Ao pesquisar um arquivo no SharePoint e não encontrá-lo, o arquivo pode não estar indexado pelo serviço de pesquisa. Indexação é o processo em que o SharePoint rastreia arquivos e adiciona seu conteúdo ao catálogo de pesquisa. Sem indexação, o arquivo não aparecerá nos resultados mesmo que exista na biblioteca. Este artigo explica como verificar se um arquivo específico está indexado e quais medidas tomar caso não esteja.
Principais Conclusões: Verificando o Status de Indexação de Arquivos no SharePoint
- Configurações do Site > Pesquisa e disponibilidade offline: Verifique se uma biblioteca ou lista está configurada para permitir que itens apareçam nos resultados de pesquisa.
- Configurações da biblioteca de documentos > Configurações avançadas: Confirme que a biblioteca permite a indexação de todos os tipos de arquivo.
- Pesquise por nome ou conteúdo: Teste a indexação pesquisando uma palavra única dentro do arquivo.
Por que Arquivos do SharePoint Podem Não Ser Indexados
O SharePoint usa um serviço de pesquisa que rastreia fontes de conteúdo, como coleções de sites, bibliotecas e listas. O rastreador lê o conteúdo e os metadados dos arquivos e os adiciona ao índice de pesquisa. Um arquivo é indexado apenas se a biblioteca permitir a indexação, o tipo de arquivo for suportado e o arquivo não for excluído por configurações no nível do site. Motivos comuns para um arquivo não ser indexado incluem a biblioteca estar configurada para não exibir itens nos resultados de pesquisa, o tipo de arquivo estar bloqueado ou o arquivo estar em uma pasta excluída do rastreamento. Entender essas configurações ajuda a diagnosticar por que um arquivo não aparece na pesquisa.
Tipos de Arquivo Suportados pela Pesquisa do SharePoint
A pesquisa do SharePoint suporta muitos formatos de arquivo comuns, incluindo .docx, .pdf, .pptx, .xlsx, .txt e .html. Alguns tipos de arquivo, como .zip, .exe ou .iso, não são indexados por padrão. Se o seu arquivo estiver em um formato suportado, mas ainda não for indexado, verifique as configurações da biblioteca e a configuração de pesquisa do site.
Passos para Verificar se um Arquivo do SharePoint Está Indexado
- Abra a biblioteca de documentos
Navegue até o site do SharePoint que contém o arquivo. Vá para a biblioteca de documentos onde o arquivo está armazenado. - Verifique as configurações de pesquisa da biblioteca
Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito e selecione Configurações da biblioteca. Na seção Configurações gerais, clique em Configurações avançadas. Procure a opção Permitir que itens desta biblioteca de documentos apareçam nos resultados de pesquisa? Ela deve estar definida como Sim para que qualquer arquivo na biblioteca seja indexado. - Verifique se o tipo de arquivo é permitido
Na mesma página de Configurações avançadas, verifique a seção Tipos de arquivo. Certifique-se de que a extensão do seu documento está listada entre os tipos de arquivo permitidos. Se não estiver, adicione a extensão ou altere o formato do arquivo. - Verifique a configuração de pesquisa do site
Vá para Configurações do site clicando no ícone de engrenagem e selecionando Configurações do site. Na seção Pesquisa, clique em Pesquisa e disponibilidade offline. Confirme que Permitir que este site apareça nos resultados de pesquisa? está definido como Sim. Verifique também se Permitir indexação do site? está ativado. - Realize um teste de pesquisa
Digite uma palavra única do conteúdo do arquivo ou o nome exato do arquivo na caixa de pesquisa do SharePoint. Se o arquivo aparecer nos resultados, ele está indexado. Caso contrário, continue para os próximos passos. - Verifique exclusões de indexação no nível da pasta
Algumas bibliotecas têm pastas que são excluídas da pesquisa. Selecione a pasta que contém seu arquivo. Clique nos três pontos (…) e escolha Detalhes. No painel de detalhes, procure as configurações de Pesquisa. Se a pasta estiver definida como Não indexar, altere para Indexar. - Use a Ferramenta de Consulta de Pesquisa do SharePoint (PowerShell)
Se você tiver permissões de administrador do SharePoint, pode usar o PowerShell para consultar o índice de pesquisa diretamente. Execute o seguinte comando no SharePoint Online Management Shell:Get-PnPSearchQuery -Query "filename:seuarquivo.pdf"
Substitua seuarquivo.pdf pelo nome real do seu arquivo. Se o comando retornar resultados, o arquivo está indexado.
Se o Arquivo Ainda Não Aparecer na Pesquisa
O cronograma de rastreamento da pesquisa do SharePoint está atrasado
A pesquisa do SharePoint Online rastreia continuamente, mas as alterações podem levar até 15 minutos para aparecer. Aguarde um tempo e teste novamente. Para SharePoint on-premises, os cronogramas de rastreamento são definidos pelo administrador e podem levar horas.
O arquivo está em estado de check-out
Se o arquivo estiver com check-out feito para um usuário, o rastreador de pesquisa pode não indexar a versão mais recente. Verifique o status do arquivo na biblioteca. Se mostrar como check-out, peça ao usuário para fazer check-in.
O conteúdo do arquivo está criptografado ou contém dados binários
A pesquisa do SharePoint não pode indexar arquivos criptografados ou conteúdo binário sem texto. Se o arquivo estiver protegido por senha ou usar um formato binário personalizado, ele não será indexado. Remova a criptografia ou converta para um formato suportado.
A pesquisa da coleção de sites está desabilitada
No centro de administração do SharePoint, vá para Pesquisa e verifique se a coleção de sites não está excluída da pesquisa. Se estiver excluída, adicione-a novamente e inicie um rastreamento completo.
| Item | Indexado | Não Indexado |
|---|---|---|
| Configuração de pesquisa da biblioteca | Permitir que itens apareçam nos resultados de pesquisa definido como Sim | Definido como Não |
| Tipo de arquivo | Extensão suportada como .docx ou .pdf | Extensão não suportada como .zip ou .exe |
| Configuração de pesquisa do site | Permitir indexação do site ativado | Desativado |
| Configuração da pasta | Indexar pasta definido como Sim | Definido como Não indexar |
| Status do arquivo | Check-in realizado e publicado | Check-out ou rascunho |
Agora você sabe como verificar se um arquivo do SharePoint está indexado usando configurações de biblioteca, testes de pesquisa e PowerShell. Comece verificando as configurações avançadas da biblioteca e a configuração de pesquisa do site. Se o arquivo ainda não aparecer, examine exclusões de pasta e atrasos de rastreamento. Para problemas persistentes, peça ao administrador do SharePoint para revisar as configurações do aplicativo de serviço de pesquisa e iniciar um rastreamento completo.