Cuando su organización recibe una solicitud legal o de cumplimiento, debe exportar archivos y carpetas específicos de OneDrive para su revisión. Las herramientas de eDiscovery de Microsoft Purview pueden buscar y exportar contenido, pero solo si los datos están correctamente indexados y son accesibles. Una configuración incorrecta de la sincronización, las exclusiones de archivos o las políticas de retención pueden bloquear las exportaciones exitosas. Este artículo explica cómo preparar los datos de OneDrive para la Empresa para que la exportación de eDiscovery se complete sin archivos ni metadatos faltantes.
Puntos clave: Preparación de OneDrive para la exportación de eDiscovery
- Portal de cumplimiento de Microsoft Purview > eDiscovery: Herramienta central para buscar, retener y exportar contenido de OneDrive en todo el inquilino.
- Aplicación de sincronización de OneDrive > Configuración > Sincronización y copia de seguridad > Configuración avanzada: Asegúrese de que los archivos estén sincronizados y disponibles en línea antes de la indexación de eDiscovery.
- Centro de administración de OneDrive > Sincronización > Exclusiones de tipos de archivo: Revise y elimine cualquier bloqueo de tipo de archivo que pueda ocultar contenido de las búsquedas de eDiscovery.
Por qué los datos de OneDrive necesitan preparación antes de la exportación de eDiscovery
eDiscovery en Microsoft 365 se basa en el índice de búsqueda creado por SharePoint Online, que impulsa OneDrive para la Empresa. Si un archivo no está indexado, no aparecerá en los resultados de búsqueda y no se podrá exportar. La indexación puede fallar por varias razones: el tipo de archivo está bloqueado por la configuración de sincronización, el archivo se almacena solo localmente en el dispositivo de un usuario, o el archivo está cifrado o dañado. Además, los archivos sujetos a una retención pueden quedar excluidos de la exportación si la retención no está configurada correctamente. Preparar los datos de OneDrive significa verificar que todo el contenido relevante esté en línea, indexado y no excluido por las políticas del inquilino.
Cómo busca eDiscovery el contenido de OneDrive
eDiscovery de Microsoft Purview utiliza una búsqueda de contenido que consulta el índice de SharePoint Online. El OneDrive de cada usuario se trata como un sitio de SharePoint independiente. La búsqueda incluye todos los archivos almacenados en la biblioteca de OneDrive del usuario, incluidos los archivos compartidos a los que el usuario tiene acceso. Sin embargo, los archivos que no están sincronizados en la nube, los archivos en carpetas excluidas como la papelera de reciclaje de OneDrive, y los archivos con extensiones bloqueadas son invisibles para el motor de búsqueda.
Razones comunes por las que faltan archivos de OneDrive en los resultados de eDiscovery
Las causas más frecuentes incluyen: archivos almacenados solo en un dispositivo local y no cargados en OneDrive, tipos de archivo bloqueados por la lista de exclusión de sincronización del inquilino, archivos que se eliminaron y solo están en la papelera de reciclaje de segunda etapa con retención limitada, y archivos cifrados con una herramienta de terceros que SharePoint no puede indexar. Comprender estas causas fundamentales le ayuda a dirigir sus esfuerzos de preparación.
Pasos para preparar los datos de OneDrive para la exportación de eDiscovery
Siga estos pasos para asegurarse de que el contenido de OneDrive se pueda buscar y exportar a través de eDiscovery de Microsoft Purview.
