Como corrigir o aviso de limite da biblioteca aparecendo com menos de 5000 itens

Você vê um aviso em uma biblioteca de documentos do SharePoint dizendo que a biblioteca está se aproximando do limite de 5000 itens. O aviso aparece mesmo quando a biblioteca contém muito menos de 5000 itens. Isso acontece porque o SharePoint conta os itens na exibição atual, não o número total de arquivos na biblioteca. Este artigo explica por que o aviso de limite é acionado precocemente e como corrigi-lo ajustando exibições e configurações.

Por que o aviso de limite da biblioteca aparece com menos de 5000 itens

O SharePoint tem um limite de exibição de lista de 5000 itens por exibição. Esse limite se aplica ao número de itens que uma exibição precisa processar, não ao número total de itens na biblioteca. Quando uma exibição consulta um grande conjunto de itens, o SharePoint precisa examinar todos os itens que correspondem à consulta. Se essa consulta retornar mais de 5000 itens, o aviso de limite aparece.

O aviso pode aparecer mesmo quando a biblioteca tem menos de 5000 itens no total. Isso ocorre quando a exibição atual não usa uma coluna indexada. Sem um índice, o SharePoint precisa examinar cada item da biblioteca para montar a exibição. Se a biblioteca tem 1000 itens, mas a exibição não tem coluna indexada, o aviso ainda pode aparecer porque a consulta não está otimizada.

A causa raiz é que a exibição padrão em muitas bibliotecas não inclui uma coluna indexada. As colunas mais comuns usadas em exibições são Título, Modificado e Criado. Essas colunas não são indexadas por padrão. Quando uma exibição classifica ou filtra por uma coluna não indexada, o SharePoint examina todos os itens para atender à consulta. Isso aciona o aviso mesmo com contagens baixas de itens.

Passos para corrigir o aviso de limite da biblioteca

Você precisa adicionar um índice a uma coluna usada na exibição e depois atualizar a exibição para usar essa coluna. Siga estes passos em ordem.

Verifique a exibição atual e identifique as colunas

1. Abra a biblioteca de documentos
   Vá para o site do SharePoint que contém a biblioteca. Clique no nome da biblioteca na navegação esquerda ou no Início Rápido.
2. Abra a exibição atual
   Clique na seta para baixo ao lado do nome da exibição no topo da biblioteca. A exibição padrão geralmente é chamada de Todos os Documentos. Anote as colunas usadas para classificação e filtragem.
3. Verifique a ordem de classificação
   No menu suspenso da exibição, selecione Modificar exibição atual. Observe a seção Classificação para ver qual coluna é usada para ordenar. Se nenhuma coluna for especificada, a exibição classifica por ID ou Título por padrão.
4. Anote as colunas de filtro
   Na seção Filtro, veja se alguma coluna é usada para filtrar itens. Se a exibição não tiver filtro, ela retorna todos os itens da biblioteca.

Adicione um índice a uma coluna

1. Vá para Configurações da Biblioteca
   Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito da página da biblioteca. Selecione Configurações da biblioteca no menu.
2. Abra Colunas Indexadas
   Na seção Colunas, clique em Colunas indexadas. Isso mostra uma lista de índices existentes. Se não houver índices, a lista estará vazia.
3. Crie um novo índice
   Clique em Criar um novo índice. No menu suspenso Coluna primária, selecione uma coluna que aparece na exibição atual. Boas escolhas são Criado, Modificado ou qualquer coluna de metadados usada para classificação ou filtragem. Clique em Criar.
4. Aguarde a construção do índice
   O SharePoint constrói o índice em segundo plano. Isso pode levar alguns minutos para bibliotecas grandes. Não prossiga até que o índice seja construído.

