Como Evitar que o Gerenciamento de Registros Bloqueie uma Biblioteca Inesperadamente

Quando uma biblioteca de documentos do SharePoint fica bloqueada sem aviso, os usuários não podem editar, carregar ou excluir arquivos. Esse problema geralmente ocorre porque as políticas de gerenciamento de registros colocam uma retenção na biblioteca ou em itens individuais. O bloqueio impede a modificação acidental de registros declarados, mas pode parecer inesperado se a política não estiver configurada claramente. Este artigo explica por que o gerenciamento de registros bloqueia bibliotecas e fornece etapas para evitar bloqueios indesejados.

Por que o Gerenciamento de Registros Bloqueia uma Biblioteca

O SharePoint usa o gerenciamento de registros para proteger conteúdo que deve ser preservado por razões legais ou regulatórias. Quando um arquivo é declarado como registro, o SharePoint o bloqueia para que ninguém possa editá-lo ou excluí-lo. Esse bloqueio se aplica no nível do item. No entanto, se um rótulo ou política de retenção for aplicado a uma biblioteca inteira, a própria biblioteca pode parecer bloqueada. Os usuários veem uma mensagem de que a biblioteca é somente leitura ou que as ações estão bloqueadas.

A causa raiz geralmente é um rótulo de retenção mal configurado ou uma política no nível do site que bloqueia todo o conteúdo. O sistema de gerenciamento de registros do SharePoint usa rótulos de retenção para impor regras. Quando um rótulo é definido como “reter como registro”, todo item com esse rótulo fica bloqueado. Se o rótulo for aplicado a toda a biblioteca, cada item se torna um registro. Isso faz com que a biblioteca se comporte como se estivesse bloqueada.

Outra causa é a declaração automática de registros. Quando uma biblioteca é configurada para declarar automaticamente itens como registros após um determinado evento, como quando um arquivo é criado ou modificado, os usuários podem não perceber que o bloqueio está ativo. O bloqueio ocorre silenciosamente em segundo plano.

Rótulos de Retenção vs. Políticas de Retenção

Os rótulos de retenção são publicados em sites e podem ser aplicados manual ou automaticamente a itens. As políticas de retenção se aplicam a sites ou bibliotecas inteiras. Ambos podem bloquear conteúdo. Uma política de retenção definida como “reter como registro” bloqueia todos os itens no escopo. Um rótulo de retenção definido como “reter como registro” bloqueia apenas os itens que possuem esse rótulo. Entender essa diferença é essencial para evitar bloqueios inesperados.

O Papel do Centro de Conformidade

O portal de conformidade do Microsoft Purview gerencia rótulos e políticas de retenção. As alterações feitas lá afetam as bibliotecas do SharePoint. Se um oficial de conformidade criar um rótulo que bloqueie conteúdo, o SharePoint o impõe imediatamente. Os proprietários da biblioteca podem não receber uma notificação sobre o bloqueio. É por isso que o bloqueio parece inesperado.

Etapas para Verificar e Ajustar as Configurações de Gerenciamento de Registros

Siga estas etapas para identificar e remover bloqueios inesperados causados pelo gerenciamento de registros. Você precisa de permissões de administrador do SharePoint ou de proprietário do site para a biblioteca afetada.

