Ao imprimir um documento do Word que contém um Sumário, referências cruzadas ou outros campos, esses campos podem exibir números de página e textos desatualizados. O Word não atualiza automaticamente todos os campos antes da impressão, a menos que você o instrua. Este artigo mostra como configurar o Word para atualizar todos os campos automaticamente cada vez que você imprime, para que seu Sumário e referências estejam sempre de acordo com o conteúdo atual do documento.
Principais Conclusões: Atualizar Campos Antes de Imprimir no Word
- Arquivo > Opções > Exibição > Atualizar campos antes de imprimir: Ativa a atualização automática de campos de Sumário, referências cruzadas e todos os outros ao imprimir
- Ctrl + A e depois F9: Atalho manual para atualizar todos os campos no documento sem alterar a configuração de impressão
- Ctrl + Shift + F11: Bloqueia um campo para que nunca seja atualizado; útil para preservar uma entrada manual de Sumário ou uma referência fixa
Como o Word Lida com Campos e a Necessidade de Atualização Automática
Campos no Word são espaços reservados que exibem conteúdo dinâmico. Um campo de Sumário, por exemplo, lê o texto dos títulos e os números de página do documento e constrói uma lista. Um campo de referência cruzada armazena o marcador ou título de destino e mostra seu número de página ou texto atual. Esses campos não são atualizados automaticamente toda vez que você edita o documento. Eles só são atualizados quando você aciona explicitamente uma atualização ou quando o Word realiza uma atualização em um evento específico, como a impressão.
Por padrão, o Word não atualiza campos antes de imprimir. Isso significa que, se você adicionar novos títulos, mover seções ou alterar quebras de página após a última atualização de campo, seu Sumário e referências impressos estarão incorretos. A configuração para atualizar campos antes de imprimir é uma única caixa de seleção nas Opções do Word. Quando ativada, o Word atualiza todos os campos no documento imediatamente antes de executar o trabalho de impressão. Isso inclui campos de Sumário, campos de referência cruzada, campos de índice e quaisquer campos personalizados ou fórmulas.
Quais Campos São Afetados
A configuração de atualização automática se aplica a todos os tipos de campo que suportam atualização dinâmica. Os mais comuns são:
- Campos de Sumário (TOC) — atualizam números de página e texto dos títulos
- Campos de Índice de Ilustrações (TOF) — atualizam números de legenda e números de página
- Campos de referência cruzada — atualizam números de página, números de títulos e texto de marcadores
- Campos de índice — atualizam referências de página
- Campos de Citação e Bibliografia — atualizam a formatação de citações e entradas bibliográficas
- Campos de número de página — atualizam o número da página atual em cabeçalhos, rodapés ou no corpo do documento
Passos para Ativar a Atualização Automática de Todos os Campos Antes de Imprimir
- Abra as Opções do Word
Clique na guia Arquivo na Faixa de Opções e, em seguida, clique em Opções na parte inferior do painel de navegação esquerdo. A caixa de diálogo Opções do Word é aberta. - Vá para a categoria Exibição
Na caixa de diálogo Opções do Word, clique em Exibição na barra lateral esquerda. Esta seção controla o que aparece na tela e na impressão. - Ative a caixa de seleção de atualização de campos
Na seção Opções de impressão, marque a caixa Atualizar campos antes de imprimir. Isso instrui o Word a atualizar todos os campos no documento imediatamente antes de enviar o trabalho de impressão. - Opcionalmente, atualize dados vinculados antes de imprimir
Se seu documento contiver dados vinculados do Excel ou outras fontes, marque também Atualizar dados vinculados antes de imprimir logo abaixo da opção de campos. Isso garante que gráficos, tabelas e outros objetos OLE exibam os dados mais recentes. - Clique em OK para salvar a configuração
Clique em OK na parte inferior da caixa de diálogo Opções do Word. A configuração entra em vigor imediatamente para o documento atual e todos os documentos futuros.
Após ativar esta opção, toda vez que você pressionar Ctrl+P ou clicar em Arquivo > Imprimir, o Word atualizará todos os campos antes de mostrar a visualização de impressão ou enviar o documento para a impressora. O processo de atualização pode levar alguns segundos em documentos grandes com muitos campos.
Como Atualizar Manualmente Todos os Campos Sem Imprimir
Se você quiser atualizar campos sem imprimir, use o atalho de teclado:
- Selecione o documento inteiro
Pressione Ctrl+A para selecionar todo o conteúdo do documento. - Atualize todos os campos
Pressione F9. O Word atualiza todos os campos selecionados. Se você quiser atualizar apenas um campo específico, clique dentro desse campo e pressione F9.
Se os Campos Ainda Não Atualizarem Antes de Imprimir
O Word Imprime Sem Atualizar Campos Mesmo com a Configuração Ativada
Isso pode acontecer se o documento contiver campos bloqueados. Um campo bloqueado exibe seu valor atual e ignora comandos de atualização. Para verificar e desbloquear um campo:
- Selecione o campo
Clique dentro do campo ou selecione todo o conteúdo do campo. - Desbloqueie o campo
Pressione Ctrl+Shift+F11. Isso desbloqueia o campo e permite que ele seja atualizado. - Atualize o campo
Pressione F9 para atualizá-lo imediatamente.
Um Sumário Mostra Números de Página Antigos Após a Impressão
Se o Sumário ainda exibir números de página incorretos após a impressão, o documento pode ter sido modificado após a última atualização do Sumário e a configuração de atualização automática pode não ter sido aplicada corretamente. Verifique a configuração acessando Arquivo > Opções > Exibição e confirmando se Atualizar campos antes de imprimir está marcado. Em seguida, imprima novamente. Se o problema persistir, atualize manualmente o Sumário clicando dentro dele e pressionando F9, depois escolha Atualizar apenas números de página ou Atualizar tabela inteira.
Referências Cruzadas Mostram o Mesmo Número de Página em Vários Locais
Isso geralmente ocorre quando o campo de referência cruzada aponta para um marcador que foi movido ou excluído. O Word pode não detectar a alteração durante a atualização automática. Para corrigir, exclua a referência cruzada antiga e insira uma nova usando Inserir > Referência cruzada. Certifique-se de que o título ou marcador de destino exista no documento.
Atualização Automática de Campos Antes de Imprimir vs. Atualização Manual
| Item | Atualização Automática Antes de Imprimir | Atualização Manual (Ctrl+A + F9) |
|---|---|---|
| Gatilho | Comando de impressão (Ctrl+P ou Arquivo > Imprimir) | Usuário pressiona F9 após selecionar conteúdo |
| Escopo | Todos os campos no documento | Apenas campos selecionados ou o documento inteiro se Ctrl+A for usado |
| Custo de tempo | Adiciona alguns segundos antes da visualização de impressão aparecer | Instantâneo, mas requer ação manual |
| Campos bloqueados | Campos bloqueados são ignorados e não atualizados | Campos bloqueados são ignorados a menos que desbloqueados primeiro |
| Dados vinculados | Também pode atualizar dados vinculados se a opção separada estiver marcada | Dados vinculados não são atualizados por F9; é necessário usar Editar Links |
Agora você sabe como ativar a atualização automática de campos antes de imprimir no Word. Use a opção Atualizar campos antes de imprimir nas Opções do Word para garantir que seu Sumário, referências cruzadas e todos os outros campos reflitam o conteúdo mais recente. Para uma verificação rápida antes de compartilhar um documento eletronicamente, pressione Ctrl+A e depois F9 para atualizar os campos manualmente. Para evitar que um campo específico mude, bloqueie-o com Ctrl+Shift+F11.