdo como registro ou acionar uma revisão de descarte. Esse recurso faz parte da Proteção de Informações do Microsoft Purview e requer licenças específicas.
Antes de definir um rótulo padrão, o rótulo de retenção já deve existir e estar publicado no portal de conformidade do Microsoft Purview. O rótulo deve ser configurado para rotulagem automática com base em um rótulo de biblioteca padrão. Se o rótulo não estiver publicado, ele não aparecerá no menu suspenso das configurações da biblioteca.
Pré-requisitos para Usar Rótulos de Retenção Padrão
Para usar rótulos de retenção padrão em uma biblioteca do SharePoint, você precisa do seguinte:
- Licença: Microsoft 365 E5, Microsoft 365 E5 Conformidade ou Microsoft 365 E5 Proteção e Governança de Informações. Office 365 E5 também funciona.
- Permissões: Você deve ser proprietário do site do SharePoint ou ter pelo menos a permissão Gerenciar Site. No portal de conformidade, você precisa das funções de Administrador de Conformidade ou Gerente de Retenção.
- Rótulo publicado: O rótulo de retenção deve ser criado e publicado no local desejado, como todos os sites do SharePoint ou uma coleção de sites específica.
Lista de Verificação Passo a Passo para Aplicar um Rótulo de Retenção Padrão
Siga estas etapas em ordem. Cada etapa se baseia na anterior.
- Crie o rótulo de retenção no portal de conformidade do Microsoft Purview
Vá para Portal de conformidade do Microsoft Purview > Soluções > Proteção de informações > Rótulos. Selecione Criar um rótulo e escolha Retenção. Configure o período de retenção, o que acontece ao final do período e se o rótulo marca o conteúdo como registro. Conclua o assistente e publique o rótulo nos locais desejados, como todos os sites do SharePoint ou um site específico. - Verifique se o rótulo está publicado
No mesmo portal de conformidade, vá para Políticas de rótulo. Confirme se existe uma política que inclui seu rótulo e se a política está atribuída ao site do SharePoint onde sua biblioteca reside. Aguarde até 24 horas para que o rótulo fique disponível no SharePoint. - Navegue até a biblioteca de documentos no SharePoint
Abra o site do SharePoint e vá para a biblioteca de documentos onde você deseja aplicar o rótulo padrão. Clique no ícone de engrenagem (Configurações) e selecione Configurações da biblioteca. - Abra as configurações de política de gerenciamento de informações
Na seção Permissões e Gerenciamento, clique em Configurações de política de gerenciamento de informações. Isso abre a página de configuração de política para a biblioteca. - Habilite o rótulo de retenção padrão
Na página de política, encontre a seção Retenção ou Rótulos. O rótulo exato depende da configuração do seu locatário. Selecione o botão de opção para Aplicar um rótulo padrão aos itens ou Usar um rótulo padrão. No menu suspenso, escolha o rótulo de retenção que você criou e publicou na etapa 1. - Salve a política
Clique em OK ou Salvar para aplicar a configuração. O rótulo padrão agora está ativo para todos os novos documentos adicionados a esta biblioteca. - Teste o rótulo padrão
Faça upload de um novo documento para a biblioteca. Após a conclusão do upload, selecione o arquivo e verifique o painel Propriedades ou Detalhes. O rótulo de retenção deve aparecer automaticamente. Se não aparecer, aguarde alguns minutos e atualize a página.
Erros Comuns e Limitações a Evitar
O rótulo não aparece na lista suspensa
Se você não vir seu rótulo no menu suspenso das configurações da biblioteca, o rótulo não está publicado no site. Volte ao portal de conformidade e verifique se a política de rótulo inclui seu site do SharePoint. Publicar um rótulo para todos os sites do SharePoint cobre todas as coleções de sites. Se você publicou apenas para sites específicos, confirme se a URL do site está correta.
O rótulo padrão não se aplica a arquivos existentes
A configuração de rótulo padrão se aplica apenas a novos documentos adicionados após a política ser salva. Arquivos existentes na biblioteca não são afetados. Para rotular arquivos existentes, use um destes métodos:
- Edite em massa os arquivos na biblioteca e aplique o rótulo manualmente.
- Use um fluxo do Power Automate que seja executado em um agendamento para aplicar o rótulo a todos os itens.
- Use o Centro de administração de conformidade > Proteção de informações > Rótulos e selecione Aplicar automaticamente um rótulo para criar uma política que rotule o conteúdo existente com base em condições.
Os usuários não podem alterar o rótulo após aplicado
Se o rótulo de retenção estiver configurado para marcar o conteúdo como registro, os usuários não poderão modificar ou remover o rótulo. Isso é proposital. Se você precisar que os usuários possam alterar o rótulo posteriormente, crie o rótulo sem a configuração de registro. Você também pode configurar o rótulo para permitir modificação desmarcando a opção Bloquear o rótulo durante a criação do rótulo.
Conflitos de rótulo com rótulos de nível de pasta ou item
O SharePoint permite aplicar um rótulo padrão no nível da biblioteca e também aplicar rótulos manualmente no nível da pasta ou do item. Se um usuário aplicar manualmente um rótulo diferente a um item, esse rótulo manual substitui o padrão. Para impor o rótulo padrão, use uma política de conformidade que impeça os usuários de alterar rótulos ou configure o rótulo para ser bloqueado.
Rótulo Padrão da Biblioteca vs. Política de Aplicação Automática de Rótulo: Principais Diferenças
| Item | Rótulo Padrão da Biblioteca | Política de Aplicação Automática de Rótulo |
|---|---|---|
| Escopo | Biblioteca de documentos única | Todos os sites do SharePoint ou sites específicos |
| Gatilho | Item é adicionado à biblioteca | Item atende a condições específicas (ex.: contém número de cartão de crédito) |
| Arquivos existentes | Não afetados | Podem ser aplicados a arquivos existentes se a política estiver configurada para verificar |
| Substituição pelo usuário | Usuários podem alterar manualmente o rótulo, a menos que esteja bloqueado | Usuários podem alterar manualmente o rótulo, a menos que esteja bloqueado |
| Gerenciamento | Página de configurações da biblioteca | Portal de conformidade do Microsoft Purview |
Agora você pode aplicar um rótulo de retenção padrão a qualquer biblioteca de documentos do SharePoint usando a lista de verificação acima. Comece criando e publicando o rótulo no portal de conformidade e, em seguida, configure as configurações da biblioteca. Para arquivos existentes, use um fluxo do Power Automate ou uma política de aplicação automática. Lembre-se de que um rótulo bloqueado impede que os usuários o alterem, o que é útil para cenários de conformidade rigorosos.