Criar um Link de Apenas Revisão para uma Biblioteca de Documentos: Guia do Administrador do SharePoint

Você precisa compartilhar uma biblioteca de documentos com revisores externos, mas deseja impedi-los de editar arquivos. Os links de compartilhamento padrão do SharePoint permitem acesso de visualização ou edição, mas não há um link de apenas revisão integrado que bloqueie a edição enquanto permite comentários e visualização. Este artigo explica como criar um link de apenas revisão para uma biblioteca de documentos combinando as configurações de compartilhamento do SharePoint com um nível de permissão personalizado. Você aprenderá as etapas exatas para configurar um link que concede acesso de leitura e comentário sem permitir modificações nos arquivos.

Como Funcionam os Links de Compartilhamento do SharePoint e Por Que Apenas Revisão Não é Padrão

Os links de compartilhamento do SharePoint são gerados com um nível de permissão anexado: Visualizar, Editar ou Controle Total. Ao criar um link para uma biblioteca de documentos, você pode escolher permitir edição ou restringir apenas à visualização. O link de Editar concede permissões de adicionar, editar e excluir na biblioteca. O link de Visualizar impede todas as modificações, incluindo comentários. Não há um link integrado que permita a um revisor visualizar e comentar, mas não editar arquivos.

Para criar um link de apenas revisão, você deve criar um nível de permissão personalizado que inclua permissões de Leitura e Abertura, mas exclua Editar, Excluir e Adicionar itens. Em seguida, aplique esse nível de permissão a um grupo do SharePoint ou a um conjunto específico de usuários. Por fim, gere um link de compartilhamento que use esse grupo. Essa abordagem funciona para revisores internos e usuários externos autenticados que entram com uma conta Microsoft ou uma conta de convidado da colaboração B2B do Azure AD.

Pré-requisitos para Criar um Link de Apenas Revisão

Antes de começar, verifique se seu ambiente SharePoint atende a estes requisitos:

• Você tem acesso de administrador do SharePoint ao locatário ou à coleção de sites.
• O compartilhamento externo está habilitado no nível do locatário e no nível do site. Na central de administração do SharePoint, vá em Políticas > Compartilhamento e defina o compartilhamento externo como “Somente usuários autenticados” ou “Qualquer pessoa com um link” se quiser permitir acesso não autenticado.
• A biblioteca de documentos não está definida como somente leitura para todos os visitantes. Você deve poder quebrar a herança de permissões na biblioteca.

Etapas para Criar um Nível de Permissão de Revisão Personalizado e Gerar um Link de Apenas Revisão

Siga estas etapas para criar um link de apenas revisão para uma biblioteca de documentos. Cada etapa inclui os nomes exatos dos menus e rótulos dos botões que você precisa usar.

