A sincronização de bibliotecas de documentos do SharePoint permite que os usuários acessem arquivos pelo Explorador de Arquivos sem alternar para o navegador. Mas se você ativar a sincronização sem preparação, os usuários frequentemente veem erros de sincronização, atalhos quebrados ou arquivos ausentes. A principal causa é a estrutura da biblioteca e o comprimento do caminho do arquivo que excedem os limites do Windows. Este artigo fornece uma lista de verificação prática para preparar sua biblioteca antes de ativar a sincronização, garantindo que o processo funcione para todos.
Principais Conclusões: Lista de Verificação para Preparação da Biblioteca
- Limite a profundidade das pastas a 5 níveis: Evita erros de comprimento do caminho do arquivo que impedem a conclusão da sincronização.
- Mantenha os nomes de arquivo com menos de 100 caracteres: Evita falhas de sincronização causadas pelos limites de comprimento de caminho do Windows.
- Remova caracteres não suportados dos nomes de arquivo: Caracteres como : ” ? < > | causam falha silenciosa na sincronização.
- Defina o tamanho da biblioteca abaixo de 300.000 itens: Bibliotecas grandes tornam a sincronização lenta e podem exceder o limite do aplicativo de sincronização do OneDrive.
- Verifique as permissões dos usuários: Os usuários precisam de pelo menos permissão de Leitura para sincronizar; Contribuição é necessária para fazer upload de arquivos.
Por que a Estrutura da Biblioteca Causa Problemas de Sincronização
A sincronização do SharePoint usa o aplicativo de sincronização do OneDrive no Windows e Mac. O aplicativo baixa os arquivos para a unidade local do usuário e mantém as alterações sincronizadas. Mas o aplicativo de sincronização tem limites técnicos que a biblioteca deve respeitar.
A principal restrição é o limite de caminho de arquivo do Windows de 400 caracteres. Quando um arquivo é sincronizado, seu caminho completo inclui o caminho da pasta de sincronização local mais a estrutura de pastas do SharePoint e o nome do arquivo. Se esse caminho combinado exceder 400 caracteres, o arquivo falha ao sincronizar. Os usuários veem um erro de círculo vermelho no Explorador de Arquivos.
Outra restrição é o número total de itens na biblioteca. O aplicativo de sincronização do OneDrive pode lidar com até 300.000 arquivos em todas as bibliotecas sincronizadas. Se uma única biblioteca tiver mais de 300.000 itens, o aplicativo de sincronização pode parar de processar novas alterações ou mostrar “Processando alterações” indefinidamente.
Os caracteres nos nomes de arquivo também importam. O Windows proíbe estes caracteres em nomes de arquivo: : ” ? < > |. O SharePoint permite esses caracteres na visualização do navegador, mas o aplicativo de sincronização não pode criar arquivos com esses caracteres localmente. O aplicativo de sincronização ignora esses arquivos sem avisar o usuário.
Por fim, as permissões do usuário afetam a sincronização. A sincronização funciona apenas se o usuário tiver pelo menos permissão de Leitura na biblioteca. Se as permissões mudarem após a ativação da sincronização, o usuário pode ver arquivos desatualizados ou receber erros de acesso negado.
Lista de Verificação para Preparar Sua Biblioteca do SharePoint para Sincronização
Siga estas etapas em ordem antes de ativar a sincronização para qualquer biblioteca de documentos. Cada etapa aborda um dos pontos comuns de falha descritos acima.
