Ao perguntar algo ao agente do Copilot Studio sobre o conteúdo do SharePoint da sua empresa, você espera obter as informações mais recentes. Em vez disso, o agente retorna respostas de arquivos desatualizados, documentos arquivados ou versões antigas. Isso acontece porque as configurações padrão do agente incluem todos os sites e bibliotecas de documentos do SharePoint sem filtrar por data ou relevância. Este artigo explica por que o agente usa arquivos antigos e fornece uma solução passo a passo para restringir suas fontes de conhecimento apenas ao conteúdo atual.
Principais conclusões: Restringir o agente do Copilot Studio a arquivos atuais do SharePoint
- Copilot Studio > Configurações > IA Generativa > Fontes de dados > SharePoint: Controla quais sites e bibliotecas do SharePoint o agente pode consultar para obter respostas.
- Copilot Studio > Tópicos > Conhecimento > Adicionar conhecimento > SharePoint: Adiciona bibliotecas de documentos ou pastas específicas como fontes de conhecimento explícitas, substituindo a varredura geral do site.
- Centro de administração do Microsoft 365 > SharePoint > Coleção de sites > Configurações de versões: Permite limitar o número de versões principais retidas, reduzindo a chance de o agente encontrar versões antigas.
Por que o agente do Copilot Studio retorna respostas de arquivos antigos do SharePoint
O agente do Copilot Studio usa o Microsoft Graph para pesquisar todos os sites do SharePoint que o usuário autenticado pode acessar. Por padrão, o agente indexa todos os arquivos e todas as versões principais dentro desses sites. Se o seu ambiente do SharePoint contiver anos de documentos acumulados, o agente pode recuperar uma correspondência de um arquivo antigo que atenda melhor à consulta do usuário do que um arquivo mais recente.
A causa raiz é a falta de filtragem baseada em data na configuração padrão do agente. O agente não prioriza automaticamente arquivos por data de modificação ou número de versão. Ele retorna a melhor correspondência semântica de todo o conteúdo disponível, independentemente da idade. Além disso, se você não definiu fontes de conhecimento explícitas nos tópicos do agente, ele recorre a uma varredura ampla de todos os sites do SharePoint que o usuário pode ver.
Como o versionamento do SharePoint contribui para o problema
O versionamento do SharePoint cria uma nova cópia de um arquivo sempre que um usuário salva alterações. O agente pode indexar cada versão principal como um documento separado. Se os limites de versionamento não forem configurados, o agente pode encontrar e retornar conteúdo da versão 1 de um arquivo, ignorando a versão atual. O agente não seleciona automaticamente a versão mais recente, a menos que você configure a fonte de conhecimento para restringir por versão.
Como as permissões do usuário afetam o escopo da pesquisa
O escopo da pesquisa do agente está vinculado às permissões do usuário no SharePoint. Se um usuário tiver acesso de leitura a uma coleção de sites inteira contendo arquivos históricos, o agente incluirá esses arquivos na pesquisa. O agente não consegue distinguir entre os documentos de trabalho atuais do usuário e o conteúdo legado armazenado no mesmo site. Você deve restringir as fontes de dados do agente para excluir sites ou pastas arquivados.
Etapas para restringir o agente a arquivos atuais do SharePoint
Siga estas etapas para configurar seu agente do Copilot Studio para usar apenas arquivos atuais do SharePoint. Você precisa de permissões de colaborador ou administrador no Copilot Studio e permissões de proprietário do site do SharePoint para os sites que deseja incluir.
