Por que o link de compartilhamento externo abre o arquivo errado

Ao compartilhar um arquivo no SharePoint com um usuário externo, o link às vezes abre um arquivo diferente ou a versão errada. Esse problema geralmente ocorre devido à forma como o SharePoint resolve os links de compartilhamento quando arquivos são movidos, renomeados ou quando vários arquivos têm o mesmo nome. Este artigo explica a causa técnica desse problema e fornece etapas específicas para corrigi-lo e evitá-lo no futuro.

Por que os links de compartilhamento do SharePoint abrem o arquivo errado

Os links de compartilhamento do SharePoint não são referências permanentes de arquivo. Quando você cria um link de compartilhamento para um arquivo, o SharePoint armazena um identificador único chamado hash de conteúdo ou ID do documento. Quando um usuário externo clica no link, o SharePoint pesquisa esse identificador para encontrar o arquivo. Se o arquivo foi movido para uma pasta diferente na mesma biblioteca, renomeado ou substituído por um arquivo diferente com o mesmo nome, o SharePoint pode resolver o link para um arquivo diferente ou exibir um erro.

A causa raiz é que o SharePoint não fixa o arquivo ao link original. Em vez disso, ele pesquisa na biblioteca um arquivo que corresponda ao identificador armazenado. Se dois arquivos compartilharem o mesmo nome na mesma biblioteca, o link pode redirecionar para o arquivo errado. Esse comportamento é proposital. Ele evita links quebrados quando arquivos são movidos dentro da mesma biblioteca, mas também introduz ambiguidade.

Como funciona a resolução de links

Ao gerar um link de compartilhamento, o SharePoint cria uma URL que contém um token único. O token está associado ao ID interno do arquivo e ao ID da biblioteca. Quando o link é aberto, o SharePoint verifica o token e, em seguida, localiza o arquivo na biblioteca pela sua localização atual. Se o arquivo não estiver mais nessa localização, o SharePoint recorre à pesquisa pelo nome do arquivo. Se vários arquivos corresponderem ao nome, o SharePoint pode retornar o arquivo errado.

Cenários comuns que causam resolução incorreta de arquivos

Três cenários geralmente desencadeiam esse problema:

• Arquivo movido para uma pasta diferente na mesma biblioteca: O ID interno muda e o SharePoint usa o nome do arquivo para localizá-lo. Se outro arquivo com o mesmo nome existir, ele abre esse outro.
• Arquivo renomeado após o compartilhamento: O nome original é perdido. O SharePoint pode procurar um arquivo com nome semelhante ou retornar um erro 404.
• Arquivo substituído por uma nova versão com o mesmo nome: Se o novo arquivo for um documento diferente, o link pode ainda abrir o arquivo original porque o ID interno está vinculado ao upload original.

Etapas para corrigir um link de compartilhamento externo que abre o arquivo errado

Use estas etapas para diagnosticar e corrigir o problema do link. Comece com a correção mais simples e avance para etapas mais avançadas, se necessário.

