Encontre Arquivos Compartilhados Externamente Antes de uma Revisão: Melhores Configurações para Microsoft 365

Você precisa localizar todos os arquivos compartilhados com pessoas de fora da sua organização antes de uma revisão de conformidade. O Microsoft 365 não mostra todos os arquivos compartilhados externamente em uma lista simples por padrão. Este artigo explica as melhores configurações para encontrar arquivos compartilhados externamente no SharePoint, OneDrive e Microsoft Teams. Você aprenderá a configurar auditoria, usar o Microsoft Purview e gerar relatórios para obter uma visão completa do compartilhamento externo.

Como o Compartilhamento Externo Funciona no Microsoft 365 e Por Que é Difícil de Rastrear

O compartilhamento externo no Microsoft 365 ocorre quando um usuário envia um link de compartilhamento para alguém fora da organização, convida um convidado para um site ou compartilha um arquivo diretamente. SharePoint, OneDrive e Teams lidam com o compartilhamento de maneiras diferentes, e a atividade não é centralizada em um único painel por padrão. Sem a configuração adequada, você pode perder arquivos compartilhados por meio de links anônimos, convites para convidados ou compartilhamento direto de arquivos em canais do Teams.

Tipos de Link de Compartilhamento e Suas Assinaturas de Auditoria

O Microsoft 365 oferece suporte a três tipos principais de links de compartilhamento. Links anônimos permitem que qualquer pessoa com o link acesse o arquivo sem fazer login. Links da empresa concedem acesso a todos os usuários internos, mas podem ser encaminhados externamente. Links para pessoas específicas exigem que o destinatário se autentique. Cada tipo de link gera um evento de auditoria diferente. Links anônimos criam um evento AnonymousLinkCreated. Links para pessoas específicas criam um evento SharingInvitationBlocked ou SharingInvitationCreated. Você deve configurar o log de auditoria para capturar esses eventos.

Onde o Compartilhamento Externo Acontece

O compartilhamento externo pode ocorrer em três locais principais. Sites do SharePoint permitem acesso de convidado no nível do site e links de compartilhamento no nível do documento. OneDrive for Business oferece suporte a links de compartilhamento de arquivos e pastas que podem ser configurados como anônimos ou para pessoas específicas. O Microsoft Teams armazena arquivos no site do SharePoint subjacente de cada canal, e compartilhar um arquivo de um chat ou canal do Teams cria um link de compartilhamento do SharePoint. Uma revisão abrangente deve cobrir todos os três locais.

Melhores Configurações para Encontrar Todos os Arquivos Compartilhados Externamente

Para encontrar todos os arquivos compartilhados externamente antes de uma revisão, você precisa configurar três configurações em ordem. Primeiro, habilite o Purview Audit (Premium) para capturar todos os eventos de compartilhamento. Segundo, execute uma Pesquisa de Conteúdo no Purview para localizar arquivos com links de compartilhamento externo. Terceiro, use a central de administração do SharePoint para gerar um relatório de atividade de compartilhamento. Siga cada método abaixo.

Método 1: Habilitar o Log de Auditoria para Eventos de Compartilhamento Externo

1. Abra o Microsoft Purview
   Entre no portal de conformidade do Microsoft Purview em https://compliance.microsoft.com com uma conta que tenha a função de Log de Auditoria ou Administrador de Conformidade.
2. Ative a Auditoria na seção Soluções
   Vá para Soluções > Auditoria. Se a auditoria não estiver habilitada, clique em Começar a gravar atividade de usuário e administrador. Aguarde até 24 horas para que os logs de auditoria comecem a ser preenchidos.
3. Verifique a licença de Auditoria (Premium)
   Certifique-se de que seu locatário tenha a licença necessária para Auditoria (Premium). Esse recurso está incluído no Microsoft 365 E5, Microsoft 365 E5 Conformidade ou no complemento Microsoft 365 E5 Descoberta Eletrônica e Auditoria. Sem essa licença, você não pode pesquisar todos os eventos de compartilhamento.
4. Pesquise eventos de compartilhamento
   Na página de pesquisa de auditoria, selecione Atividades e marque as seguintes atividades: Link anônimo criado, Convite de compartilhamento criado, Convidado adicionado a um site e Arquivo, pasta ou site compartilhado. Defina um intervalo de datas que cubra o período da revisão. Clique em Pesquisar.
5. Exporte os resultados
   Após a pesquisa ser concluída, clique em Exportar para baixar um arquivo CSV. Abra-o no Excel e filtre a coluna Item para ver os nomes exatos dos arquivos e URLs compartilhados externamente.

