Cuando un empleado deja su organización, debe verificar que sus archivos de OneDrive sigan siendo accesibles para las personas correctas después de deshabilitar su cuenta. Sin una comprobación de permisos, los archivos y carpetas compartidos pueden quedar huérfanos, dejando datos críticos del negocio bloqueados. La causa principal de este problema es que los permisos de OneDrive están vinculados a la cuenta de usuario, y una vez que se elimina la cuenta, todos los vínculos de uso compartido se rompen y el acceso delegado se revoca. Este artículo explica exactamente qué permisos validar, cómo comprobarlos usando el centro de administración de Microsoft 365 y PowerShell, y qué hacer antes de completar el proceso de baja.
Puntos clave: Validar los permisos de OneDrive antes de la baja
- Centro de administración de Microsoft 365 > Usuarios > Usuarios activos > seleccionar usuario > pestaña OneDrive: Ver quién tiene acceso a las carpetas y archivos de OneDrive del usuario antes de deshabilitar la cuenta.
- SharePoint Online Management Shell > Get-SPOSiteGroup y Get-SPOUser: Cmdlets de PowerShell para enumerar todos los permisos de nivel de sitio e identificar el acceso externo o delegado.
- Cliente de sincronización de OneDrive > Configuración > Cuenta > Administrar copia de seguridad: Compruebe si las carpetas conocidas del usuario están respaldadas y si la sincronización está habilitada para las carpetas compartidas que requieren acceso continuo.
Por qué se deben validar los permisos antes de la baja
OneDrive para la Empresa almacena archivos en una colección de sitios de SharePoint única para cada usuario. Cuando deshabilita o elimina una cuenta de usuario, el sitio de OneDrive asociado se establece automáticamente como de solo lectura después de 30 días y se elimina después de 93 días. Durante ese período, cualquier vínculo de uso compartido que dependiera de la identidad del usuario deja de ser válido. Los permisos delegados, como los concedidos a través del cuadro de diálogo de uso compartido de OneDrive a personas específicas, también se eliminan.
El riesgo principal es la pérdida de datos del contenido compartido. Por ejemplo, un gerente puede haber compartido una carpeta de proyecto con un empleado que se va. Después de que el empleado se va, el gerente pierde el acceso a esa carpeta a menos que los permisos se hayan transferido de antemano. De manera similar, un empleado puede haber compartido sus propios archivos con colegas. Esos colegas pierden el acceso una vez que la cuenta desaparece.
Validar los permisos significa comprobar dos capas: el acceso a nivel de sitio (quién puede ver todo el OneDrive) y el uso compartido a nivel de elemento (quién tiene vínculos a archivos o carpetas específicos). También debe identificar a cualquier usuario externo que tenga acceso de invitado al contenido de OneDrive. El proceso de validación garantiza que pueda migrar los permisos a otro usuario o volver a compartir los archivos antes de que se deshabilite la cuenta.
Pasos para validar los permisos de OneDrive antes de la baja
Siga estos pasos en orden. Comience con el centro de administración para obtener una visión general rápida y luego use PowerShell para una auditoría completa.
Paso 1: Acceder al OneDrive del usuario objetivo en el centro de administración
- Abra el centro de administración de Microsoft 365
Vaya a admin.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta de administrador global o administrador de SharePoint. - Vaya a Usuarios activos
En la navegación izquierda, seleccione Usuarios y luego Usuarios activos. - Seleccione el usuario que se va a dar de baja
Haga clic en el nombre para mostrar del usuario para abrir su panel de detalles. - Abra la pestaña OneDrive
En el panel de detalles del usuario, haga clic en la pestaña OneDrive. Esto muestra el uso de almacenamiento del usuario, los vínculos de uso compartido y una lista de usuarios que tienen acceso al sitio de OneDrive. - Revise la lista de usuarios con acceso
En Usuarios con acceso, verá todos los usuarios internos y externos a los que se les ha concedido acceso al OneDrive. Anote los usuarios que deben conservar el acceso después de la baja. - Haga clic en el vínculo para abrir el sitio de OneDrive directamente
Seleccione Abrir OneDrive para explorar los archivos y carpetas. Esto le permite inspeccionar el uso compartido a nivel de elemento.
Paso 2: Comprobar los vínculos de uso compartido a nivel de elemento
- Vaya a una carpeta o archivo
En el sitio de OneDrive, vaya a una carpeta que contenga contenido compartido. Haga clic con el botón derecho en la carpeta y seleccione Administrar acceso. - Revise el cuadro de diálogo de uso compartido
Se abre un panel que enumera todas las personas y grupos que tienen acceso directo a ese elemento. Anote el tipo de permiso: Puede ver, Puede editar o Puede compartir. - Compruebe si hay vínculos de uso compartido
Si el elemento se compartió mediante un vínculo, el tipo de vínculo aparece aquí. Los tipos comunes son Personas de su organización, Personas con acceso existente o Personas específicas. Los vínculos que usan Cualquier persona dejarán de funcionar después de que se elimine el usuario porque el vínculo está vinculado a la identidad del usuario. - Repita para todas las carpetas críticas
Realice esta comprobación para cada carpeta que contenga datos necesarios para otros miembros del equipo. Documente los permisos para poder volver a crearlos en el OneDrive de un nuevo propietario si es necesario.
