Quando uma biblioteca de documentos do SharePoint para de retornar resultados de pesquisa esperados, o índice da biblioteca pode estar dessincronizado. O SharePoint rastreia o conteúdo automaticamente em um agendamento, mas alterações em metadados, valores de coluna ou estrutura de pastas podem fazer o índice ficar desatualizado. Este artigo explica o propósito de reindexar uma biblioteca de documentos e fornece um checklist passo a passo para proprietários de sites do SharePoint. Você aprenderá quando solicitar uma reindexação, como realizá-la e o que fazer se os resultados da pesquisa permanecerem incompletos após a conclusão da reindexação.
Principais Conclusões: Reindexar uma Biblioteca de Documentos do SharePoint
- Configurações da Biblioteca > Configurações Avançadas > Reindexar Biblioteca de Documentos: Aciona um rastreamento completo da biblioteca durante o próximo rastreamento agendado.
- Esquema de Pesquisa > Propriedades Rastreadas > Propriedades Gerenciadas: Verifica se as colunas personalizadas estão mapeadas para propriedades gerenciadas pesquisáveis para que a reindexação preencha os campos corretos.
- Administrador do Conjunto de Sites > Pesquisa e Disponibilidade Offline > Reindexar Site: Força uma reindexação de todo o conjunto de sites quando a reindexação de uma única biblioteca é insuficiente.
Por Que Reindexar uma Biblioteca de Documentos é Necessário
A pesquisa do SharePoint depende de um índice construído pelo rastreador de pesquisa. O rastreador é executado em um agendamento definido pelo administrador do locatário, normalmente a cada poucos minutos ou a cada hora. Quando você adiciona, atualiza ou exclui documentos em uma biblioteca, o rastreador detecta as alterações e atualiza o índice durante sua próxima passagem. No entanto, certos eventos podem fazer com que o índice se torne desatualizado ou incompleto.
A causa mais comum são alterações em massa de metadados. Se você renomear uma coluna, alterar seu tipo ou atualizar centenas de documentos de uma só vez, o rastreador pode não reindexar cada item a tempo. Outra causa é mover ou copiar pastas dentro da biblioteca. O rastreador vê o novo local, mas pode pular o caminho antigo, deixando entradas duplicadas ou ausentes. A reindexação força um rastreamento completo da biblioteca, reconstruindo o índice do zero para aquele local.
Quando Solicitar uma Reindexação
Você não precisa reindexar para uploads de documentos de rotina ou edições únicas. O rastreamento automático cuida disso. Solicite uma reindexação quando:
- Os resultados da pesquisa para uma biblioteca estão faltando documentos que existem na biblioteca.
- A pesquisa retorna versões desatualizadas ou nomes de arquivo que não correspondem mais ao conteúdo atual da biblioteca.
- Você adicionou uma nova propriedade gerenciada ou atualizou um mapeamento de propriedade rastreada e deseja garantir que o novo mapeamento entre em vigor imediatamente.
- Você migrou conteúdo de outro sistema e o índice não reflete a nova estrutura.
Checklist: Passos para Reindexar uma Biblioteca de Documentos do SharePoint
Siga estes passos em ordem. Cada passo inclui uma ação de verificação para confirmar que a solicitação de reindexação foi aceita.
- Verifique se você tem permissões de proprietário do site
Apenas proprietários do site e administradores do conjunto de sites podem alterar as configurações avançadas da biblioteca. Vá para a biblioteca, clique no ícone de engrenagem e selecione Configurações da Biblioteca. Se você não vir o link Configurações da Biblioteca, peça ao administrador do conjunto de sites para conceder acesso de proprietário. - Abra as Configurações da Biblioteca
Navegue até a biblioteca de documentos que precisa de reindexação. Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito e depois em Configurações da Biblioteca. A página Configurações da Biblioteca mostra colunas, permissões e opções de versionamento. - Clique em Configurações Avançadas
Na seção Configurações Gerais, clique no link Configurações Avançadas. A página Configurações Avançadas controla tipos de conteúdo, modelos de arquivo e indexação de pesquisa. - Localize a seção Reindexar Biblioteca de Documentos
Role até o final da página Configurações Avançadas. Você verá uma seção chamada Reindexar Biblioteca de Documentos com uma caixa de seleção que diz “Reindexar Biblioteca de Documentos.” - Marque a caixa de reindexação e clique em OK
Selecione a caixa de seleção e clique em OK no final da página. O SharePoint não reindexa a biblioteca imediatamente. Em vez disso, ele define um sinalizador que informa ao rastreador de pesquisa para realizar um rastreamento completo desta biblioteca durante sua próxima execução agendada. - Confirme que o sinalizador de reindexação foi definido
Volte para Configurações da Biblioteca > Configurações Avançadas. A caixa de seleção estará desmarcada porque o SharePoint removeu o sinalizador após registrar a solicitação. Se a caixa de seleção ainda estiver marcada, a solicitação não foi salva. Repita o passo 5. - Aguarde a conclusão do rastreamento de pesquisa
O tempo de rastreamento depende do tamanho da biblioteca e do agendamento de rastreamento do locatário. Para uma biblioteca com algumas centenas de documentos, o rastreamento geralmente termina em 15 minutos. Para bibliotecas com milhares de itens, pode levar várias horas. Você pode verificar o status do rastreamento executando uma consulta de pesquisa que não retorna resultados — se os documentos aparecerem mais tarde, o rastreamento está progredindo. - Teste os resultados da pesquisa
Após a conclusão do rastreamento, pesquise documentos que estavam faltando anteriormente. Use uma palavra-chave que apareça no nome do documento ou no conteúdo. Se os resultados ainda estiverem faltando, prossiga para a próxima seção.
