Quando os resultados da pesquisa em uma biblioteca de documentos do SharePoint param de retornar os arquivos esperados, ou quando os filtros de metadados não funcionam corretamente, pode ser necessário reindexar a biblioteca. Esse problema ocorre porque o índice de pesquisa do SharePoint fica desatualizado após uploads em massa, arquivos movidos ou edições frequentes de metadados. O índice é um instantâneo do conteúdo e das propriedades da sua biblioteca e, quando fica defasado, a pesquisa e a filtragem quebram. Este artigo explica o processo correto de reindexação e as melhores configurações a serem usadas no Microsoft 365 para restaurar resultados de pesquisa precisos e desempenho de filtragem.
Principais Conclusões: Reindexar uma Biblioteca de Documentos do SharePoint
- Configurações da Biblioteca > Configurações Avançadas > Reindexar Biblioteca de Documentos: O único botão nativo para solicitar uma reindexação completa de uma única biblioteca.
- Configurações do Site > Pesquisa e disponibilidade offline > Reindexar site: Força uma reindexação de todo o conteúdo do conjunto de sites, incluindo todas as bibliotecas.
- Cmdlet PowerShell Request-SPOPageReindex: Dispara a reindexação de uma lista ou biblioteca específica sem esperar pelo rastreamento agendado.
Por Que a Reindexação é Necessária para Bibliotecas de Documentos do SharePoint
A pesquisa do SharePoint depende de um processo de rastreamento que lê conteúdo, metadados e permissões das bibliotecas e os armazena em um índice de pesquisa. O rastreamento é executado em uma agenda definida pelo administrador do SharePoint no centro de administração do Microsoft 365. Por padrão, rastreamentos contínuos são executados a cada poucos minutos para a maioria do conteúdo, mas certas alterações podem atrasar as atualizações.
Quando uma biblioteca de documentos sofre um grande número de alterações simultâneas, como fazer upload de 10.000 arquivos de uma vez, mover pastas entre bibliotecas ou atualizar colunas de metadados gerenciados em centenas de itens, a fila de rastreamento pode acumular. Nesses casos, o índice pode não refletir o estado atual da biblioteca por horas ou até dias. Os usuários então veem arquivos faltando nos resultados da pesquisa ou valores incorretos nos menus suspensos de filtro.
A reindexação força o SharePoint a agendar um rastreamento completo dessa biblioteca específica, em vez de esperar por atualizações incrementais. O processo não reconstrói o índice do zero em todo o farm, mas prioriza a biblioteca na fila de rastreamento. Após a reindexação, os resultados da pesquisa e os filtros devem voltar ao normal em algumas horas, dependendo do tamanho da biblioteca e da carga atual de rastreamento.
Passos para Reindexar uma Biblioteca de Documentos do SharePoint no Microsoft 365
Os passos a seguir usam a interface do navegador do SharePoint. Não são necessárias permissões de administrador além da capacidade de gerenciar as configurações da biblioteca. Se você for um proprietário do site, pode executar esses passos por conta própria.
- Abra as Configurações da Biblioteca de Documentos
Navegue até a biblioteca de documentos no seu navegador. Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito e selecione Configurações da biblioteca. Se você não vir Configurações da biblioteca, pode não ter permissões de proprietário para a biblioteca. - Vá para Configurações Avançadas
Na seção Configurações Gerais, clique em Configurações avançadas. Esta página controla indexação, aprovação de conteúdo e opções de versionamento. - Localize o Botão Reindexar Biblioteca de Documentos
Role para baixo até a seção Pesquisa. Você verá um botão chamado Reindexar Biblioteca de Documentos. Clique neste botão. Uma caixa de diálogo de confirmação aparece, avisando que a reindexação pode levar tempo. - Confirme a Solicitação de Reindexação
Clique em OK na caixa de diálogo de confirmação. O SharePoint envia uma solicitação ao serviço de pesquisa para rastrear toda a biblioteca no próximo ciclo de rastreamento disponível. Nenhuma ação adicional é necessária. - Monitore os Resultados da Pesquisa
Após 15 a 60 minutos, teste consultas de pesquisa na biblioteca ou no site. Se os resultados ainda parecerem incompletos, o rastreamento pode estar atrasado devido à alta carga. Aguarde até 24 horas antes de repetir o processo.
Método Alternativo: Reindexar o Site Inteiro
Se várias bibliotecas no mesmo conjunto de sites tiverem problemas de pesquisa, reindexe o site inteiro. Vá para Configurações do site > Pesquisa e disponibilidade offline. Em Indexando Conteúdo do Site, clique em Reindexar site. Isso dispara um rastreamento completo de todas as listas e bibliotecas do site. Use este método com moderação, pois aumenta a carga no serviço de pesquisa.
Melhores Configurações para Pesquisa e Indexação no Microsoft 365
A reindexação por si só não resolve todos os problemas de pesquisa. As configurações a seguir garantem que sua biblioteca de documentos permaneça pesquisável e que os filtros funcionem corretamente após a reindexação.
