Cómo encontrar archivos confidenciales almacenados en OneDrive

Los usuarios empresariales suelen almacenar documentos confidenciales en OneDrive sin darse cuenta de los riesgos de seguridad. Los archivos que contienen información de identificación personal, datos financieros o secretos comerciales pueden quedar expuestos si la configuración de uso compartido es demasiado permisiva. Microsoft 365 proporciona herramientas integradas para examinar OneDrive en busca de contenido confidencial y marcar los archivos que necesitan controles de acceso más estrictos. Este artículo explica cómo usar las políticas de Prevención de pérdida de datos de Microsoft Purview y las características del centro de cumplimiento de Microsoft 365 para localizar archivos confidenciales en su entorno de OneDrive para la Empresa.

Qué se considera contenido confidencial en OneDrive

Los archivos confidenciales contienen datos que podrían causar daños financieros o reputacionales si se filtran. Microsoft 365 clasifica la información confidencial mediante tipos de información confidencial predefinidos. Estos incluyen números de tarjetas de crédito, números de cuentas bancarias, identificaciones de pasaporte, números de licencia de conducir, números de seguridad social y registros de salud. El centro de cumplimiento también admite tipos de información confidencial personalizados para datos específicos de la empresa, como identificaciones de empleados o códigos de proyectos internos.

El proceso de examen funciona a nivel del contenido del archivo, no solo de los nombres de archivo o los metadatos. Cuando un archivo se almacena en OneDrive, Microsoft 365 puede inspeccionar su contenido —incluido el texto de documentos de Office, PDF e imágenes con texto incrustado— y compararlo con los tipos de información confidencial definidos. El motor de detección admite más de 100 tipos de información confidencial integrados y permite a los administradores crear patrones personalizados mediante expresiones regulares.

Requisitos previos para examinar archivos de OneDrive

Para encontrar archivos confidenciales en OneDrive, necesita lo siguiente:

• Una suscripción de Microsoft 365 que incluya Microsoft Purview —normalmente planes E5 o A5, o licencias complementarias para Prevención de pérdida de datos.
• Rol de Administrador global o Administrador de cumplimiento en el centro de administración de Microsoft 365.
• Las cuentas de OneDrive para la Empresa deben tener licencia y estar activas para todos los usuarios que desea examinar.

Método 1: Usar políticas de Prevención de pérdida de datos para detectar automáticamente archivos confidenciales

Las políticas de Prevención de pérdida de datos de Microsoft Purview pueden examinar automáticamente los archivos de OneDrive en busca de contenido confidencial. Cuando se encuentra una coincidencia, puede configurar la política para enviar una alerta por correo electrónico, bloquear el uso compartido o aplicar una etiqueta de confidencialidad. Este método funciona de forma continua: los archivos nuevos cargados en OneDrive se examinan minutos después de crearse o modificarse.

Pasos para crear una política DLP para OneDrive

1. Abrir el portal de cumplimiento de Microsoft Purview
   Inicie sesión en compliance.microsoft.com con su cuenta de Administrador global o Administrador de cumplimiento.
2. Ir a Prevención de pérdida de datos
   En el menú de navegación izquierdo, seleccione Prevención de pérdida de datos y luego haga clic en Políticas.
3. Crear una nueva política
   Haga clic en Crear política. En la página “Empezar con una plantilla o crear una política personalizada”, seleccione Personalizada y luego haga clic en Siguiente.
4. Asignar un nombre a la política
   Escriba un nombre como “Examen de contenido confidencial de OneDrive” y una descripción. Haga clic en Siguiente.
5. Elegir las ubicaciones que se examinarán
   En la página “Elegir ubicaciones para aplicar la política”, active Cuentas de OneDrive a la posición Activado. También puede incluir correo de Exchange, sitios de SharePoint y mensajes de chat de Teams si es necesario. Haga clic en Siguiente.
6. Definir los tipos de información confidencial que se detectarán
   En la página “Definir la configuración de la política”, haga clic en Crear o personalizar reglas DLP avanzadas. Haga clic en Crear regla. En Condiciones, seleccione El contenido contiene. Elija Tipos de información confidencial y luego haga clic en Agregar. Seleccione los tipos que desea detectar —por ejemplo, Número de seguridad social de EE. UU., Número de tarjeta de crédito o Número de pasaporte. Haga clic en Agregar y luego en Guardar.
7. Establecer la acción para los archivos coincidentes
   En Acciones, seleccione Restringir el acceso o cifrar el contenido. Elija Bloquear a todos para impedir el uso compartido externo de archivos confidenciales. De forma opcional, marque Notificar a los usuarios con correo electrónico y sugerencias de política para alertar al propietario del archivo. Haga clic en Guardar.
8. Probar la política antes de activarla
   En la página “Modo de política”, seleccione Probar primero. Esto le permite revisar las alertas sin bloquear archivos. Haga clic en Siguiente y luego en Enviar.

Una vez creada la política, Microsoft 365 examinará todos los archivos existentes y nuevos de las cuentas de OneDrive. Puede ver las alertas y los archivos coincidentes en el portal de cumplimiento de Purview en Prevención de pérdida de datos > Alertas o en Explorador de actividad.

