Você precisa compartilhar uma biblioteca de documentos com revisores externos sem dar direitos de edição. Um link de compartilhamento padrão permite que os usuários vejam ou editem arquivos, mas você quer que eles apenas revisem e deixem comentários. Este artigo explica como criar um link de apenas revisão para uma biblioteca de documentos do SharePoint. Você aprenderá as configurações exatas para restringir o acesso a visualização e comentários. Ao final, você poderá gerar um link seguro que impede download, impressão e edição.
Principais Conclusões: Link de Apenas Revisão para uma Biblioteca de Documentos
- Biblioteca do SharePoint > Compartilhar > Configurações do link: Escolha “Pessoas específicas” e defina a permissão como “Pode exibir e comentar” para criar um link de apenas revisão.
- Central de administração do SharePoint > Compartilhamento > Links: Desabilite links “Qualquer pessoa” para impor acesso de apenas revisão para usuários externos.
- Configurações da Biblioteca > Permissões > Interromper herança de permissões: Quebre a herança para aplicar níveis de permissão de apenas revisão exclusivos para pastas específicas.
O que um Link de Apenas Revisão Faz e o que Você Precisa
Um link de apenas revisão no SharePoint permite que os destinatários vejam arquivos e adicionem comentários, mas impede que editem, baixem, imprimam ou compartilhem os arquivos. Esse nível de permissão é chamado de “Pode exibir e comentar” na caixa de diálogo de compartilhamento. O recurso funciona em qualquer biblioteca de documentos no SharePoint Online, incluindo bibliotecas no Microsoft Teams e sites do SharePoint.
Antes de criar um link de apenas revisão, verifique estes pré-requisitos:
- Você tem pelo menos permissões de Edição na biblioteca de documentos.
- O administrador do SharePoint não desabilitou a opção de permissão “Pode exibir e comentar” na política de compartilhamento.
- Para revisores externos, sua organização permite o compartilhamento com pessoas de fora da empresa.
O link de apenas revisão não exige que os destinatários façam login, a menos que você escolha a opção “Pessoas específicas”. Se você selecionar “Qualquer pessoa com o link”, o link funciona sem autenticação, mas ainda restringe a visualização e comentários. Para documentos confidenciais, sempre use a opção “Pessoas específicas” para exigir login.
Passos para Criar um Link de Apenas Revisão para uma Biblioteca de Documentos
Siga estes passos para gerar um link que permite apenas visualizar e comentar arquivos em uma biblioteca de documentos do SharePoint.
- Abra a biblioteca de documentos
Navegue até seu site do SharePoint e abra a biblioteca de documentos que contém os arquivos que deseja compartilhar. Você pode usar qualquer biblioteca, como Documentos Compartilhados ou uma biblioteca personalizada. - Selecione os arquivos ou pastas para compartilhar
Clique no círculo ao lado de cada arquivo ou pasta que deseja incluir no link de revisão. Você pode selecionar vários arquivos. Para compartilhar a biblioteca inteira, selecione a pasta da biblioteca no painel de navegação. - Clique no botão Compartilhar
Na barra de ferramentas acima da lista de arquivos, clique no botão Compartilhar. Como alternativa, clique com o botão direito em um arquivo selecionado e escolha Compartilhar. - Abra as Configurações do link
Na caixa de diálogo Compartilhar, clique no ícone de engrenagem chamado “Configurações do link” para expandir as opções de permissão. O tipo de link padrão geralmente é “Qualquer pessoa com o link” ou “Pessoas na sua organização”. - Defina a permissão como “Pode exibir e comentar”
Em “Escolher uma opção”, selecione “Pessoas específicas” para exigir login. Em seguida, em “Outras configurações”, escolha “Pode exibir e comentar” no menu suspenso de permissão. Essa configuração permite que os destinatários vejam arquivos e adicionem comentários, mas bloqueia edição, download e impressão. - Aplique o link
Clique em Aplicar para salvar as configurações do link. A caixa de diálogo Compartilhar retorna à visualização principal. - Adicione destinatários e envie
Na caixa de diálogo Compartilhar, digite os endereços de e-mail dos revisores. Opcionalmente, adicione uma mensagem. Clique em Enviar para enviar o link de apenas revisão por e-mail. Como alternativa, clique em Copiar Link para copiar o link para a área de transferência e compartilhá-lo manualmente.