Método 2: Usar Pesquisa de Conteúdo para Encontrar Arquivos com Links de Compartilhamento Externo

1. Abra a Pesquisa de Conteúdo no Purview
   No portal de conformidade do Microsoft Purview, vá para Soluções > Pesquisa de conteúdo. Clique em Nova pesquisa.
2. Crie uma consulta KQL para compartilhamento externo
   No campo Palavras-chave, insira a seguinte consulta: ExternalAccess:true AND SharingLinkType:AnonymousLink OR SharingLinkType:CompanyLink OR SharingLinkType:PeopleLink. Essa consulta encontra arquivos que possuem um link de compartilhamento externo ativo de qualquer tipo.
3. Defina os locais a serem pesquisados
   Em Locais, selecione Todos os sites do SharePoint e Todas as contas do OneDrive. Não inclua caixas de correio do Exchange, a menos que você também queira encontrar anexos de e-mail compartilhados.
4. Execute a pesquisa e revise os resultados
   Clique em Pesquisar. Após a conclusão, clique no nome da pesquisa e depois em Visualizar resultados. Você verá uma lista de arquivos que correspondem à consulta. Cada arquivo mostra sua URL, site e data da última modificação.
5. Exporte o manifesto do arquivo
   Clique em Exportar e escolha Exportar resultados. Baixe o arquivo CSV. Este arquivo contém o caminho completo de cada arquivo compartilhado externamente.

Método 3: Gerar um Relatório de Atividade de Compartilhamento da Central de Administração do SharePoint

1. Abra a central de administração do SharePoint
   Entre em https://admin.microsoft.com e vá para Centros de administração > SharePoint. Como alternativa, acesse diretamente https://admin.microsoft.com/SharePoint.
2. Navegue até Relatórios
   Na navegação à esquerda, selecione Relatórios > Compartilhamento. Esta página mostra um resumo da atividade de compartilhamento externo em todos os sites do SharePoint e contas do OneDrive.
3. Filtre por período
   Use o filtro de intervalo de datas na parte superior para selecionar o período que você precisa revisar. O padrão mostra os últimos 7 dias. Você pode escolher um intervalo personalizado de até 90 dias.
4. Exporte o relatório para CSV
   Clique em Exportar. O arquivo CSV inclui colunas para URL do Site, Caminho do Arquivo, Tipo de Compartilhamento e Compartilhado Com. Abra o CSV no Excel e classifique pela coluna Tipo de Compartilhamento para isolar links anônimos e convites para convidados.

Se o Log de Auditoria Não Mostrar Eventos de Compartilhamento Externo

Se sua pesquisa de auditoria retornar zero resultados, mas você souber que o compartilhamento externo ocorre, verifique estes problemas comuns.

O log de auditoria não está habilitado ou a licença está ausente

Sem a Auditoria (Premium), o log de auditoria registra apenas eventos básicos, como criação de sites. Eventos de compartilhamento externo não são capturados. Verifique se seu locatário possui Microsoft 365 E5 ou o complemento de Conformidade. Caso contrário, faça upgrade ou use o Método 2 (Pesquisa de Conteúdo).

Links de compartilhamento foram criados antes da auditoria ser ativada

O log de auditoria captura apenas eventos após sua ativação. Quaisquer links de compartilhamento criados antes dessa data não aparecerão no log de auditoria. Use a Pesquisa de Conteúdo (Método 2) para encontrar arquivos com links de compartilhamento externo existentes, independentemente de quando foram criados.

O acesso de convidado é via Microsoft 365 Groups, não pelo SharePoint

Quando um convidado é adicionado a um Grupo do Microsoft 365, ele obtém acesso ao site do SharePoint associado. Esse evento é registrado como uma alteração de associação ao grupo, não como um evento de compartilhamento de arquivo. Para encontrar esses convidados, vá para a central de administração do Microsoft 365 > Grupos > Grupos ativos, selecione o grupo e verifique a guia Membros em busca de usuários externos.

Pesquisa de Log de Auditoria vs. Pesquisa de Conteúdo vs. Relatório de Compartilhamento: Qual Usar

Item	Pesquisa de Log de Auditoria	Pesquisa de Conteúdo	Relatório de Compartilhamento
O que encontra	Eventos de ações de compartilhamento	Arquivos com links externos ativos	Resumo da atividade de compartilhamento por site
Requer licença	Auditoria (Premium) ou E5	E3 ou superior	E3 ou superior
Mostra nomes de arquivos	Sim, no CSV exportado	Sim, na visualização e no CSV	Sim, no CSV
Abrange links históricos	Apenas após auditoria habilitada	Todos os links ativos	Apenas links criados no intervalo de datas
Melhor para	Auditorias de conformidade que precisam de carimbos de data/hora	Inventário completo do acesso externo atual	Visão geral rápida do volume de compartilhamento

Agora você tem três métodos para localizar arquivos compartilhados externamente antes de uma revisão. Comece habilitando o Purview Audit (Premium) para capturar eventos futuros de compartilhamento. Em seguida, execute uma Pesquisa de Conteúdo para encontrar todos os links de compartilhamento externo atuais. Por fim, gere o relatório de compartilhamento do SharePoint para um resumo no nível do site. Use a exportação do log de auditoria como sua principal evidência para revisões de conformidade. Para um inventário completo, execute a Pesquisa de Conteúdo semanalmente e arquive os arquivos CSV.