Método 2: Usar la Búsqueda de contenido para encontrar manualmente archivos confidenciales

Si necesita un examen único o desea buscar palabras clave o patrones de datos específicos, use la característica Búsqueda de contenido de Microsoft Purview. Este método no aplica restricciones automáticas: solo devuelve una lista de archivos que coinciden con su consulta.

Pasos para ejecutar una Búsqueda de contenido de datos confidenciales en OneDrive

1. Abrir el portal de cumplimiento de Microsoft Purview
   Vaya a compliance.microsoft.com e inicie sesión como Administrador de cumplimiento.
2. Ir a Búsqueda de contenido
   En el menú izquierdo, expanda Clasificación de datos y seleccione Búsqueda de contenido.
3. Crear una nueva búsqueda
   Haga clic en Nueva búsqueda. Escriba un nombre como “Examen de archivos confidenciales de OneDrive”.
4. Configurar la consulta de búsqueda
   En la página “Ubicaciones”, active Todas las cuentas de OneDrive a la posición Activado. En la página “Definir las condiciones de búsqueda”, puede usar el lenguaje de consulta de palabras clave para buscar términos específicos. Por ejemplo, para encontrar archivos que contengan la palabra “confidencial”, escriba confidential en el cuadro de palabras clave. Para buscar tipos de información confidencial, haga clic en Agregar condición, seleccione Tipo y luego elija Todos los tipos de información confidencial. Haga clic en Buscar.
5. Revisar los resultados de la búsqueda
   Una vez completada la búsqueda, haga clic en el nombre de la búsqueda para ver los resultados. La página de resultados muestra el número de elementos coincidentes y una vista previa de los metadatos del archivo. Puede exportar los resultados a un archivo CSV haciendo clic en Exportar resultados.

La Búsqueda de contenido es útil para auditorías de cumplimiento o cuando necesita identificar archivos que contienen un patrón específico, como “ProjectX” o “NDA”. La búsqueda abarca todas las cuentas de OneDrive de su inquilino, pero puede limitarla a usuarios específicos seleccionando “Elegir cuentas de OneDrive” en lugar de “Todas las cuentas de OneDrive”.

Problemas comunes al buscar archivos confidenciales en OneDrive

No se devuelven resultados aunque los archivos contienen datos confidenciales

El motor de examen requiere que los archivos estén en un formato compatible. Se examinan los documentos de Office, los PDF y los archivos de texto. Los PDF que solo contienen imágenes o las imágenes escaneadas sin texto incrustado no se examinan a menos que habilite OCR en Microsoft Purview. Vaya a Clasificación de datos > Configuración de OCR y active Habilitar OCR a Activado. Además, los archivos deben estar almacenados en OneDrive durante al menos 15 minutos antes de que comience el examen.

La política DLP no detecta contenido confidencial en archivos compartidos

Las políticas DLP examinan todos los archivos de OneDrive independientemente de su estado de uso compartido. Si un archivo se comparte externamente y contiene datos confidenciales, la política debería activar una alerta. Sin embargo, la política solo examina los archivos que coinciden con los tipos de información confidencial que seleccionó. Verifique que el tipo de información confidencial esté configurado correctamente. Por ejemplo, la detección del Número de seguridad social de EE. UU. requiere un número de nueve dígitos con el formato XXX-XX-XXXX. Si el archivo usa un formato diferente, el examen no lo detectará.

La Búsqueda de contenido devuelve demasiados archivos irrelevantes

Use el lenguaje de consulta de palabras clave para refinar la búsqueda. Combine palabras clave con operadores de proximidad. Por ejemplo, para encontrar archivos que contengan “SSN” cerca de “employee”, use SSN NEAR employee. También puede filtrar por tipo de archivo: filetype:pdf AND confidential. Para los tipos de información confidencial, use el generador de condiciones para seleccionar tipos específicos en lugar del genérico “Todos los tipos de información confidencial”.

Examen de políticas DLP frente a Búsqueda de contenido: diferencias clave

Elemento	Examen de políticas DLP	Búsqueda de contenido
Propósito	Detección y corrección automáticas de contenido confidencial	Búsqueda manual única para cumplimiento o auditorías
Automatización	Se ejecuta continuamente al crear y modificar archivos	Requiere iniciarse manualmente cada vez
Acciones	Puede bloquear el uso compartido, cifrar archivos y enviar alertas	Solo devuelve resultados de búsqueda
Ubicaciones compatibles	OneDrive, SharePoint, Exchange, Teams	OneDrive, SharePoint, Exchange, Teams
Método de detección	Tipos de información confidencial y patrones personalizados	Palabras clave, tipos de información confidencial, propiedades de archivo

Las políticas DLP son la mejor opción para la protección continua. La Búsqueda de contenido es mejor para investigaciones puntuales o cuando necesita verificar que un archivo específico ya no se comparte.

Ahora dispone de dos métodos confiables para encontrar archivos confidenciales en OneDrive para la Empresa. Comience creando una política DLP en modo de prueba para ver qué archivos se detectan en su entorno. Después de revisar las alertas, ajuste los tipos de información confidencial y las acciones antes de cambiar la política al modo de aplicación. Para una auditoría más profunda, ejecute una Búsqueda de contenido con palabras clave personalizadas para localizar archivos que puedan no coincidir con los tipos de información confidencial estándar. Habilite OCR en Microsoft Purview para examinar el texto incrustado en imágenes dentro de archivos PDF.