Atualize a exibição para usar a coluna indexada

1. Volte para Configurações da Biblioteca
   Clique em Configurações da biblioteca no menu de engrenagem novamente se você navegou para longe.
2. Abra a exibição que deseja corrigir
   Na seção Exibições, clique no nome da exibição que mostra o aviso. Por exemplo, clique em Todos os Documentos.
3. Altere a ordem de classificação
   Na seção Classificação, selecione a coluna que você indexou como a primeira coluna de classificação. Por exemplo, selecione Modificado. Defina a ordem como Mostrar itens em ordem crescente ou Mostrar itens em ordem decrescente.
4. Adicione um filtro se necessário
   Na seção Filtro, adicione um filtro usando a coluna indexada. Por exemplo, defina Modificado é maior que [Hoje]-30 para mostrar apenas itens modificados nos últimos 30 dias. Isso reduz o tamanho da consulta.
5. Salve a exibição
   Role até o final e clique em OK. A exibição agora usa a coluna indexada, e o aviso de limite deve desaparecer.

Defina a exibição corrigida como padrão

1. Vá para Configurações da Biblioteca
   Clique no ícone de engrenagem e selecione Configurações da biblioteca.
2. Abra as configurações da exibição
   Na seção Exibições, clique no nome da exibição que você acabou de corrigir.
3. Torne-a a exibição padrão
   Role até o topo da página de configurações da exibição. Na seção Opções de exibição, defina Tornar esta a exibição padrão como Sim. Clique em OK.

Se o aviso ainda aparecer após a correção principal

A biblioteca usa uma coluna não indexada em um Agrupar por

Quando uma exibição agrupa itens por uma coluna que não é indexada, o SharePoint ainda examina todos os itens. Abra as configurações da exibição e verifique a seção Agrupar por. Se o agrupamento estiver habilitado, altere a coluna de agrupamento para a coluna indexada ou remova o agrupamento completamente. Após salvar, o aviso deve parar.

A biblioteca tem muitas pastas

As pastas contam para o limite de exibição. Se a biblioteca tem uma estrutura de pastas profunda, o número total de pastas mais arquivos pode exceder 5000 na exibição. Use uma estrutura de pastas plana ou crie exibições que filtrem por uma coluna de data para excluir pastas antigas. Mova arquivos antigos para uma biblioteca de arquivo morto para reduzir a contagem.

A exibição inclui todos os itens sem filtro

Uma exibição sem filtro retorna todos os itens da biblioteca. Se a biblioteca tem mais de 5000 itens, o aviso aparece independentemente da indexação. Adicione um filtro à exibição que limite os resultados. Por exemplo, use um filtro de data para mostrar apenas itens do ano atual. Isso mantém a consulta abaixo de 5000 itens.

Power Automate ou código personalizado aciona o aviso

Automações que consultam a biblioteca com colunas não indexadas também podem acionar o aviso. Verifique quaisquer fluxos do Power Automate ou scripts personalizados que acessam a biblioteca. Atualize as consultas para usar colunas indexadas ou adicione filtros. Se o fluxo consultar todos os itens, altere-o para consultar apenas o subconjunto necessário.

Exibição com índice vs Exibição sem índice: Efeito no limite

Item	Exibição com coluna indexada	Exibição sem coluna indexada
Desempenho da consulta	Rápido, usa índice para localizar itens	Lento, examina todos os itens da biblioteca
Aviso de limite com 1000 itens	Nenhum aviso aparece	Aviso pode aparecer se nenhum filtro for usado
Aviso de limite com 5000 itens	Nenhum aviso se a consulta retornar menos de 5000	Aviso aparece quando a consulta retorna 5000+ itens
Comportamento de classificação	Classifica pela coluna indexada de forma eficiente	Classifica por qualquer coluna, mas examina todos os itens
Suporte a filtro	Filtro na coluna indexada é eficiente	Filtro em coluna não indexada ainda examina todos os itens

Agora você pode corrigir o aviso de limite da biblioteca adicionando um índice a uma coluna e atualizando a exibição. Em seguida, revise todas as exibições na biblioteca e aplique a mesma correção a cada uma. Para gerenciamento avançado, use o centro de administração do SharePoint para definir limites de exibição de lista no nível do locatário.