Você está migrando do Outlook clássico para o novo Outlook para Windows e precisa substituir seus antigos modelos de e-mail por um método de escrita mais rápido. O Outlook clássico permitia criar modelos de texto reutilizáveis para respostas e mensagens comuns. O novo Outlook remove esse sistema de modelos e oferece o Microsoft Copilot Drafting, um assistente de escrita com IA. Este artigo explica como o Copilot Drafting funciona, como configurá-lo e usá-lo para redigir e-mails sem modelos.
Principais conclusões: Usar o Copilot Drafting em vez de modelos clássicos
- Novo Outlook > Novo e-mail > Botão Copilot: Abre o painel de redação com IA, onde você pode gerar conteúdo de e-mail a partir de um prompt curto.
- Copilot > Rascunho com Copilot > Opções de tom e tamanho: Ajusta a saída da IA para corresponder ao seu estilo preferido, como Profissional ou Casual e Curto ou Longo.
- Outlook clássico > Quick Parts ou AutoText: Esses recursos de modelo não existem no novo Outlook; o Copilot Drafting os substitui por texto gerado por IA.
O que o Copilot Drafting substitui no Outlook clássico
No Outlook clássico, você podia criar modelos reutilizáveis usando Quick Parts, AutoText ou o recurso Modelos em Arquivo > Opções > E-mail > Assinaturas e Papelaria. Esses modelos armazenavam blocos de texto que você podia inserir em qualquer e-mail com alguns cliques. O novo Outlook para Windows remove completamente Quick Parts, AutoText e a caixa de diálogo clássica de Papelaria e Modelos. Em vez disso, o Microsoft Copilot Drafting fornece um assistente de escrita com IA que gera conteúdo de e-mail sob demanda. Você digita um prompt curto descrevendo o que precisa, e o Copilot escreve um rascunho com base no seu prompt, no contexto da conversa e no tom e tamanho selecionados.
O Copilot Drafting requer uma licença ativa do Microsoft 365 Copilot atribuída à sua conta de usuário. Ele funciona no novo Outlook para Windows, no Outlook na web e nos aplicativos móveis do Outlook. Se sua organização usa o Outlook clássico com modelos, você precisa migrar para o novo Outlook e habilitar o Copilot para usar este recurso. A IA não armazena modelos reutilizáveis. Cada rascunho é gerado do zero para o e-mail atual, o que significa que você não pode salvar um “modelo” no sentido clássico. No entanto, você pode reutilizar um prompt copiando-o em um novo e-mail.
Pré-requisitos para o Copilot Drafting no novo Outlook
Antes de usar o Copilot Drafting, verifique estes requisitos:
- Você tem uma assinatura do Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, E3 ou E5.
- Seu locatário tem o licenciamento complementar do Microsoft Copilot atribuído à sua conta de usuário.
- Você está usando o novo Outlook para Windows versão 1.2023.4 ou posterior, ou o Outlook na web.
- Sua organização habilitou o Copilot no centro de administração do Microsoft 365 em Configurações > Configurações da organização > Microsoft Copilot.
- Você está conectado com sua conta corporativa ou de estudante que possui a licença do Copilot.
Como usar o Copilot Drafting para substituir modelos
As etapas a seguir mostram como redigir um e-mail usando o Copilot no novo Outlook. Este processo substitui o fluxo de trabalho clássico de inserção de modelos.
- Abra uma nova mensagem de e-mail
No novo Outlook, clique em Novo e-mail na faixa de opções ou pressione Ctrl+N. A janela de composição é aberta. - Clique no botão Copilot na faixa de opções
Na janela de composição, localize o ícone do Copilot na barra de ferramentas superior. Ele parece um pequeno brilho ou forma de diamante. Clique para abrir o painel de redação do Copilot. - Insira um prompt descrevendo o e-mail que você precisa
No painel do Copilot, digite uma descrição curta do conteúdo do e-mail. Por exemplo, digite “Escreva um e-mail profissional para um cliente confirmando uma reunião na próxima terça-feira às 14h”. Seja específico sobre o destinatário, assunto e detalhes importantes. - Selecione o tom e o tamanho
Abaixo da caixa de prompt, clique no menu suspenso Tom e escolha Profissional, Casual ou Formal. Clique no menu suspenso Tamanho e escolha Curto, Médio ou Longo. Essas configurações ajustam a saída da IA para corresponder ao seu público e propósito. - Clique em Gerar
Clique no botão Gerar. O Copilot cria um rascunho e o exibe na janela de composição. Revise o texto gerado para verificar precisão e integridade. - Edite o rascunho conforme necessário
Faça edições manuais diretamente na janela de composição. O Copilot não substitui sua capacidade de edição. Adicione nomes de destinatários, datas específicas ou anexos após o rascunho ser inserido. - Envie o e-mail
Quando o e-mail estiver pronto, clique em Enviar. O Copilot não envia o e-mail automaticamente. Você deve clicar em Enviar manualmente.