1. Abra a central de administração do SharePoint e habilite o compartilhamento externo para o site.
   Vá para Central de administração do SharePoint > Sites ativos. Selecione o site que contém a biblioteca de documentos. Clique em Políticas e depois em Editar compartilhamento externo. Escolha Somente usuários autenticados ou Qualquer pessoa com um link dependendo dos seus requisitos de segurança. Clique em Salvar.
2. Navegue até a biblioteca de documentos e quebre a herança de permissões.
   Abra o site e vá para a biblioteca de documentos. Clique no ícone de engrenagem e selecione Configurações da biblioteca. Em Permissões e Gerenciamento, clique em Permissões para esta biblioteca de documentos. Na faixa de opções, clique em Interromper herança de permissões. Confirme clicando em OK.
3. Crie um novo nível de permissão chamado “Revisão”.
   Vá para Configurações do site (ícone de engrenagem) > Permissões do site. Na faixa de opções, clique em Níveis de permissão. Clique em Adicionar um nível de permissão. Nomeie como Revisão. Na seção Permissões de lista, marque apenas estas caixas: Leitura, Abrir, Exibir itens, Exibir versões, Exibir páginas. Na seção Permissões do site, marque Procurar informações do usuário e Usar interfaces remotas. NÃO marque nenhuma permissão que permita adicionar, editar ou excluir itens. Role para baixo e clique em Criar.
4. Crie um grupo do SharePoint para revisores e atribua o nível de permissão Revisão.
   Volte para Permissões do site e clique em Criar grupo. Nomeie o grupo como Revisores. Defina o proprietário do grupo como você mesmo. Na seção Atribuir permissões a este grupo no site, selecione Revisão no menu suspenso. Clique em Criar.
5. Adicione usuários ao grupo Revisores.
   Abra o grupo Revisores. Clique em Novo e adicione os endereços de e-mail dos revisores. Para revisores externos, eles já devem ter sido convidados como convidados no Azure AD ou você pode adicioná-los agora e eles receberão um convite. Clique em Compartilhar.
6. Gere um link de compartilhamento que use o grupo Revisores.
   Volte para a biblioteca de documentos. Selecione um ou mais arquivos e clique em Compartilhar. Na caixa de diálogo de compartilhamento, clique no ícone de engrenagem ao lado do tipo de link. Escolha Pessoas específicas. No campo, digite Revisores e selecione o grupo no menu suspenso. O link concederá automaticamente o nível de permissão atribuído ao grupo, que é Revisão. Clique em Enviar ou copie o link.
7. Teste o link de apenas revisão.
   Abra uma janela de navegador privada ou entre com uma conta de teste que seja membro do grupo Revisores. Clique no link. Verifique se você pode visualizar e baixar arquivos, mas não pode editar ou excluí-los. Tente carregar um novo arquivo ou editar um existente para confirmar que o nível de permissão bloqueia essas ações.

Problemas Comuns Após Configurar um Link de Apenas Revisão

Revisores Não Conseguem Abrir o Link da Biblioteca de Documentos

Se revisores externos virem uma mensagem de acesso negado, verifique se o compartilhamento externo está habilitado no nível do site e se o site não está definido com uma política de compartilhamento mais restritiva. Verifique também se os revisores foram adicionados como convidados no Azure AD. Vá para Central de administração do Microsoft 365 > Usuários > Usuários convidados para confirmar o status deles.

Revisores Ainda Podem Editar Documentos

Se um revisor puder editar arquivos, o nível de permissão personalizado Revisão não foi aplicado corretamente. Vá para as permissões da biblioteca de documentos e verifique qual nível de permissão o grupo Revisores possui. Deve mostrar Revisão, não Editar ou Contribuir. Se o grupo tiver permissão de Editar, remova-a e atribua Revisão. Certifique-se também de que a biblioteca em si não tenha permissões exclusivas que substituam as permissões do grupo.

Link de Apenas Revisão Funciona para Usuários Internos, mas Não para Usuários Externos

Usuários externos devem autenticar com uma conta Microsoft ou uma conta corporativa que tenha sido convidada como convidado. Se tentarem abrir o link sem entrar, verão uma tela de login. Se não tiverem uma conta Microsoft, podem criar uma gratuitamente. Como alternativa, você pode ativar a opção de compartilhamento Qualquer pessoa com um link, mas isso remove o requisito de autenticação e pode não ser adequado para documentos confidenciais.

Item	Link de Visualização Padrão	Link de Apenas Revisão Personalizado
Nível de permissão usado	Leitura	Revisão personalizada (Leitura + Abertura, sem Editar)
Permite visualizar arquivos	Sim	Sim
Permite comentar	Não	Sim (se os comentários estiverem habilitados no documento)
Permite editar arquivos	Não	Não
Requer nível de permissão personalizado	Não	Sim
Funciona com usuários externos	Sim	Sim, com contas de convidado

Agora você pode criar um link de apenas revisão para qualquer biblioteca de documentos no SharePoint. As etapas principais são criar um nível de permissão personalizado Revisão, atribuí-lo a um grupo e gerar um link de compartilhamento que tenha como alvo esse grupo. Para cenários avançados, considere usar revisões de acesso do Azure AD para auditar periodicamente quem tem acesso de revisão às suas bibliotecas. Essa abordagem oferece controle granular sobre o que os revisores externos podem ou não fazer com seus documentos.