- Verifique que todos los archivos relevantes estén sincronizados en la nube
Abra la configuración de la aplicación de sincronización de OneDrive haciendo clic con el botón derecho en el icono de la nube de OneDrive en la bandeja del sistema y seleccionando Configuración. Vaya a Sincronización y copia de seguridad > Configuración avanzada. En Archivos a petición, asegúrese de que la configuración esté habilitada. Esto hace que todos los archivos sean visibles en línea incluso si no se descargan localmente. Para los archivos marcados como Mantener siempre en este dispositivo, confirme que se han cargado comprobando la carpeta en línea de OneDrive en onedrive.com. - Compruebe y elimine las exclusiones de tipos de archivo
Inicie sesión en el centro de administración de Microsoft 365 en admin.microsoft.com. Vaya a Centro de administración de SharePoint > Directivas > Control de acceso > Aplicaciones que no usan autenticación moderna. Luego navegue a Centro de administración de OneDrive > Sincronización > Restricciones de sincronización. En Bloquear la sincronización de tipos de archivo específicos, revise la lista. Elimine las extensiones de archivo que requiera su caso de eDiscovery. Los tipos bloqueados comunes incluyen .tmp, .log y .iso. Guarde los cambios y permita hasta 24 horas para que la actualización se propague. - Asegúrese de que las retenciones se apliquen correctamente
En el portal de cumplimiento de Microsoft Purview, vaya a Administración del ciclo de vida de los datos > Políticas de retención de Microsoft 365. Verifique que su política de retención incluya las ubicaciones de OneDrive. Si utiliza una retención por litigio, confirme que la retención se aplica al sitio de OneDrive del usuario específico. Una retención evita la eliminación automática pero no bloquea la indexación. Para comprobar el estado de la retención, utilice el caso de eDiscovery y agregue la URL de OneDrive del usuario como origen de datos. - Ejecute una búsqueda de contenido de prueba antes de la exportación
En el portal de cumplimiento de Microsoft Purview, vaya a eDiscovery > Búsqueda de contenido. Cree una nueva búsqueda. En Ubicaciones, elija Ubicaciones específicas y agregue la URL de OneDrive del usuario. El formato de la URL es https://-my.sharepoint.com/personal/ _ _com. Ejecute la búsqueda y revise los resultados. Si faltan archivos, compruebe la sintaxis de la consulta de búsqueda y confirme que el OneDrive del usuario tiene la licencia correcta. - Exporte los resultados de la búsqueda
Después de confirmar que la búsqueda de contenido devuelve los archivos esperados, seleccione la búsqueda y haga clic en Exportar. Elija exportar todos los elementos o solo los archivos únicos. Seleccione el formato de exportación: archivos ZIP comprimidos o archivos individuales. Para exportaciones grandes, utilice la herramienta de exportación de Microsoft 365 para una transferencia más rápida. Una vez completada la exportación, descargue los resultados y verifique que el recuento de archivos coincida con la salida de la búsqueda.
Si aún faltan archivos de OneDrive en los resultados de eDiscovery
Incluso después de la preparación, es posible que algunos archivos no aparezcan en las exportaciones de eDiscovery. Aborde estos escenarios específicos.
Los archivos se almacenan solo en un dispositivo local y nunca se cargaron
Pida al usuario que mueva o copie esos archivos a su carpeta de OneDrive. Después de que los archivos se sincronicen, espere a que el estado de sincronización de OneDrive muestre una marca de verificación verde. Luego, vuelva a ejecutar la búsqueda de contenido. Los archivos que nunca se cargaron no pueden ser detectados por eDiscovery.
Los archivos están en la papelera de reciclaje de OneDrive
eDiscovery no busca en la papelera de reciclaje. Si los archivos se eliminaron recientemente, restáurelos desde la papelera de reciclaje de OneDrive dentro de los 93 días. Después de la restauración, los archivos reaparecen en el OneDrive del usuario y se vuelven searchable. Para los archivos eliminados hace más de 93 días, póngase en contacto con el Soporte técnico de Microsoft para intentar una recuperación de datos.
Los archivos están cifrados o dañados
SharePoint Online no puede indexar archivos que están cifrados con una herramienta que no sea de Microsoft o que están dañados. Pida al usuario que proporcione una copia descifrada del archivo. Cargue la copia en OneDrive y permita que se complete la indexación. Este proceso puede tardar hasta 24 horas.
Archivos a petición vs. Mantener siempre en este dispositivo: impacto en eDiscovery
| Elemento | Archivos a petición | Mantener siempre en este dispositivo |
|---|---|---|
| Descripción | Los archivos aparecen en el Explorador de archivos pero solo se descargan al abrirlos | Los archivos se descargan al almacenamiento local y permanecen sincronizados |
| Capacidad de búsqueda de eDiscovery | Todos los archivos están indexados en la nube y son searchable | Todos los archivos están indexados en la nube y son searchable |
| Riesgo de archivos faltantes | Bajo: los archivos siempre están en línea | Bajo: los archivos siempre están en línea |
| Requisito de almacenamiento local | Mínimo: solo archivos de marcador de posición | Tamaño completo del archivo en el disco |
| Ideal para la preparación de eDiscovery | Recomendado: garantiza que todos los archivos estén disponibles en línea | Aceptable: pero requiere más espacio local |
Ambos modos hacen que los archivos estén disponibles en línea y, por lo tanto, sean searchable. Archivos a petición es la configuración preferida porque garantiza que todos los archivos estén presentes en la nube sin consumir espacio en el disco local. Mantener siempre en este dispositivo puede causar confusión si un archivo se marca como solo sin conexión y no se sincroniza, aunque esto es poco frecuente.
Conclusión
Ahora puede preparar los datos de OneDrive para la exportación de eDiscovery verificando la sincronización en la nube, ajustando las exclusiones de tipos de archivo y aplicando las retenciones correctas. Ejecute una búsqueda de contenido de prueba en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview antes de la exportación oficial para detectar archivos faltantes a tiempo. Para el cumplimiento continuo, habilite el registro de auditoría y considere la posibilidad de utilizar eDiscovery Premium para flujos de trabajo avanzados de procesamiento y revisión.