Encontre Todos os Arquivos Compartilhados em um Site do SharePoint: Checklist Prático para Proprietários

Como proprietário de um site do SharePoint, você é responsável por saber quem pode acessar o conteúdo. Arquivos compartilhados visíveis além do público pretendido podem criar riscos de segurança e lacunas de conformidade. O SharePoint oferece várias ferramentas integradas para auditar atividades de compartilhamento, mas elas estão espalhadas pelas configurações do site, centro de administração e relatórios externos. Este artigo fornece um checklist prático para localizar todos os arquivos compartilhados dentro do seu site do SharePoint, seja com usuários internos, convidados ou links anônimos. Você aprenderá exatamente qual ferramenta usar para cada cenário e como interpretar os resultados.

Como o Compartilhamento do SharePoint Funciona para Arquivos do Site

Quando um usuário compartilha um arquivo de um site do SharePoint, o SharePoint cria um link de compartilhamento que concede acesso. O link pode ser direcionado a pessoas específicas, a todos na organização ou a qualquer pessoa com o link. O proprietário do site pode ver esses links por meio de vários relatórios e visualizações. O conceito principal é que o compartilhamento é rastreado no nível do arquivo, não apenas no nível do site. Um arquivo dentro de uma biblioteca de documentos pode ter suas próprias permissões de compartilhamento exclusivas que diferem dos padrões da biblioteca. O SharePoint registra cada ação de compartilhamento no log de auditoria e no relatório de compartilhamento do site. Para encontrar todos os arquivos compartilhados, você precisa verificar vários locais, pois nenhuma visualização mostra todos os arquivos compartilhados.

Checklist: Passo a Passo para Encontrar Todos os Arquivos Compartilhados

1. Verifique a visualização Compartilhado conosco no site
   Acesse seu site do SharePoint. Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito. Selecione Conteúdo do site. No painel de navegação esquerdo, clique em Compartilhado conosco. Esta visualização lista arquivos e pastas que foram compartilhados diretamente com o usuário atual. Não mostra arquivos compartilhados com outras pessoas. Use isso para ver rapidamente o que foi compartilhado com você pessoalmente. É a maneira mais rápida de um proprietário de site verificar seus próprios itens compartilhados.
2. Revise os links de compartilhamento em cada biblioteca de documentos
   Abra a biblioteca de documentos que contém os arquivos que você deseja auditar. Marque a caixa de seleção ao lado de um arquivo ou pasta. Na barra de ferramentas, clique no botão Compartilhar. Na caixa de diálogo de compartilhamento, clique em Compartilhado com. Um painel é aberto mostrando todos os usuários e grupos que têm acesso ao item, juntamente com o tipo de link (pessoas específicas, organização ou qualquer pessoa). Repita isso para qualquer biblioteca que você suspeite ter conteúdo compartilhado. Este método é manual, mas fornece detalhes precisos por item.
3. Use o relatório de compartilhamento do centro de administração do SharePoint
   Acesse o Centro de administração do SharePoint em admin.microsoft.com/SharePoint. No menu esquerdo, selecione Sites ativos. Encontre seu site na lista e clique em sua URL. No painel de detalhes do site, clique na guia Compartilhamento. Aqui você vê o status de compartilhamento externo do site. Abaixo disso, clique em Ver relatório de compartilhamento. Isso gera um arquivo CSV que lista todos os arquivos compartilhados externamente deste site. O relatório inclui o nome do arquivo, URL, quem o compartilhou, o tipo de link e a data de expiração, se definida. Este é o relatório mais abrangente para compartilhamento externo.
4. Execute o relatório de uso do SharePoint no centro de administração do Microsoft 365
   Acesse o Centro de administração do Microsoft 365 em admin.microsoft.com. No menu esquerdo, expanda Relatórios e selecione Uso. Clique em Arquivos do SharePoint. Este relatório mostra o número de arquivos compartilhados interna e externamente ao longo do tempo. Clique em Exportar para baixar um CSV. O CSV inclui colunas para a URL do site, caminho do arquivo e se o arquivo está compartilhado externamente. Este relatório cobre todos os sites, então filtre pela URL do seu site. Use isso para obter uma visão ampla das tendências de compartilhamento em toda a coleção de sites.
5. Pesquise o log de auditoria do Microsoft 365 por eventos de compartilhamento
   Acesse o Portal de conformidade do Microsoft 365 em compliance.microsoft.com. No menu esquerdo, expanda Auditoria e selecione Pesquisa de log de auditoria. Defina o intervalo de datas para cobrir o período que deseja revisar. No campo Atividades, pesquise e selecione Arquivo, pasta ou site compartilhado. Selecione também Link de compartilhamento criado. Clique em Pesquisar. Os resultados mostram cada ação de compartilhamento com detalhes como o usuário que compartilhou, o arquivo de destino e o tipo de link. Exporte os resultados para um CSV para análise offline. Este é o método mais detalhado, mas requer que o log de auditoria esteja ativado.
6. Use o SharePoint Online Management Shell para listar todos os arquivos compartilhados
   Abra o Windows PowerShell como administrador. Execute Connect-SPOService -Url https://seutenant-admin.sharepoint.com e faça login com suas credenciais de administrador. Execute o seguinte comando para obter uma lista de todos os links de compartilhamento externo de um site: Get-SPOSiteGroup -Site https://seutenant.sharepoint.com/sites/seustie | Where-Object {$_.Users -like "@"}. Isso retorna grupos que incluem usuários externos. Para uma lista mais precisa, use Get-SPOSite -Identity https://seutenant.sharepoint.com/sites/seustie | Select -ExpandProperty ExternalSharingLinks. Isso mostra todos os links de compartilhamento externo criados no site. O PowerShell é o método mais poderoso para exportações em massa e automação.