1. Verifique se há nomes de arquivo duplicados
   Abra a biblioteca do SharePoint que contém o arquivo compartilhado. Procure qualquer outro arquivo na mesma biblioteca que tenha exatamente o mesmo nome, incluindo a extensão. Se houver duplicatas, renomeie uma delas. Clique com o botão direito no arquivo duplicado, selecione Renomear e adicione um número de versão ou data. Em seguida, teste o link externo novamente.
2. Verifique o local do arquivo
   Peça para a pessoa que criou o link abri-lo. Se abrir o arquivo correto para ela, compare o local do arquivo com o local que o usuário externo vê. Se o arquivo foi movido, mova-o de volta para a pasta original. Clique com o botão direito no arquivo, selecione Detalhes e verifique a propriedade Caminho. Se o caminho não corresponder ao local original, mova o arquivo de volta.
3. Regere o link de compartilhamento
   Exclua o link existente e crie um novo. Na biblioteca do SharePoint, selecione o arquivo, clique nos três pontos (Mais ações) e selecione Gerenciar acesso. Encontre o link externo na lista e clique no ícone Excluir. Em seguida, clique em Copiar link, escolha as permissões apropriadas (Qualquer pessoa com o link ou Pessoas específicas) e clique em Aplicar. Copie o novo link e envie para o usuário externo.
4. Use a API GetSharingLink para inspecionar o destino do link
   Se você tiver acesso de administrador do SharePoint, use a API REST do SharePoint para verificar para qual arquivo o link resolve. Abra o PowerShell ou um navegador com a URL de administração do SharePoint. Execute a seguinte solicitação GET: GET https://[tenant]-admin.sharepoint.com/_api/web/GetSharingLinkByToken('linktoken'). Substitua linktoken pelo token da URL de compartilhamento. A resposta mostra o ID único do arquivo e a URL atual. Se o ID não corresponder ao arquivo pretendido, o link está apontando para um arquivo diferente.
5. Ative o serviço de ID do documento para links permanentes
   Se você compartilha arquivos com frequência que são movidos ou renomeados, ative o serviço de ID do documento no SharePoint. Esse serviço atribui um ID permanente a cada documento. Links de compartilhamento que usam o ID do documento sempre resolvem para o arquivo correto, mesmo após movimentações ou renomeações. Vá para Central de administração do SharePoint > Configurações > Serviço de ID do documento. Clique em Ativar serviço de ID do documento e em OK. Pode levar até 24 horas para que os arquivos existentes recebam um ID do documento.

Se o link de compartilhamento externo ainda abrir o arquivo errado

Se as principais etapas de correção não resolverem o problema, verifique estas questões relacionadas.

Usuário externo abre um arquivo de uma biblioteca diferente

Isso acontece quando duas bibliotecas no mesmo site têm arquivos com o mesmo nome. O token do link tem escopo no site, não na biblioteca. O SharePoint pesquisa todas as bibliotecas do site ao resolver o link. Para corrigir, mova o arquivo para um local exclusivo ou renomeie-o para que nenhum outro arquivo no site compartilhe o nome.

Link abre uma versão anterior do arquivo

Se o histórico de versões do arquivo estiver ativado, o link pode abrir uma versão anterior. Isso ocorre quando o arquivo foi substituído por uma nova versão com um ID interno diferente. Abra o arquivo no SharePoint, clique no ícone de histórico de versões (ícone de relógio) e verifique a versão mais recente. Se a versão mais recente não for a atual, restaure-a. Em seguida, regere o link de compartilhamento.

Link exibe erro 404 ou acesso negado

Um erro 404 significa que o SharePoint não consegue encontrar nenhum arquivo correspondente ao token do link. Isso geralmente acontece quando o arquivo foi excluído ou movido para um site diferente. Restaure o arquivo da lixeira do SharePoint no site onde o arquivo foi originalmente compartilhado. Se o arquivo foi movido para um site diferente, crie um novo link de compartilhamento a partir do novo local.

Item	Link de compartilhamento (padrão)	Link com ID do documento
Resolução do link	Resolve pelo local e nome do arquivo no momento da abertura	Resolve pelo ID do documento permanente, independente do local
Funciona após mover arquivo na mesma biblioteca	Sim, mas pode abrir arquivo errado se houver nome duplicado	Sim, sempre abre o arquivo correto
Funciona após renomear arquivo	Não, pode exibir erro ou arquivo errado	Sim, porque o ID do documento não muda
Funciona após mover arquivo para site diferente	Não, o link quebra	Não, o link quebra
Requer configuração de administrador	Não, recurso padrão	Sim, deve ser ativado na central de administração do SharePoint

Agora você pode identificar por que um link de compartilhamento externo abre o arquivo errado e aplicar a correção adequada. Comece verificando se há nomes de arquivo duplicados na mesma biblioteca. Se isso não funcionar, regere o link. Para prevenção contínua, ative o serviço de ID do documento na central de administração do SharePoint. Isso garante que os links de compartilhamento sempre resolvam para o arquivo correto, mesmo quando o arquivo é movido ou renomeado.