Paso 3: Usar PowerShell para exportar todos los permisos
Para una auditoría completa, use SharePoint Online Management Shell. Este método exporta todos los permisos de nivel de sitio y de nivel de elemento para el sitio de OneDrive del usuario.
- Instale y conéctese a SharePoint Online Management Shell
Abra PowerShell como administrador y ejecuteInstall-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell. Luego ejecuteConnect-SPOService -Url https://yourdomain-admin.sharepoint.come inicie sesión con sus credenciales de administrador. - Obtenga la dirección URL del sitio de OneDrive del usuario
EjecuteGet-SPOSite -IncludePersonalSite $true -Filter "Owner -eq 'user@domain.com'". Reemplaceuser@domain.comcon el correo electrónico del usuario objetivo. La salida incluye la dirección URL del sitio, normalmentehttps://yourdomain-my.sharepoint.com/personal/user_domain_com. - Enumere todos los administradores de la colección de sitios
EjecuteGet-SPOSite -Identity. Esto muestra quién tiene control total sobre el sitio de OneDrive.| Select -ExpandProperty Owners - Enumere todos los grupos de sitios y sus miembros
EjecuteGet-SPOSiteGroup -Sitepara ver grupos como Visitantes, Miembros y Propietarios. Luego ejecuteGet-SPOUser -Site(reemplace Miembros con el nombre real del grupo) para ver los usuarios individuales.-Group "Members" - Exporte los resultados a un archivo CSV
EjecuteGet-SPOSiteGroup -Site. Esto le proporciona un registro portátil para compartir con el equipo de baja.| Export-Csv -Path "C:\temp\permissions.csv" -NoTypeInformation
Paso 4: Transferir los permisos a un nuevo propietario
Si identifica usuarios que deben conservar el acceso, transfiera la propiedad de OneDrive a otro usuario activo. Esto se hace en el centro de administración.
- En el centro de administración, vaya a la pestaña OneDrive del usuario
Repita el Paso 1 para abrir los detalles de OneDrive del usuario. - Haga clic en Transferir propiedad
Seleccione Transferir propiedad e ingrese el correo electrónico del nuevo propietario. El nuevo propietario recibe control total del sitio de OneDrive, incluidos todos los archivos y permisos. - Confirme la transferencia
Haga clic en Transferir. El nuevo propietario aparece en la lista de administradores de la colección de sitios de inmediato. Los vínculos de uso compartido existentes permanecen activos porque cambió la propiedad del sitio, no la identidad detrás de los vínculos.
Problemas comunes al validar los permisos de OneDrive
Las listas de permisos muestran solo al propio usuario
Si la pestaña OneDrive no muestra otros usuarios con acceso, es posible que el usuario solo haya compartido archivos mediante vínculos que no otorgan acceso directo. Use el cuadro de diálogo Administrar acceso en carpetas individuales para ver los permisos basados en vínculos. También puede ejecutar Get-SPOSite -Identity en PowerShell para ver la directiva de uso compartido.
No se pueden encontrar usuarios externos en la lista de permisos
Los usuarios externos con acceso de invitado aparecen en los grupos de sitios, pero no siempre en el resumen del centro de administración. Use PowerShell: Get-SPOExternalUser -SiteUrl para enumerar todos los usuarios externos que han accedido al OneDrive. Si necesita que conserven el acceso, agréguelos a la lista de uso compartido del OneDrive del nuevo propietario antes de la baja.
Faltan permisos después de la transferencia
Cuando transfiere la propiedad de OneDrive, el nuevo propietario se convierte en administrador de la colección de sitios. Sin embargo, los vínculos de uso compartido a nivel de elemento creados por el usuario original no se recrean automáticamente. Los vínculos siguen funcionando solo si se configuraron como Personas de su organización o Cualquier persona. Los vínculos configurados como Personas específicas siguen funcionando porque están vinculados al elemento, no al usuario. Si un vínculo se rompe, debe volver a compartir el elemento desde la cuenta del nuevo propietario.
| Elemento | Comprobación manual en el centro de administración | Auditoría con PowerShell |
|---|---|---|
| Tiempo requerido | 5-10 minutos por usuario | 15-30 minutos para exportación masiva |
| Profundidad de permisos | Solo a nivel de sitio | A nivel de sitio y de elemento mediante grupos de sitios |
| Detección de usuarios externos | Visible solo si tienen acceso directo | Lista completa mediante Get-SPOExternalUser |
| Capacidad de exportación | Captura de pantalla o copia manual | Exportación CSV con todas las pertenencias a grupos |
| Requiere rol de administrador | Administrador global o administrador de SharePoint | Administrador de SharePoint |
Después de validar y transferir los permisos, puede proceder de forma segura con la baja. El nuevo propietario ahora tiene control total sobre el sitio de OneDrive y todos los vínculos de uso compartido existentes siguen funcionando. Como paso final, configure una directiva de sitio en el centro de administración de SharePoint para transferir automáticamente la propiedad de los sitios de OneDrive huérfanos a un gerente o al equipo de TI usando la configuración Directiva de sitio. Esto evita la pérdida de datos si se da de baja a un usuario sin una comprobación previa de permisos.