- Verifique a profundidade das pastas e o comprimento do caminho do arquivo
Abra a biblioteca no SharePoint. Navegue até a subpasta mais profunda. Anote a estrutura de pastas. O caminho total da raiz da biblioteca até o arquivo mais profundo não deve exceder 5 níveis. Se exceder, reestruture as pastas para reduzir a profundidade. Use o centro de administração do SharePoint > Sites ativos > selecione seu site > Bibliotecas de documentos para visualizar o comprimento do caminho da biblioteca para todos os itens. - Renomeie arquivos com nomes longos
Use SharePoint > Configurações da biblioteca > Mais configurações da biblioteca > Configurações de exibição por local para classificar arquivos por comprimento do nome. Como alternativa, exporte o conteúdo da biblioteca para o Excel e use a função LEN nos nomes de arquivo. Renomeie qualquer arquivo que exceda 100 caracteres. Um máximo seguro é 80 caracteres para deixar espaço para o prefixo da pasta de sincronização local. - Remova caracteres não suportados de nomes de arquivo e pasta
Use SharePoint > Configurações da biblioteca > Mais configurações da biblioteca > Gerenciar arquivos sem versão check-in para localizar arquivos com caracteres inválidos. Os caracteres a serem removidos são : ” ? < > |. Use a função renomear do navegador para substituir ou remover esses caracteres. Faça isso também para nomes de pasta. - Reduza a contagem de itens da biblioteca para abaixo de 300.000
Verifique a contagem de itens em SharePoint > Configurações da biblioteca > Mais configurações da biblioteca > Número total de itens. Se a contagem exceder 200.000, planeje arquivar arquivos antigos. Crie uma biblioteca separada chamada “Arquivo Morto” e mova arquivos com mais de 12 meses para lá. Use SharePoint > Configurações da biblioteca > Configurações de política de gerenciamento de informações para automatizar o arquivamento de arquivos. - Verifique as permissões dos usuários para a biblioteca
No SharePoint, selecione a biblioteca > Configurações da biblioteca > Permissões para esta biblioteca de documentos. Certifique-se de que todos os usuários que precisam de sincronização tenham pelo menos permissão de Leitura. Para usuários que precisam fazer upload de arquivos, atribua permissão de Contribuição. Use o centro de administração do SharePoint > Sites ativos > selecione seu site > Permissões do site para verificar as associações de grupo. - Ative o controle de versão e defina uma política de retenção
Em SharePoint > Configurações da biblioteca > Configurações de controle de versão, ative o controle de versão principal com um limite de 100 versões. Isso evita o inchaço de armazenamento que torna a sincronização lenta. Defina também uma política de retenção por meio do portal de conformidade do Microsoft Purview > Políticas > Retenção para excluir automaticamente arquivos após um período definido. - Teste a sincronização com um pequeno grupo de usuários
Crie uma biblioteca de teste com 50 arquivos. Peça a 2-3 usuários para sincronizá-la usando o aplicativo de sincronização do OneDrive. Monitore erros no ícone de sincronização do OneDrive > Ver problemas de sincronização. Corrija quaisquer problemas antes de ativar a sincronização para a biblioteca completa.
O que Fazer se a Sincronização Ainda Tiver Problemas Após a Preparação
O aplicativo de sincronização do OneDrive mostra “Processando alterações” por mais de 24 horas
Isso geralmente significa que a biblioteca tem mais de 300.000 itens ou há conflitos de nomes de arquivo. Abra Configurações do OneDrive > Conta > Escolher pastas e pare de sincronizar a biblioteca. Em seguida, ressincronize apenas as pastas de nível superior que os usuários precisam. Como alternativa, crie várias bibliotecas menores e sincronize cada uma separadamente.
Os usuários veem o erro “Acesso negado” ao tentar sincronizar
O usuário perdeu a permissão de Leitura da biblioteca. Verifique SharePoint > Configurações da biblioteca > Permissões para esta biblioteca de documentos. Se o usuário foi removido do grupo de membros do site, adicione-o novamente. Verifique também se a biblioteca tem permissões exclusivas que substituem as permissões do site.
Arquivos sincronizados mostram um círculo vermelho com um X branco
Esse erro ocorre quando um nome de arquivo contém caracteres não suportados ou o caminho é muito longo. Use o ícone de sincronização do OneDrive > Ver problemas de sincronização para ver o caminho exato do arquivo. Renomeie o arquivo no SharePoint para remover caracteres ou encurtar o caminho. O aplicativo de sincronização tentará novamente automaticamente em 15 minutos.
A sincronização para depois de mover uma pasta para um novo local
Mover pastas no SharePoint pode quebrar a relação de sincronização. Os usuários devem parar de sincronizar a biblioteca e ressincronizá-la. Em Configurações do OneDrive > Conta, selecione a biblioteca e clique em Parar sincronização. Em seguida, vá para a biblioteca no SharePoint e clique em Sincronizar novamente. Todos os arquivos serão baixados novamente.
| Item | Antes da Preparação | Após a Preparação |
|---|---|---|
| Profundidade de pastas | Até 10 níveis | Máximo de 5 níveis |
| Comprimento do nome do arquivo | 200+ caracteres | Máximo de 100 caracteres |
| Caracteres não suportados | Presentes em nomes de arquivo | Removidos de todos os nomes |
| Contagem de itens da biblioteca | 500.000+ itens | Abaixo de 300.000 itens |
| Permissões do usuário | Mistas ou desconhecidas | Leitura ou Contribuição atribuídas |
Após concluir a lista de verificação, sua biblioteca está pronta para sincronização. Os usuários podem sincronizar arquivos do Explorador de Arquivos sem erros. O aplicativo de sincronização do OneDrive lidará com as alterações de forma confiável. Para controle avançado, use o centro de administração do SharePoint > Configurações de sincronização para limitar a sincronização a bibliotecas ou grupos específicos.