Se precisar reutilizar um e-mail semelhante mais tarde, copie o prompt que você usou e cole-o no painel do Copilot para uma nova mensagem. Este método serve como substituto para armazenar um modelo clássico. Você também pode salvar prompts em um arquivo de texto ou no OneNote para acesso rápido.
Limitações comuns e o que evitar
O Copilot Drafting não insere blocos pré-escritos como os modelos faziam
Os modelos do Outlook clássico permitiam armazenar texto exato que nunca mudava. O Copilot Drafting gera um novo texto a cada vez com base no seu prompt. Se você precisa de texto idêntico para cada e-mail, como um aviso legal ou saudação padrão, não pode confiar no Copilot. Em vez disso, crie uma assinatura em Arquivo > Opções > E-mail > Assinaturas que inclua o texto estático necessário. As assinaturas permanecem disponíveis no novo Outlook e podem incluir várias linhas e formatação.
O Copilot Drafting requer conexão com a internet
O mecanismo de IA é executado na nuvem da Microsoft. Se você estiver offline, o Copilot Drafting não funciona. Os modelos clássicos armazenados localmente no seu dispositivo funcionavam sem acesso à internet. Para cenários offline, mantenha um arquivo de texto local ou uma página do OneNote com o texto de e-mail mais comum que você pode copiar e colar manualmente.
O Copilot pode gerar conteúdo impreciso ou inadequado
O texto gerado por IA pode conter erros, informações desatualizadas ou linguagem que não corresponde às políticas da sua empresa. Sempre revise cada rascunho antes de enviar. Não presuma que a saída da IA está correta. Se você estiver redigindo um e-mail confidencial, escreva-o manualmente ou use um modelo verificado da sua equipe jurídica.
Você não pode compartilhar prompts do Copilot em toda a equipe como modelos compartilhados
O Outlook clássico permitia compartilhar arquivos de modelo (.oft) em toda a organização por meio de uma unidade de rede ou SharePoint. O Copilot Drafting não oferece uma biblioteca de prompts compartilhada. Cada usuário deve criar seus próprios prompts. Para padronizar respostas de e-mail comuns, sua equipe pode concordar com um conjunto de prompts e armazená-los em um documento compartilhado. Cada usuário então copia o texto do prompt em seu painel do Copilot.
Modelos do Outlook clássico vs. Copilot Drafting do novo Outlook: Principais diferenças
| Item | Modelos do Outlook clássico | Copilot Drafting do novo Outlook |
|---|---|---|
| Como o conteúdo é criado | O usuário escreve e salva o texto exato em um arquivo .oft | A IA gera texto a partir de um prompt do usuário |
| Reutilização | Insere o mesmo texto repetidamente sem alterações | Gera novo texto a cada vez; o prompt pode ser reutilizado, mas a saída varia |
| Acesso offline | Sim, os modelos são armazenados localmente | Não, requer conexão com a internet |
| Compartilhamento com a equipe | Compartilha arquivos .oft via rede ou e-mail | Compartilha apenas o texto do prompt; não há biblioteca de prompts compartilhada |
| Edição após inserção | O texto do modelo é inserido como texto simples ou formatado; o usuário edita livremente | O rascunho gerado é inserido como texto; o usuário edita livremente |
| Requisito de licença | Licença padrão do Outlook | Licença complementar do Microsoft 365 Copilot necessária |
O Copilot Drafting oferece uma alternativa moderna aos modelos clássicos, gerando conteúdo sob demanda. Funciona melhor para e-mails que exigem conteúdo exclusivo a cada vez, como respostas a consultas de clientes ou atualizações internas. Para blocos de texto repetitivos e idênticos, use uma assinatura ou um arquivo de texto local. A transição de modelos clássicos para o Copilot Drafting exige uma mudança no fluxo de trabalho: de selecionar um arquivo salvo para escrever um prompt curto. Com a prática, você pode criar e-mails mais rápido do que pesquisando em uma lista de modelos.