Ao definir uma política de retenção no Microsoft 365 Purview, você espera que ela se aplique a todas as interações do Copilot, incluindo o histórico de chat. No entanto, muitos administradores relatam que a política não afeta os chats do Copilot no Microsoft Teams ou no painel do Copilot. Isso acontece porque os dados de chat do Copilot são armazenados em uma pasta de caixa de correio oculta separada que as políticas de retenção padrão não cobrem por padrão. Este artigo explica por que a política de retenção não atinge os chats do Copilot e fornece as etapas específicas para configurar uma política que atinja o local de dados correto.
Principais Conclusões: Corrigindo a Política de Retenção de Chat do Copilot
- Portal de conformidade do Microsoft Purview > Gerenciamento do Ciclo de Vida de Dados > Microsoft 365 > Interações do Copilot: O único local que armazena dados de chat do Copilot para direcionamento da política de retenção.
- Escopo da política de retenção > Incluir locais específicos > Interações do Copilot: Deve ser selecionado explicitamente; o escopo padrão de “Caixas de correio do Exchange” não se aplica.
- Cmdlet do PowerShell Get-RetentionCompliancePolicy | fl Name, ExchangeLocation: Use para verificar se a política inclui o local de interações do Copilot.
Por que as Políticas de Retenção Não Cobrem os Chats do Copilot por Padrão
Os dados de chat do Microsoft 365 Copilot são armazenados em uma pasta de caixa de correio do sistema oculta chamada “Interações do Copilot” dentro da caixa de correio do Exchange Online de cada usuário. Esta pasta é separada das pastas padrão de Caixa de Entrada, Itens Enviados e Itens Excluídos que as políticas de retenção tradicionais visam. Ao criar uma política de retenção no portal de conformidade do Microsoft Purview e selecionar “Caixas de correio do Exchange” como local, a política se aplica apenas às pastas de caixa de correio padrão. Ela não inclui a pasta de interações do Copilot, a menos que você a configure explicitamente.
A pasta de interações do Copilot contém todas as sessões de chat que o usuário inicia através do Copilot no Microsoft Teams, no painel do Copilot nos aplicativos do Microsoft 365 e em copilot.microsoft.com. Cada chat é armazenado como um item de mensagem dentro desta pasta. Como a pasta está oculta da lista de pastas do Outlook do usuário, os administradores muitas vezes a ignoram ao configurar políticas de retenção.
Outra causa comum é o uso de escopos adaptáveis ou escopos estáticos que não incluem o local de interações do Copilot. A política de retenção deve ser configurada com um escopo que inclua explicitamente “Interações do Copilot” como um local. Se você usar uma política que se aplica a todas as caixas de correio do Exchange sem especificar o sublocal de interações do Copilot, a política não processará os dados de chat.
Etapas para Configurar uma Política de Retenção que se Aplica aos Chats do Copilot
Siga estas etapas para criar ou modificar uma política de retenção para incluir dados de chat do Copilot. Você precisa de pelo menos a função de Administrador de Conformidade no Microsoft 365 para realizar essas ações.
- Abra o portal de conformidade do Microsoft Purview
Vá para https://compliance.microsoft.com e faça login com sua conta de administrador. Na navegação à esquerda, expanda Gerenciamento do Ciclo de Vida de Dados e selecione Microsoft 365. - Localize sua política de retenção existente ou crie uma nova
Se você já tem uma política de retenção que deve cobrir chats, clique no nome da política para editá-la. Se precisar de uma nova política, clique em + Nova política de retenção e siga o assistente até chegar à página Escolher locais. - Selecione o local de interações do Copilot
Na página Escolher locais, alterne Email do Exchange para Ativado. Em seguida, clique em Editar abaixo do local de email do Exchange. No painel Locais do Exchange que abrir, role para baixo e marque a caixa ao lado de Interações do Copilot. Esta opção aparece apenas quando o local de email do Exchange está ativado. - Confirme o escopo e a atribuição de usuário
Se você usar um escopo adaptável, certifique-se de que o escopo inclua os usuários cujos chats do Copilot você deseja reter. Para escopos estáticos, você pode escolher Todos os usuários ou selecionar usuários específicos. Clique em Avançar para continuar o assistente. - Defina a ação e o período de retenção
Na página Decidir o que você deseja fazer, selecione a ação de retenção, como Reter itens por um período específico ou Reter itens e depois excluí-los automaticamente. Defina a duração em dias, meses ou anos. Clique em Avançar. - Revise e envie a política
Revise as configurações da política na página de resumo. Confirme que Interações do Copilot aparece sob o local Email do Exchange. Clique em Enviar para aplicar a política.