1. Abra a biblioteca afetada no SharePoint
   Navegue até o site que contém a biblioteca bloqueada. Clique no nome da biblioteca na navegação à esquerda ou vá em Conteúdo do site e selecione a biblioteca.
2. Verifique as permissões da biblioteca
   Clique no ícone de engrenagem e selecione Configurações da biblioteca. Em Permissões e Gerenciamento, clique em Permissões para esta biblioteca de documentos. Verifique se os usuários têm pelo menos a permissão Contribuir. Se as permissões estiverem corretas, o bloqueio não é um problema de permissão.
3. Revise as configurações de política de gerenciamento de informações
   Em Configurações da biblioteca, em Permissões e Gerenciamento, clique em Configurações de política de gerenciamento de informações. Procure uma política que declare registros automaticamente. Se você vir uma política com “Declarar registro” habilitado, clique nela e altere a ação para “Nenhuma” ou “Iniciar um fluxo de trabalho” sem declaração de registro. Clique em OK para salvar.
4. Verifique os rótulos de retenção aplicados à biblioteca
   Em Configurações da biblioteca, em Aprovação de Conteúdo, clique em Aplicar rótulo de retenção a itens nesta biblioteca. Se um rótulo estiver selecionado, anote seu nome. Clique no nome do rótulo para abrir suas configurações no portal de conformidade. Altere o rótulo para “Reter como registro” apenas se necessário. Se quiser remover o rótulo, selecione Nenhum e clique em Salvar.
5. Revise as políticas de retenção no nível do site
   Vá para a Central de administração do SharePoint. Em Políticas, clique em Retenção. Encontre qualquer política que inclua este site. Clique na política e revise seu escopo. Se a política se aplicar a todo o conteúdo do site, ela pode bloquear a biblioteca. Edite a política para excluir a biblioteca ou altere a ação de retenção para “Reter sem registro” se o bloqueio de registro não for necessário.
6. Verifique o portal de conformidade para rótulos publicados
   Abra o portal de conformidade do Microsoft Purview. Vá para Governança de informações > Rótulos. Encontre o rótulo que foi aplicado à biblioteca. Clique no rótulo e selecione Editar. Em Definir a ação, escolha “Reter itens” em vez de “Reter como registro” se você não quiser que os itens sejam bloqueados. Publique o rótulo novamente. A alteração pode levar até 24 horas para ser aplicada.
7. Remova a declaração automática de registro para a biblioteca
   Em Configurações da biblioteca, em Permissões e Gerenciamento, clique em Configurações de política de gerenciamento de informações. Se você vir uma política chamada “Declaração automática de registro”, selecione-a e escolha “Remover esta política”. Clique em OK. Isso impede que a biblioteca bloqueie automaticamente novos itens.

Se o SharePoint Ainda Tiver Problemas Após a Correção Principal

Às vezes, o bloqueio persiste mesmo após ajustar as configurações. Abaixo estão cenários comuns e suas soluções.

Biblioteca Mostra um Ícone de Cadeado e os Usuários Não Conseguem Adicionar Arquivos

Isso acontece quando uma política de retenção no nível do site bloqueia todo o conteúdo. Para corrigir, vá para a Central de administração do SharePoint. Em Políticas, clique em Retenção. Encontre a política que tem como alvo o site. Edite a política e altere o escopo para excluir a biblioteca. Como alternativa, altere a ação de retenção para “Reter sem registro”. Aguarde a propagação da alteração, que pode levar até 24 horas.

Arquivos Individuais Estão Bloqueados, mas a Biblioteca Não

Isso ocorre quando um rótulo de retenção é aplicado a arquivos específicos. Para desbloqueá-los, remova o rótulo dos arquivos. Na biblioteca, selecione os arquivos bloqueados. Clique no painel de informações (ícone i) e encontre o rótulo de retenção. Clique no rótulo e escolha Remover rótulo. Os arquivos se tornam editáveis novamente.

Usuários Não Conseguem Excluir Arquivos de uma Biblioteca

Uma política de retenção definida como “Reter como registro” impede a exclusão. Para permitir a exclusão, altere a política para “Reter sem registro” ou “Nenhum”. No portal de conformidade, edite a política e altere a ação de retenção. Observe que os registros não podem ser excluídos mesmo após o término do período de retenção, a menos que o rótulo seja removido.

Rótulo de Retenção vs. Política de Retenção: Principais Diferenças

Item	Rótulo de Retenção	Política de Retenção
Escopo	Aplicado a itens individuais ou bibliotecas	Aplicado a sites, bibliotecas ou caixas de correio inteiros
Efeito de bloqueio	Bloqueia apenas itens com o rótulo	Bloqueia todo o conteúdo no escopo
Local de gerenciamento	Portal de conformidade > Rótulos	Portal de conformidade > Políticas
Notificação ao usuário	Nenhuma notificação automática	Nenhuma notificação automática
Melhor caso de uso	Declaração seletiva de registros	Requisitos amplos de retenção

Agora você pode identificar e evitar bloqueios inesperados de bibliotecas causados pelo gerenciamento de registros. Comece revisando os rótulos e políticas de retenção aplicados ao site e à biblioteca. Se um bloqueio aparecer, verifique as configurações de política de gerenciamento de informações e o portal de conformidade. Para proteção contínua, use rótulos de retenção em itens específicos em vez de bloquear toda a biblioteca. Isso dá a você controle sobre quais arquivos se tornam registros e evita surpresas.