Quando você precisa auditar documentos ou monitorar conteúdo para requisitos regulatórios, uma exibição de revisão de conformidade no SharePoint permite filtrar e exibir itens que precisam de atenção. Essa exibição ajuda os revisores a ver apenas documentos sinalizados, aprovações pendentes ou conteúdo com metadados específicos. No entanto, muitos proprietários de sites criam exibições que não mostram os dados corretos ou quebram as permissões dos revisores. Este artigo explica como criar uma exibição de revisão de conformidade corretamente e destaca os erros comuns que fazem a exibição funcionar mal.
Principais Conclusões: Construa uma Exibição de Revisão de Conformidade Funcional
- Configurações do Site > Exibição > Filtrar por Status de Conformidade: Use a coluna interna de status de conformidade para mostrar apenas itens que precisam de revisão.
- Configurações da Biblioteca > Configurações de Histórico de Versões: Habilite o versionamento principal e exija aprovação de conteúdo para gerar os dados de status de conformidade.
- Exibição > Agrupar Por > Revisor: Agrupe itens pelo campo revisor para ajudar os oficiais de conformidade a ver sua carga de trabalho atribuída.
O Que É uma Exibição de Revisão de Conformidade e Por Que Ela Falha
Uma exibição de revisão de conformidade é uma exibição personalizada de lista ou biblioteca do SharePoint que filtra o conteúdo com base em uma coluna de status de conformidade. O SharePoint inclui uma coluna interna chamada Status de Conformidade que mostra valores como Revisão Pendente, Aprovado, Rejeitado ou Em Revisão. Essa coluna é preenchida automaticamente quando você ativa a aprovação de conteúdo em uma biblioteca ou lista.
A exibição falha com mais frequência porque a coluna de status de conformidade não aparece ou permanece vazia. Isso acontece quando a aprovação de conteúdo não está ativada. Sem aprovação de conteúdo, o SharePoint não rastreia o estado de revisão dos itens. Outra causa comum é que os filtros da exibição estão configurados incorretamente, como usar o nome da coluna errado ou aplicar um filtro que exclui todos os itens.
Pré-requisitos para uma Exibição de Revisão de Conformidade
Antes de criar a exibição, verifique se sua biblioteca ou lista atende a estes requisitos:
- A aprovação de conteúdo deve estar ativada. Vá para Configurações da Biblioteca > Configurações de Versionamento e defina Exigir aprovação de conteúdo para itens enviados como Sim.
- O versionamento principal deve estar ativado. Na mesma página de configurações, defina Criar uma versão cada vez que você editar um arquivo nesta biblioteca de documentos como Criar versões principais.
- Pelo menos um item deve ser enviado para aprovação para que a coluna Status de Conformidade seja preenchida.
Etapas para Criar uma Exibição de Revisão de Conformidade
- Ativar aprovação de conteúdo na biblioteca
Abra sua biblioteca de documentos do SharePoint. Selecione o ícone de engrenagem e escolha Configurações da biblioteca. Em Configurações de versionamento, defina Exigir aprovação de conteúdo para itens enviados como Sim. Escolha quem pode aprovar itens. Clique em OK. - Confirmar que a coluna Status de Conformidade aparece
Após ativar a aprovação, o SharePoint adiciona a coluna Status de Conformidade à biblioteca automaticamente. Se você não a vir, adicione-a manualmente selecionando Adicionar coluna e escolhendo Status de Conformidade na lista de colunas internas. - Criar uma nova exibição
Vá para a biblioteca. Selecione o menu suspenso Opções de exibição (geralmente mostra “Todos os Documentos”). Escolha Criar nova exibição. Nomeie a exibição como Revisão de Conformidade. - Definir o filtro para mostrar apenas itens pendentes
Na página de criação da exibição, role até a seção Filtro. Selecione Mostrar itens apenas quando a seguinte condição for verdadeira. No primeiro menu suspenso de coluna, escolha Status de Conformidade. No segundo menu suspenso, escolha é igual a. No terceiro campo, digite Revisão Pendente. Clique em OK. - Adicionar colunas necessárias para revisão
Na seção Colunas, adicione Status do Aprovador, Check-out Realizado Por e Modificado Por. Remova colunas que não são relevantes, como Tipo de Arquivo ou Tamanho. - Agrupar itens por revisor
Role até a seção Agrupar Por. No primeiro menu suspenso de agrupamento, selecione Status do Aprovador. Isso agrupa os itens por status de aprovação para que os revisores vejam sua carga de trabalho de relance. - Salvar e testar a exibição
Clique em Criar. Mude para a nova exibição. Carregue ou modifique um documento para que ele exija aprovação. Verifique se o item aparece na exibição com Status de Conformidade definido como Revisão Pendente.
Erros Comuns ao Criar a Exibição
Coluna Status de Conformidade ausente ou vazia
Se a coluna Status de Conformidade não existir, a aprovação de conteúdo não está ativada. Vá para Configurações da Biblioteca > Configurações de Versionamento e defina Exigir aprovação de conteúdo para itens enviados como Sim. Se a coluna existir mas não mostrar valor para nenhum item, o item não foi enviado para aprovação. Edite o item e altere seu status de aprovação manualmente, ou peça a um usuário com permissões de edição que envie o item para aprovação.
Filtro exclui todos os itens
Um erro comum de filtro é digitar o valor exato incorretamente. A coluna Status de Conformidade usa valores específicos: Revisão Pendente, Aprovado, Rejeitado e Em Revisão. Se você digitar pendente ou Pendente sem a frase completa, o filtro não retorna resultados. Sempre copie o valor do campo Status de Conformidade de um item existente.
Exibição mostra itens que deveriam estar ocultos
Se a exibição mostrar itens aprovados ou itens sem status, a condição do filtro não está sendo aplicada. Volte para as configurações da exibição e confirme que o filtro está definido como Mostrar itens apenas quando a seguinte condição for verdadeira. Se o filtro estiver definido como Mostrar todos os itens, a exibição mostrará tudo.
Revisores veem itens que não podem aprovar
A exibição de revisão de conformidade não altera permissões. Se um revisor não puder ver ou editar um item, as permissões da biblioteca são muito restritivas. Certifique-se de que o grupo de revisores tenha pelo menos permissões de Contribuição na biblioteca. Para conceder direitos de aprovação, adicione o revisor ao grupo Aprovadores nas configurações da biblioteca.
Exibição de Conformidade vs Exibição Padrão: Principais Diferenças
| Item | Exibição de Revisão de Conformidade | Exibição Padrão |
|---|---|---|
| Propósito | Filtrar itens que precisam de aprovação ou revisão | Mostrar todos os itens em uma biblioteca |
| Filtro | Baseado na coluna Status de Conformidade | Definido pelo usuário, geralmente por data ou autor |
| Colunas padrão | Status de Conformidade, Status do Aprovador, Check-out Realizado Por | Nome, Modificado, Modificado Por |
| Permissões necessárias | Pelo menos Contribuição; grupo Aprovadores para aprovação | Leitura ou Contribuição |
| Versionamento necessário | Sim, versionamento principal com aprovação de conteúdo | Opcional |
Agora você pode criar uma exibição de revisão de conformidade que mostra apenas os itens que precisam de atenção. Depois que a exibição estiver funcionando, treine sua equipe de conformidade para usar o recurso Agrupar Por Status do Aprovador para encontrar rapidamente seus documentos atribuídos. Para filtragem avançada, considere adicionar uma coluna Data de Vencimento e estender o filtro da exibição para mostrar apenas itens após um determinado prazo.