Problemas Comuns ao Tentar Encontrar Todos os Arquivos Compartilhados

Arquivos compartilhados com pessoas específicas não aparecem no relatório de compartilhamento

O relatório de compartilhamento do centro de administração do SharePoint mostra apenas arquivos compartilhados com pessoas fora da sua organização. Arquivos compartilhados internamente com usuários específicos não são incluídos. Para encontrar compartilhamentos apenas internos, você deve verificar a caixa de diálogo de compartilhamento de cada arquivo ou usar o log de auditoria. A visualização Compartilhado conosco mostra apenas arquivos compartilhados com você, não com outros. Não existe um relatório único para todos os compartilhamentos internos. A solução alternativa é usar o log de auditoria e filtrar pela atividade Arquivo, pasta ou site compartilhado e depois filtrar por usuários internos.

Links anônimos não são listados em alguns relatórios

Links de compartilhamento anônimos (Qualquer pessoa com o link) são incluídos no relatório de compartilhamento do centro de administração do SharePoint e no log de auditoria. No entanto, a visualização Compartilhado conosco não os mostra porque o link não está vinculado a um usuário específico. Para encontrar links anônimos, use o relatório de compartilhamento ou o PowerShell. No log de auditoria do portal de conformidade, pesquise por Link de compartilhamento criado e procure entradas onde o tipo de link é Anônimo. Esses links podem ser bloqueados desativando o compartilhamento anônimo no nível do locatário.

Arquivos compartilhados em subsites e sites de hub são perdidos

Os métodos acima se aplicam ao site raiz e suas bibliotecas de documentos. Se o seu site tiver subsites ou fizer parte de um hub, cada subsite tem suas próprias configurações e relatórios de compartilhamento. Você deve repetir as etapas para cada subsite. O relatório de compartilhamento do centro de administração do SharePoint inclui todos os subsites sob uma coleção de sites, mas a saída CSV lista a URL do site para cada arquivo. Filtre pela URL do subsite para isolar os resultados. O método PowerShell pode ser scriptado para percorrer todos os subsites automaticamente.

Agora você tem um checklist completo para encontrar todos os arquivos compartilhados no seu site do SharePoint. Comece com o relatório de compartilhamento do centro de administração do SharePoint para compartilhamentos externos e, em seguida, use o log de auditoria para compartilhamentos internos. Para monitoramento contínuo, agende o script do PowerShell para ser executado semanalmente e exporte os resultados para um local seguro. A melhor prática é revisar os arquivos compartilhados pelo menos uma vez por mês e remover quaisquer links que não sejam mais necessários. Use as configurações de Compartilhamento no site para definir datas de expiração em todos os novos links de compartilhamento, para que links antigos expirem automaticamente.