Cuando comparte un documento de Word con otra persona, es posible que las fuentes que utilizó no estén instaladas en su computadora. Esto hace que Word sustituya una fuente diferente, lo que puede romper el diseño, desplazar el texto o cambiar por completo la apariencia del documento. La función de incrustar fuentes de Word soluciona esto almacenando una copia de las fuentes dentro del archivo del documento. La opción de rango de caracteres de subconjunto va más allá al guardar solo los caracteres que realmente utilizó en el documento, no la fuente completa. Este artículo explica cómo habilitar la incrustación de fuentes con subconjunto de caracteres, qué hace la opción y cómo afecta el tamaño del archivo y la compatibilidad.
Puntos clave: Incrustación de fuentes con rango de caracteres de subconjunto
- Archivo > Opciones > Guardar > Incrustar fuentes en el archivo > Incrustar solo los caracteres utilizados en el documento (recomendado para reducir el tamaño del archivo): Guarda solo los glifos que necesita el documento, lo que reduce drásticamente el tamaño del archivo y conserva la fidelidad de la fuente.
- Archivo > Opciones > Guardar > No incrustar fuentes del sistema comunes: Evita incrustar fuentes como Arial o Times New Roman que ya están presentes en la mayoría de los sistemas Windows, lo que evita un aumento innecesario del tamaño.
- La incrustación con subconjunto no es compatible con todos los formatos de archivo: Solo los formatos Documento de Word (.docx) y Documento de Word 97-2003 (.doc) admiten la incrustación de fuentes con subconjunto.
Qué hace la incrustación de fuentes con rango de caracteres de subconjunto
La incrustación de fuentes almacena datos de fuentes dentro del archivo del documento de Word. Cuando habilita la opción de rango de caracteres de subconjunto, Word guarda solo los caracteres específicos —letras, números, puntuación y símbolos— que aparecen en su documento. No guarda los glifos no utilizados del archivo de fuente. Por ejemplo, si su documento usa solo las letras de la A a la G y el carácter de punto, Word incrusta solo esos siete glifos en lugar del conjunto completo de la fuente, que puede contener cientos o miles de caracteres.
Este subconjunto reduce los datos de fuente incrustados a una fracción de su tamaño original. Un archivo de fuente TrueType u OpenType típico varía entre 50 KB y varios megabytes. Después del subconjunto, la porción incrustada a menudo se reduce a menos de 10 KB por fuente. La contrapartida es que si un destinatario edita el documento y agrega caracteres nuevos que no están en el subconjunto, Word sustituirá una fuente diferente para esos caracteres nuevos o el subconjunto se expandirá al guardar, según la configuración del destinatario.
La incrustación de fuentes requiere que la licencia de la fuente permita la incrustación. La mayoría de las fuentes distribuidas con Windows y Office, así como muchas fuentes comerciales, permiten la incrustación. Algunas fuentes, especialmente las gratuitas o con licencia restringida, prohíben la incrustación por completo. Word no incrustará una fuente que tenga una restricción de licencia de “Sin incrustación” o “Incrustación de vista previa e impresión”. Puede verificar el permiso de incrustación de una fuente abriendo el archivo de fuente en el Visor de fuentes de Windows y observando el campo Capacidad de incrustación.
Pasos para habilitar la incrustación de fuentes con rango de caracteres de subconjunto
Siga estos pasos para configurar Word para incrustar fuentes con rangos de caracteres de subconjunto. La configuración se aplica solo al documento actual a menos que modifique la plantilla predeterminada.
- Abra las opciones de Guardar en Word
Haga clic en Archivo > Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de Word, haga clic en Guardar en el panel de navegación izquierdo. - Localice la sección Preservar la fidelidad al compartir este documento
Desplácese hacia abajo hasta la sección etiquetada “Preservar la fidelidad al compartir este documento”. Esta sección contiene las casillas de verificación de incrustación de fuentes. - Habilite la incrustación de fuentes
Marque la casilla etiquetada “Incrustar fuentes en el archivo”. Esto le indica a Word que incluya datos de fuente dentro del documento. - Habilite el rango de caracteres de subconjunto
Marque la casilla etiquetada “Incrustar solo los caracteres utilizados en el documento (recomendado para reducir el tamaño del archivo)”. Esto activa el subconjunto. - Opcionalmente, excluya las fuentes del sistema comunes
Marque la casilla etiquetada “No incrustar fuentes del sistema comunes”. Esto evita incrustar fuentes que ya están presentes en la mayoría de las computadoras Windows, como Arial, Calibri, Times New Roman y Segoe UI. Esto reduce aún más el tamaño del archivo sin sacrificar la fidelidad del diseño en otros sistemas Windows. - Guarde y cierre el documento
Haga clic en Aceptar para cerrar Opciones de Word. Guarde su documento con Ctrl+S o Archivo > Guardar. Word ahora incrusta solo los datos de fuente del subconjunto.