- Abra seu agente no Copilot Studio
Faça login no Copilot Studio. Selecione o agente que está retornando respostas antigas do SharePoint. Clique na guia Configurações na barra de navegação superior. - Navegue até as configurações de IA Generativa
No painel Configurações, selecione IA Generativa. Esta seção controla como o agente recupera e gera respostas a partir de fontes de dados conectadas. - Configure as fontes de dados do SharePoint
Na seção Fontes de dados, localize SharePoint. Clique em Gerenciar. Você verá uma lista de todos os sites do SharePoint atualmente conectados ao agente. Remova quaisquer sites que contenham conteúdo arquivado ou desatualizado. Para remover um site, clique nos três pontos ao lado do nome do site e selecione Remover. - Adicione apenas sites atuais do SharePoint
Clique em Adicionar fonte de dados e selecione SharePoint. Insira a URL de um site ou coleção de sites específica que contenha apenas arquivos de trabalho atuais. Não adicione a URL raiz do locatário. Repita esta etapa para cada site relevante. O agente agora pesquisará apenas nesses sites. - Restrinja as fontes de conhecimento no nível do tópico
Vá para a guia Tópicos. Selecione o tópico onde o agente retorna respostas antigas. No editor de tópicos, clique no nó Conhecimento. Clique em Adicionar conhecimento e escolha SharePoint. Insira a URL exata de uma biblioteca de documentos ou pasta que contenha arquivos atuais. Isso substitui a pesquisa em nível de site para aquele tópico específico. - Limite a retenção de versões do SharePoint
Abra o Centro de administração do Microsoft 365. Vá para SharePoint > Coleções de sites. Selecione a coleção de sites que contém as fontes de conhecimento do agente. Clique em Configurações > Configurações de versões. Defina Manter o seguinte número de versões principais para um número baixo, como 3. Desmarque Manter rascunhos para o seguinte número de versões principais para evitar que versões de rascunho sejam indexadas. Clique em OK. - Teste o agente com uma consulta de exemplo
Volte ao Copilot Studio e clique em Testar no menu superior. Faça uma pergunta que anteriormente retornava uma resposta antiga. Verifique se o agente agora retorna uma resposta de um arquivo atual. Se ainda retornar conteúdo antigo, repita as etapas 2 a 6 para garantir que nenhum site ou biblioteca desatualizada permaneça conectado.
Se o agente do Copilot Studio ainda retornar respostas antigas do SharePoint
O agente retorna conteúdo de um site que você removeu
Se o agente continuar retornando respostas de um site que você removeu, ele pode estar usando resultados de pesquisa em cache. Limpe o cache do agente indo em Configurações > IA Generativa > Fontes de dados > SharePoint > Gerenciar e clicando em Atualizar. Aguarde 15 minutos para o cache ser reconstruído e teste novamente.
O agente retorna respostas de versões antigas de um arquivo atual
Se o agente retornar conteúdo de uma versão antiga de um arquivo que ainda está em uma biblioteca atual, os limites de versionamento que você definiu podem ainda não ter entrado em vigor. As configurações de versão se aplicam apenas a novos salvamentos. Para remover versões antigas, vá até a biblioteca de documentos do SharePoint, abra o arquivo, clique no comando Histórico de versões e exclua todas as versões, exceto a mais recente. O agente então indexará apenas a versão atual.
O agente ignora fontes de conhecimento no nível do tópico
Se o agente ignorar a biblioteca específica do SharePoint que você adicionou em um tópico, verifique se a URL da biblioteca está correta. A URL deve apontar para a raiz da biblioteca, não para uma subpasta. Além disso, certifique-se de que as fontes de dados de IA Generativa do agente não incluam um site mais amplo que contenha a mesma biblioteca. Quando um site geral e uma biblioteca específica estão conectados, o agente pode usar os resultados do site mais amplo. Remova o site mais amplo e mantenha apenas a biblioteca específica.
Pesquisa padrão do agente do Copilot Studio vs. pesquisa restrita: principais diferenças
| Item | Pesquisa padrão | Pesquisa restrita |
|---|---|---|
| Fontes de dados | Todos os sites do SharePoint que o usuário pode acessar | Apenas sites e bibliotecas adicionados explicitamente em Configurações e Tópicos |
| Tratamento de versões | Indexa todas as versões principais | Indexa apenas a versão mais recente após a aplicação dos limites de versionamento |
| Filtragem por data | Nenhuma — retorna a melhor correspondência semântica independentemente da idade | Filtragem implícita por data ao restringir a bibliotecas atuais com arquivos recentes |
| Atualização de cache | Automática a cada 24 horas | Atualização manual disponível em Configurações > IA Generativa > Fontes de dados |
| Escopo de permissão do usuário | Acesso total de leitura em todo o locatário | Limitado a sites e bibliotecas adicionados como fontes de conhecimento |
Agora você pode configurar seu agente do Copilot Studio para retornar respostas apenas de arquivos atuais do SharePoint, removendo sites desatualizados, definindo limites de versionamento e adicionando bibliotecas específicas como fontes de conhecimento no nível do tópico. Teste o agente com uma consulta que antes falhava. Se o problema persistir, limpe o cache do agente e verifique se nenhuma coleção de sites mais ampla permanece conectada. Para um controle avançado, considere criar agentes separados para diferentes departamentos, cada um com sua própria fonte de dados restrita do SharePoint.