Como Verificar se o Copilot Respeita as Políticas de Retenção

Os administradores do Microsoft 365 precisam verificar se o Copilot não exibe dados que deveriam ser excluídos ou retidos por uma política de retenção. O Copilot gera respostas baseando-se nos dados do Microsoft Graph, que incluem e-mails, documentos e mensagens de chat. Se uma política de retenção estiver mal configurada ou o Copilot a ignorar, dados confidenciais expirados podem aparecer nas respostas. Este artigo explica como confirmar que o Copilot respeita as retenções e os cronogramas de exclusão.

Como as Políticas de Retenção Interagem com a Fundamentação do Copilot

O Copilot não possui armazenamento próprio separado para conteúdo do usuário. Ele recupera dados do Microsoft Graph, que exibe informações de caixas de correio do Exchange Online, sites do SharePoint Online, contas do OneDrive for Business e chats do Microsoft Teams. As políticas de retenção no Microsoft Purview controlam por quanto tempo esses dados existem antes de serem excluídos permanentemente ou preservados sob uma retenção legal.

Quando uma política de retenção marca um item para exclusão, ele é movido para a biblioteca de retenção do Purview ou é removido permanentemente após o período de retenção. O Copilot não pode acessar itens que foram excluídos permanentemente. Itens sob retenção permanecem visíveis para o Copilot apenas se o usuário que faz a pergunta tiver permissões para visualizá-los. O ponto principal é que o Copilot respeita os controles de acesso e o estado do ciclo de vida dos dados subjacentes. Se os dados desapareceram, o Copilot não pode retorná-los.

Rótulos de Retenção vs Políticas de Retenção

Uma política de retenção aplica regras a um local inteiro, como todas as caixas de correio de um departamento. Um rótulo de retenção é aplicado manual ou automaticamente a itens individuais. Ambos os tipos impedem a exclusão permanente de conteúdo que deve ser mantido. O Copilot trata ambos de forma idêntica: se um item está sob retenção e o usuário tem acesso, o Copilot pode retorná-lo. Se o item atingiu a data de exclusão e foi removido permanentemente, o Copilot não retorna nada.

Passos para Verificar se o Copilot Respeita as Políticas de Retenção

Siga estas etapas para criar um ambiente de teste controlado e confirmar que o Copilot para de exibir conteúdo após uma política de retenção excluí-lo.

1. Crie um documento de teste com conteúdo exclusivo
   Abra o Word Online no seu locatário e crie um documento contendo uma frase distinta, como “Orçamento do Projeto X Q3 final aprovado”. Salve o documento em um site do SharePoint ou pasta do OneDrive que você controla. Anote a frase exata para consultas posteriores.
2. Aplique um rótulo de retenção com curto período de exclusão
   Acesse o portal de conformidade do Microsoft Purview em compliance.microsoft.com. Selecione Gerenciamento do ciclo de vida dos dados > Rótulos de retenção e crie um novo rótulo. Defina o período de retenção como 1 dia e escolha Excluir itens automaticamente. Publique o rótulo no site do SharePoint ou local do OneDrive onde seu documento de teste reside. Aplique o rótulo ao documento de teste manualmente ou por meio de rotulagem automática.
3. Pergunte ao Copilot sobre o documento imediatamente
   Abra o Copilot no Microsoft Teams ou em copilot.microsoft.com enquanto estiver conectado com a mesma conta. Digite uma pergunta que inclua a frase exclusiva, por exemplo: “Mostre-me o documento Orçamento do Projeto X Q3 final aprovado.” Confirme que o Copilot retorna o documento e seu conteúdo.
4. Aguarde o período de retenção expirar
   Após 24 horas, a política de retenção deve excluir o documento. Você pode acelerar o processo excluindo manualmente o documento da lixeira do SharePoint após a aplicação do rótulo. A política de retenção removerá permanentemente o item da biblioteca de retenção.
5. Pergunte ao Copilot a mesma pergunta novamente
   Após o período de exclusão, repita a mesma consulta no Copilot. O Copilot não deve retornar resultados para esse documento. Se ele retornar o documento, a política de retenção não está sendo aplicada corretamente ou o item ainda está na biblioteca de retenção.
6. Verifique se o item desapareceu da pesquisa
   Use a pesquisa do SharePoint ou o Outlook na web para procurar a frase exclusiva. Se o item aparecer na pesquisa, o Copilot também pode retorná-lo. Verifique a configuração da política de retenção e certifique-se de que o rótulo está definido para excluir, não apenas reter.

Se o Copilot Ainda Retornar Conteúdo Excluído

Às vezes, o Copilot pode parecer retornar conteúdo que deveria ter sido excluído. Isso geralmente acontece por um de três motivos: o item ainda está em uma biblioteca de retenção, o rótulo de retenção foi aplicado incorretamente ou o item existe em outro local não coberto pela política.

Copilot Retorna Conteúdo que Deveria Estar sob Retenção

Se você aplicou um rótulo de retenção que preserva o conteúdo em vez de excluí-lo, o Copilot ainda retornará esse conteúdo. As retenções mantêm os itens acessíveis a usuários autorizados. Para impedir que o Copilot retorne conteúdo retido, você deve remover as permissões do usuário ou usar um rótulo diferente que exclua o item. Alternativamente, você pode aplicar um rótulo de sensibilidade que restrinja o acesso por meio do Microsoft Purview Information Protection.

Copilot Retorna Conteúdo de Outros Locais

Um usuário pode perguntar sobre um tópico que existe em vários documentos. Mesmo que uma cópia seja excluída por uma política de retenção, o Copilot pode retornar outra cópia de uma caixa de correio ou site diferente. Para remover completamente o conteúdo do Copilot, você deve garantir que todas as cópias sejam cobertas pela mesma política de retenção ou sejam excluídas. Use o mapa de dados do Microsoft Purview para identificar todos os locais onde o conteúdo reside.

Copilot Retorna Conteúdo de uma Biblioteca de Retenção

Quando uma política de retenção é aplicada, o item é movido para a biblioteca de retenção antes da exclusão. Durante o período de retenção, o item ainda está acessível. Somente após o término do período de retenção e a remoção permanente do item da biblioteca de retenção é que o Copilot para de retorná-lo. Verifique a Biblioteca de retenção nas configurações do site do SharePoint para ver se o item ainda está presente.

Comportamento da Política de Retenção vs Fundamentação do Copilot: Principais Diferenças

Item	Política de Retenção Aplicada	Comportamento do Copilot
Item sob retenção	Preservado, mas não excluído	Retorna conteúdo se o usuário tiver acesso
Item excluído pela política de retenção	Removido permanentemente	Não retorna conteúdo
Item na biblioteca de retenção	Aguardando exclusão	Retorna conteúdo se o usuário tiver acesso
Item excluído manualmente antes da aplicação do rótulo de retenção	Não coberto pela política	Não retorna conteúdo se excluído permanentemente
Item com rótulo de retenção definido para excluir após 30 dias	Excluído após 30 dias	Retorna conteúdo por 30 dias, depois para

O Copilot não tem isenção especial das políticas de retenção. Ele respeita o estado do ciclo de vida dos dados gerenciados pelo Microsoft Purview. A única maneira de o Copilot retornar conteúdo que deveria ser excluído é se o conteúdo ainda existir em algum lugar do locatário e o usuário tiver permissões para vê-lo. Os administradores devem auditar regularmente a aplicação da política de retenção usando o portal de conformidade do Purview e testar com consultas controladas para garantir que o Copilot se comporte conforme o esperado.