Se os Resultados da Pesquisa Ainda Estiverem Faltando Após a Reindexação
Uma reindexação de biblioteca única pode não resolver todos os problemas de pesquisa. Os seguintes problemas podem persistir mesmo após um rastreamento bem-sucedido.
A Pesquisa do SharePoint Não Retorna Resultados para uma Coluna Personalizada
Se você adicionou uma coluna personalizada e deseja que ela apareça nos resultados da pesquisa, a coluna deve ser mapeada para uma propriedade gerenciada no esquema de pesquisa. Reindexar a biblioteca não cria o mapeamento. Para corrigir isso, vá para o centro de administração do SharePoint > Pesquisa > Gerenciar Esquema de Pesquisa. Encontre a propriedade rastreada que corresponde à coluna (geralmente nomeada ows_NomeDaColuna) e mapeie-a para uma propriedade gerenciada como RefinableString00. Após o mapeamento, solicite uma nova reindexação da biblioteca.
A Pesquisa do Site Inteiro Está Quebrada
Quando nenhum conteúdo do site aparece nos resultados da pesquisa, o próprio conjunto de sites pode precisar de reindexação. Vá para Configurações do Site > Pesquisa e Disponibilidade Offline. Na seção Indexação de Conteúdo do Site, clique em Reindexar Site. Isso aciona um rastreamento completo de todas as listas e bibliotecas no conjunto de sites. Observe que esta ação afeta todo o site, não apenas uma única biblioteca.
Os Resultados da Pesquisa Mostram Entradas Obsoletas ou Duplicadas
Se você moveu ou renomeou pastas, o rastreador pode ainda referenciar caminhos antigos. Uma reindexação de biblioteca geralmente resolve isso. Se as duplicatas persistirem, verifique se a biblioteca tem permissões exclusivas ou um tipo de conteúdo personalizado que o rastreador não pode acessar. Certifique-se de que a conta do rastreador tenha acesso de leitura a todos os itens da biblioteca.
A Solicitação de Reindexação Não Aciona um Rastreamento
Em casos raros, o sinalizador de reindexação pode não ser captado pelo serviço de pesquisa. Entre em contato com o administrador do locatário para verificar se o aplicativo de serviço de pesquisa está saudável. O administrador também pode executar um rastreamento completo da fonte de conteúdo que contém o conjunto de sites.
Reindexação de Biblioteca vs Reindexação de Site vs Rastreamento Completo: Principais Diferenças
| Item | Reindexação de Biblioteca | Reindexação de Site | Rastreamento Completo (Admin) |
|---|---|---|---|
| Escopo | Biblioteca de documentos única | Conjunto de sites inteiro | Todo o conteúdo em uma fonte de conteúdo |
| Quem pode acionar | Proprietário do site | Administrador do conjunto de sites | Administrador do aplicativo de serviço de pesquisa |
| Efeito no índice | Reconstrói o índice para aquela biblioteca | Reconstrói o índice para o site | Reconstrói o índice para todas as fontes de conteúdo |
| Tempo para concluir | Minutos a horas | Horas a dias | Horas a dias |
| Quando usar | Documentos ausentes em uma biblioteca | Conteúdo ausente em todo o site | Falha geral na pesquisa ou alterações de esquema |
Use a tabela acima para decidir qual método de reindexação se adequa à sua situação. Comece com a reindexação da biblioteca, pois é a menos disruptiva e mais rápida de concluir. Escale para reindexação do site ou rastreamento completo apenas se a reindexação da biblioteca não resolver o problema.
Agora você sabe como reindexar uma biblioteca de documentos do SharePoint usando a caixa de seleção Configurações Avançadas. Use o checklist para realizar a reindexação corretamente e verificar se o sinalizador foi aceito. Se os resultados da pesquisa permanecerem incompletos após o rastreamento, verifique os mapeamentos do esquema de pesquisa ou escale para uma reindexação do site. Uma dica avançada: sempre documente a data e hora em que você solicitou a reindexação para correlacionar com os logs de rastreamento, caso o administrador do locatário precise investigar mais a fundo.