Depois de enviar o link, os destinatários recebem um e-mail com o link. Quando abrem o link, veem os arquivos em uma visualização do navegador. Eles podem clicar em um arquivo para abri-lo no visualizador do Office Online e adicionar comentários usando o painel de comentários à direita. Eles não podem editar o conteúdo do arquivo, baixá-lo ou imprimi-lo.
Erros Comuns e Limitações dos Links de Apenas Revisão
Revisores ainda podem baixar arquivos se a biblioteca permitir edição
A permissão “Pode exibir e comentar” impede o download para usuários que abrem o arquivo diretamente pelo link. No entanto, se um revisor tiver permissões de Edição na biblioteca por outro método, ele pode baixar arquivos. Para evitar isso, certifique-se de que os revisores não tenham permissões diretas de Edição na biblioteca. Use exclusivamente o método de compartilhamento de link para esses usuários.
O link de apenas revisão não funciona em PDFs ou imagens
As capacidades de comentário do SharePoint são limitadas a documentos do Office como Word, Excel e PowerPoint. Se você compartilhar um PDF, imagem ou vídeo, o revisor pode visualizar o arquivo, mas não pode adicionar comentários. Para esses tipos de arquivo, considere convertê-los para o formato Word ou PowerPoint antes de compartilhar.
Revisores não podem deixar comentários em arquivos abertos no aplicativo desktop
Se um revisor abrir um arquivo na versão desktop do Word ou Excel, a funcionalidade de comentário pode não funcionar porque o aplicativo desktop exige permissões de edição. Instrua os revisores a usar a versão do navegador do Office Online para comentar. A versão do navegador abre automaticamente quando eles clicam no link.
Revisores externos podem precisar autenticar duas vezes
Ao usar a opção “Pessoas específicas”, os destinatários externos devem fazer login com uma conta Microsoft ou conta corporativa. Se não tiverem uma, recebem um prompt para criar uma conta Microsoft gratuita. Essa etapa extra pode confundir alguns usuários. Para simplificar, inclua instruções em seu e-mail sobre como criar uma conta Microsoft.
Site de Equipe vs Site de Comunicação: Diferenças no Link de Apenas Revisão
| Item | Site de Equipe | Site de Comunicação |
|---|---|---|
| Tipo de link de compartilhamento padrão | Pessoas na sua organização | Qualquer pessoa com o link |
| Compartilhamento externo padrão | Convidados novos e existentes | Qualquer pessoa |
| Disponibilidade da permissão de comentário | Disponível em todas as bibliotecas | Disponível em todas as bibliotecas |
| Link de apenas revisão para usuários externos | Funciona se o compartilhamento externo estiver habilitado | Funciona se o compartilhamento externo estiver habilitado |
O recurso de link de apenas revisão funciona de forma idêntica em ambos os tipos de site. A única diferença são as configurações de compartilhamento padrão. Em um site de equipe, o link padrão é restrito a pessoas na sua organização, o que é mais seguro para revisões internas. Em um site de comunicação, o link padrão é aberto a qualquer pessoa, o que exige que você altere o tipo de link para “Pessoas específicas” para criar um link de apenas revisão seguro.
Depois de criar o link de apenas revisão, teste-o abrindo-o em uma janela privada do navegador. Verifique se você pode visualizar arquivos e adicionar comentários, mas não pode editar, baixar ou imprimir. Se o link não funcionar como esperado, verifique as permissões da biblioteca e as configurações de compartilhamento na central de administração do SharePoint. Agora você pode compartilhar documentos com segurança para revisão sem arriscar alterações não autorizadas.