Para verificar que la incrustación funcionó, abra el documento guardado en un editor de texto que pueda inspeccionar archivos ZIP, como 7-Zip. Cambie el nombre del archivo .docx a .zip y ábralo. Navegue a la carpeta word/fonts. Verá un archivo .ttf o .otf por cada fuente incrustada. Compare los tamaños de archivo con los archivos de fuente originales para confirmar que el subconjunto los redujo.
Aplique la configuración de incrustación de fuentes a todos los documentos futuros
Los pasos anteriores se aplican solo al documento actual. Para que la incrustación de fuentes sea la predeterminada para todos los documentos nuevos, debe modificar la plantilla Normal.
- Abra la plantilla Normal
Presione Ctrl+O para abrir un archivo. Navegue a C:\Users\[YourUsername]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates. Seleccione “Normal.dotm” y haga clic en Abrir. - Cambie las opciones de Guardar
Haga clic en Archivo > Opciones > Guardar. Marque las mismas dos casillas descritas en los pasos anteriores. Haga clic en Aceptar. - Guarde la plantilla
Presione Ctrl+S para guardar Normal.dotm. Cierre la plantilla. Todos los documentos nuevos ahora heredarán la configuración de incrustación de fuentes.
Problemas y limitaciones de la incrustación de fuentes
Word dice “No se puede incrustar la fuente” al guardar
Este error ocurre cuando la licencia de la fuente prohíbe la incrustación. Word muestra una advertencia y omite la incrustación de esa fuente. Para solucionarlo, reemplace la fuente restringida por una fuente diferente que permita la incrustación. Las fuentes comunes seguras para incrustar incluyen Calibri, Cambria, Garamond y la mayoría de las fuentes incluidas con Microsoft Office. Puede verificar el permiso de incrustación de una fuente haciendo clic derecho en el archivo de fuente en el Explorador de archivos de Windows, seleccionando Propiedades y viendo la pestaña Detalles. Busque el campo “Incrustación”.
El tamaño del archivo sigue siendo grande a pesar del subconjunto
Si su documento usa muchos caracteres únicos o varias fuentes diferentes, los datos del subconjunto aún pueden sumar. Por ejemplo, un documento que usa las 26 letras en mayúsculas y minúsculas, 10 dígitos y 20 signos de puntuación por fuente incrustará alrededor de 80 glifos por fuente. Si usa cinco fuentes diferentes, los datos incrustados pueden superar los 500 KB. Para reducir aún más el tamaño, limite la cantidad de fuentes en su documento. Use no más de dos o tres fuentes por documento. También habilite la opción “No incrustar fuentes del sistema comunes”.
El destinatario no puede editar el documento sin sustitución de fuentes
Cuando un destinatario abre un documento con fuentes de subconjunto y escribe texto nuevo usando un carácter que no está en el subconjunto, Word sustituye una fuente diferente para ese texto nuevo. El texto original permanece correcto. Para evitar esto, incruste la fuente completa sin subconjunto o indique a los destinatarios que usen solo los caracteres ya presentes en el documento. Si anticipa una edición intensa, considere incrustar la fuente completa desmarcando la opción de subconjunto.
Comportamiento de las fuentes incrustadas: Subconjunto vs fuente completa
| Elemento | Incrustación de fuentes con subconjunto | Incrustación de fuente completa |
|---|---|---|
| Caracteres almacenados | Solo los caracteres utilizados en el documento | Todos los glifos del archivo de fuente |
| Impacto en el tamaño del archivo | Pequeño, a menudo menos de 50 KB por fuente | Grande, igual que el archivo de fuente original |
| Edición por el destinatario | Los caracteres nuevos pueden causar sustitución | Todos los caracteres disponibles para edición |
| Requisito de licencia | La fuente debe permitir la incrustación | La fuente debe permitir la incrustación |
| Formatos de archivo compatibles | Solo .docx y .doc | .docx, .doc, .pdf (mediante Guardar como) |
Ahora sabe cómo habilitar la opción de incrustar fuentes de Word con rango de caracteres de subconjunto. Use esta función cuando necesite compartir un documento con fuentes personalizadas pero quiera mantener el tamaño del archivo manejable. Para documentos que serán editados intensamente por otros, considere incrustar la fuente completa en su lugar. Como consejo avanzado, también puede incrustar fuentes en un PDF exportado desde Word seleccionando Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS y marcando la opción “Propiedades del documento” y “Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A)”. Esto conserva los datos de fuente sin subconjunto.