Após o envio, a política pode levar até 24 horas para ser totalmente aplicada a todos os dados de chat do Copilot existentes. Novos itens de chat criados após a política estar ativa serão processados imediatamente.
Se a Política de Retenção Ainda Não se Aplicar aos Chats do Copilot
O local de interações do Copilot está ausente da política
Se você concluiu o assistente, mas o local de interações do Copilot não está listado no resumo da política, provavelmente perdeu a etapa 3. A caixa de seleção de interações do Copilot está aninhada sob o local de email do Exchange e não fica visível até que você clique em Editar nesse local. Reabra a política e verifique se o local está selecionado.
A política se aplica a emails padrão, mas não aos dados de chat na pasta oculta
Isso ocorre quando a política atinge apenas a caixa de correio em si, sem a subpasta oculta. Use o Exchange Online PowerShell para confirmar a configuração da política. Execute o seguinte comando:
Get-RetentionCompliancePolicy -Identity "Nome da Sua Política" | fl Name, ExchangeLocation, ExchangeLocationException
Se a saída não mostrar CopilotInteractions no campo ExchangeLocation, a política não está configurada para dados de chat. Edite a política e selecione novamente o local de interações do Copilot.
A política de retenção funciona para novos chats, mas não para o histórico de chat existente
As políticas de retenção se aplicam a novos itens assim que a política é ativada. Para itens existentes armazenados na pasta de interações do Copilot antes da criação da política, a política pode levar até sete dias para processar. Esse atraso é proposital. Se após sete dias os chats antigos ainda não forem afetados, verifique o escopo da política para garantir que inclua o intervalo de datas dos chats antigos. Uma política com um intervalo de datas personalizado que exclui datas passadas não reterá nem excluirá itens mais antigos.
A caixa de correio do usuário está excluída por uma regra de escopo adaptável
Se você usar escopos adaptáveis baseados em atributos como departamento ou país, verifique se os atributos do usuário correspondem à consulta do escopo. Uma incompatibilidade exclui toda a caixa de correio do usuário, incluindo a pasta de interações do Copilot. Use a ferramenta Pesquisa de Conteúdo no Purview para testar se a política se aplica aos chats do Copilot de um usuário específico.
Política de Retenção para Email Padrão vs Chats do Copilot: Principais Diferenças
| Item | Política de retenção para email padrão | Política de retenção para chats do Copilot |
|---|---|---|
| Local de armazenamento | Caixa de Entrada, Itens Enviados, Itens Excluídos e outras pastas de caixa de correio visíveis | Pasta oculta “Interações do Copilot” dentro da caixa de correio do Exchange do usuário |
| Comportamento padrão da política | Aplica-se automaticamente ao selecionar caixas de correio do Exchange como local | Não se aplica a menos que você selecione explicitamente o sublocal de interações do Copilot |
| Caminho de criação da política no Purview | Gerenciamento do Ciclo de Vida de Dados > Microsoft 365 > Email do Exchange | Gerenciamento do Ciclo de Vida de Dados > Microsoft 365 > Email do Exchange > Editar > Interações do Copilot |
| Tempo para aplicar a itens existentes | Até 7 dias | Até 7 dias |
| Método de verificação | Pesquisa de Conteúdo ou Get-RetentionCompliancePolicy | Get-RetentionCompliancePolicy e verificar CopilotInteractions em ExchangeLocation |
Agora você pode configurar uma política de retenção do Microsoft 365 que atinja corretamente os dados de chat do Copilot selecionando o local de interações do Copilot no portal de conformidade do Purview. Após aplicar a política, verifique sua aplicação usando o cmdlet Get-RetentionCompliancePolicy do PowerShell. Para cenários avançados, considere usar uma política de retenção separada dedicada exclusivamente às interações do Copilot para simplificar o gerenciamento e a auditoria.