Habilitar Colunas de Metadados Gerenciados para Pesquisa
Colunas de metadados gerenciados, como tags de departamento ou projeto, devem ser mapeadas para propriedades gerenciadas de pesquisa. Se não forem mapeadas, a reindexação não as tornará pesquisáveis. Para verificar, vá para Configurações do site > Esquema de pesquisa > Propriedades gerenciadas. Procure uma propriedade que corresponda ao nome da sua coluna. Se não existir, crie uma nova propriedade gerenciada e mapeie-a para a propriedade rastreada da coluna.
Definir a Agenda de Rastreamento Correta
Administradores do SharePoint no Microsoft 365 podem ajustar a agenda de rastreamento no centro de administração. Vá para Centro de administração do SharePoint > Pesquisa > Gerenciar esquema de pesquisa > Agendas de rastreamento. Defina rastreamentos incrementais para serem executados a cada 15 minutos durante o horário comercial. Rastreamentos completos devem ser executados semanalmente durante períodos de baixo tráfego, como sábado à noite. Essa agenda mantém o índice atualizado sem sobrecarregar o farm.
Limitar o Número de Itens em uma Biblioteca
O SharePoint Online suporta até 30 milhões de itens por biblioteca, mas o desempenho degrada muito antes desse limite. Para pesquisa e filtragem confiáveis, mantenha as bibliotecas com menos de 500.000 itens. Use pastas, metadados ou conjuntos de documentos para organizar o conteúdo. Se uma biblioteca exceder 1 milhão de itens, a reindexação pode levar mais de 24 horas. Considere dividir o conteúdo em várias bibliotecas ou usar uma estrutura de site hub.
Usar Práticas Recomendadas de Esquema de Pesquisa
Não mapeie todas as colunas como propriedades gerenciadas. Mapeie apenas as colunas que os usuários precisam pesquisar ou filtrar. Cada propriedade gerenciada adiciona sobrecarga ao índice. Para colunas raramente usadas para pesquisa, deixe-as sem mapeamento. Isso reduz o tempo de rastreamento e melhora a relevância da pesquisa.
Se a Reindexação Não Resolver os Problemas de Pesquisa
Resultados da Pesquisa Ainda Ausentes Após 24 Horas
Se você reindexou uma biblioteca e os resultados da pesquisa ainda estão incompletos após 24 horas, o problema pode ser baseado em permissões. A pesquisa do SharePoint respeita permissões em nível de item. Se um usuário não tiver acesso de leitura a um arquivo, esse arquivo não aparece nos resultados da pesquisa dele. Verifique as permissões nos arquivos ausentes. Confirme também que o usuário tem pelo menos acesso de leitura à biblioteca.
Filtros Mostram Valores Incorretos
Os menus suspensos de filtro em uma biblioteca de documentos usam o índice de pesquisa, não os dados ao vivo. Se uma coluna de metadados foi alterada recentemente, mas o filtro ainda mostra valores antigos, a reindexação geralmente resolve. No entanto, se a coluna usar um conjunto de termos do repositório de termos, verifique se o conjunto de termos está publicado. Termos não publicados não são indexados. Vá para Gerenciamento do repositório de termos e verifique o status do conjunto de termos.
Botão Reindexar Não Aparece
O botão Reindexar Biblioteca de Documentos só é visível para proprietários do site e usuários com permissões de controle total. Se você não vir o botão, peça a um proprietário do site para realizar a reindexação. Alternativamente, um administrador do SharePoint pode usar o PowerShell para disparar a reindexação. Execute o comando Request-SPOPageReindex -ListTitle "Nome da Sua Biblioteca" após conectar-se ao SharePoint Online via PnP PowerShell.
Reindexação de Biblioteca de Documentos vs Reindexação Completa do Site
| Item | Reindexar Biblioteca de Documentos | Reindexar Site Inteiro |
|---|---|---|
| Escopo | Lista ou biblioteca única | Todas as listas, bibliotecas e páginas do conjunto de sites |
| Permissões necessárias | Proprietário da biblioteca ou controle total | Proprietário do site ou controle total |
| Impacto no serviço de pesquisa | Baixo a moderado | Alto |
| Tempo para conclusão | 15 minutos a 4 horas | 1 hora a 24 horas |
| Quando usar | Uma biblioteca com metadados desatualizados ou arquivos ausentes | Várias bibliotecas quebradas ou pesquisa em nível de site imprecisa |
Reindexar uma única biblioteca é o método preferido para a maioria dos problemas de pesquisa, pois limita a carga no serviço de pesquisa. Use a reindexação em nível de site apenas quando os problemas afetarem várias bibliotecas ou quando os resultados da pesquisa do site estiverem geralmente não confiáveis.
Agora você pode reindexar uma biblioteca de documentos do SharePoint usando o botão correto nas Configurações da Biblioteca e aplicar as melhores configurações de pesquisa para Microsoft 365. Após a reindexação, verifique se as colunas de metadados gerenciados estão mapeadas e se a contagem de itens da biblioteca permanece abaixo de 500.000. Para problemas persistentes de pesquisa, verifique as permissões em nível de item e publique conjuntos de termos no repositório de termos. Uma etapa avançada é usar o PowerShell para solicitar uma reindexação e monitorar o log de rastreamento no centro de administração do SharePoint em busca de erros.