Histórico de Versões Ausente em uma Biblioteca de Documentos: Causa e Solução

Você abre uma biblioteca de documentos no SharePoint e não vê nenhuma entrada de histórico de versões para qualquer arquivo. Isso acontece mesmo sabendo que colegas editaram os arquivos várias vezes. A causa geralmente é um recurso de conjunto de sites que desabilita o controle de versão ou uma configuração da biblioteca que limita a retenção do histórico. Este artigo explica por que o histórico de versões pode desaparecer e fornece as etapas exatas para restaurá-lo.

Por que o Histórico de Versões Desaparece em uma Biblioteca de Documentos

O histórico de versões do SharePoint é controlado em três níveis: o recurso do conjunto de sites, as configurações de controle de versão da biblioteca e a cota de armazenamento do site. Quando o histórico de versões está ausente, uma ou mais dessas camadas está mal configurada.

Recurso do Conjunto de Sites Desativado

Cada conjunto de sites tem um recurso oculto chamado “Configurações de Versão de Documentos e Tarefas”. Esse recurso deve estar ativo para que o histórico de versões funcione. Se um administrador do conjunto de sites o desativar, nenhuma nova versão será salva para qualquer documento em qualquer biblioteca. As versões existentes permanecem visíveis, mas novas edições não criam entradas.

Controle de Versão da Biblioteca Desabilitado

Cada biblioteca de documentos tem suas próprias configurações de controle de versão. Se o controle de versão estiver definido como “Sem controle de versão”, o SharePoint salva apenas a versão atual de cada arquivo. Nenhum histórico é retido. Essa configuração é frequentemente alterada acidentalmente ao copiar modelos de biblioteca ou restaurar a partir de backup.

Cota de Armazenamento Excedida

Os sites do SharePoint têm um limite de armazenamento definido na Central de administração do SharePoint. Quando um site excede sua cota, o SharePoint exclui automaticamente o histórico de versões antigo para liberar espaço. A exclusão é silenciosa e permanente. Os usuários veem apenas a versão atual e nenhuma entrada anterior.

Etapas para Restaurar o Histórico de Versões Ausente

1. Verifique o recurso do conjunto de sites
   Vá para o conjunto de sites onde a biblioteca está localizada. Clique no ícone de engrenagem e selecione Configurações do site. Em Administração do conjunto de sites, clique em Recursos do conjunto de sites. Encontre “Configurações de Versão de Documentos e Tarefas”. Se mostrar Desativar, o recurso já está ativo. Se mostrar Ativar, clique em Ativar.
2. Habilite o controle de versão na biblioteca
   Navegue até a biblioteca de documentos. Clique no ícone de engrenagem e escolha Configurações da biblioteca. Em Configurações gerais, clique em Configurações de controle de versão. Selecione Criar versões principais ou Criar versões principais e secundárias (rascunho). Defina o número de versões a manter para um valor como 100 ou 500. Clique em OK.
3. Verifique a cota de armazenamento do site
   Na Central de administração do SharePoint, expanda Sites e selecione Sites ativos. Encontre o site que contém sua biblioteca. Verifique a coluna Armazenamento usado. Se estiver no limite ou próximo do Limite de armazenamento, você precisa aumentar a cota ou liberar espaço. Para aumentar a cota, selecione o site, clique em Políticas, depois em Editar e aumente o limite de armazenamento.
4. Limpe o cache do navegador
   Após alterar as configurações, limpe o cache do navegador ou abra uma janela de navegação privada. Isso garante que você veja as entradas mais recentes do histórico de versões.
5. Teste com um novo arquivo
   Carregue um novo arquivo na biblioteca. Edite-o duas vezes, salvando as alterações a cada vez. Abra o histórico de versões desse arquivo. Se você vir duas versões, a correção está funcionando. Se ainda não vir nenhuma, repita as etapas 1 a 3.

Se o Histórico de Versões Ainda Estiver Ausente Após a Correção Principal

O histórico de versões foi excluído por uma política de retenção

As políticas de retenção do SharePoint podem excluir automaticamente versões antigas após um número definido de dias. Verifique se uma política de retenção se aplica à biblioteca ou ao site. Vá para Central de administração do SharePoint > Proteção de informações > Retenção. Procure por políticas que tenham como alvo o site ou o tipo de conteúdo. Se uma política excluir versões após 30 dias, você não verá histórico mais antigo que isso.

O conjunto de sites foi restaurado a partir de backup

Restaurar um conjunto de sites a partir de backup geralmente redefine as configurações de controle de versão para “Sem controle de versão”. Após a restauração, siga as etapas acima para reabilitar o controle de versão. As versões criadas antes do backup são perdidas, mas as edições futuras serão rastreadas.

Ferramenta de migração de terceiros alterou as configurações

Algumas ferramentas de migração desabilitam o controle de versão para acelerar a transferência. Após a migração, habilite manualmente o controle de versão em cada biblioteca. Verifique os logs da ferramenta de migração para quaisquer alterações de configuração.

Configurações de Controle de Versão da Biblioteca de Documentos: Antes vs Depois da Correção

Item	Antes da Correção	Depois da Correção
Recurso do conjunto de sites	Desativado	Ativado
Controle de versão da biblioteca	Sem controle de versão	Versões principais ou principais/secundárias
Uso da cota de armazenamento	No limite ou acima	Abaixo do limite
Histórico de versões visível	Apenas versão atual	Todas as versões salvas

Agora você pode verificar o recurso do conjunto de sites, as configurações de controle de versão da biblioteca e a cota de armazenamento para restaurar o histórico de versões ausente. Em seguida, defina uma política de retenção que atenda às suas necessidades de negócio para que versões antigas sejam mantidas, mas não excluídas prematuramente. Uma dica avançada: use o cmdlet Set-PnPListVersioning do PnP PowerShell para habilitar o controle de versão em centenas de bibliotecas de uma só vez.