Ao abrir uma biblioteca de documentos no SharePoint e descobrir que a opção Histórico de Versões está desabilitada ou não mostra entradas, você não pode restaurar uma versão anterior de um arquivo. Esse problema geralmente ocorre porque as configurações de versionamento da biblioteca foram desativadas ou a biblioteca está configurada para manter apenas a versão atual. Este artigo explica como verificar e ativar o versionamento no SharePoint, restaurar o recurso de histórico de versões e resolver problemas relacionados, como versões principais ou secundárias ausentes.
Principais Conclusões: Ativar o Histórico de Versões em uma Biblioteca de Documentos do SharePoint
- Configurações da Biblioteca > Configurações de Versionamento: Controla se o histórico de versões é criado e quantas versões são mantidas.
- Criar versões principais: Selecionar esta opção ativa o histórico de versões para cada edição de arquivo.
- Manter o seguinte número de versões principais: Definir este valor para um número maior que zero preserva versões antigas em vez de excluí-las.
Por que o Histórico de Versões está Ausente em uma Biblioteca de Documentos
As bibliotecas de documentos do SharePoint usam versionamento para salvar uma cópia de um arquivo a cada edição. Quando o versionamento está desativado, o SharePoint sobrescreve o arquivo sem manter a versão anterior. A opção Histórico de Versões no menu de contexto do arquivo então não mostra entradas ou fica desabilitada.
O versionamento pode ser desativado por um administrador do site ou por uma política aplicada ao conjunto de sites. A biblioteca também pode estar configurada para manter apenas um número limitado de versões e, quando o limite é atingido, o SharePoint exclui automaticamente a versão mais antiga ao salvar uma nova. Em alguns casos, a biblioteca usa um tipo de conteúdo que substitui as configurações de versionamento.
A correção exige verificar as configurações de versionamento da biblioteca e garantir que a criação de versões principais esteja ativada. Você também deve definir um limite razoável para o número de versões a serem mantidas. Se a biblioteca herdar configurações de um tipo de conteúdo ou política do site, estes devem ser ajustados no nível superior.
Passos para Ativar o Histórico de Versões em uma Biblioteca de Documentos
Para restaurar o histórico de versões de uma biblioteca de documentos, você precisa acessar as configurações da biblioteca no site do SharePoint. As etapas abaixo pressupõem que você tenha pelo menos permissões de Editar ou Design no site. Se não conseguir ver as configurações, entre em contato com o administrador do conjunto de sites.
- Abra a biblioteca de documentos
Navegue até o site do SharePoint que contém a biblioteca de documentos. Clique no nome da biblioteca no menu de Inicialização Rápida ou em Conteúdo do Site para abri-la. - Vá para Configurações da Biblioteca
Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito da página e selecione Configurações da biblioteca. Se você estiver em um site de equipe moderno, talvez precise clicar em Biblioteca na barra de comandos e depois em Configurações da biblioteca. - Abra as Configurações de Versionamento
Na seção Configurações Gerais, clique em Configurações de versionamento. Isso abre a página onde você configura como as versões são criadas e armazenadas. - Ative a criação de versões principais
Na seção Aprovação de Conteúdo, mantenha a configuração padrão, a menos que exija aprovação. Na seção Histórico de Versões do Documento, selecione Criar versões principais. Não selecione Sem versionamento. - Defina o número de versões a serem mantidas
No campo Manter o seguinte número de versões principais, insira um número como 100 ou 500. Se você inserir 0, o SharePoint não manterá nenhuma versão. Para bibliotecas com muitos arquivos, defina um limite que equilibre armazenamento e necessidades de recuperação. - Opcionalmente, ative a segurança de versões de rascunho
Se você planeja usar aprovação de conteúdo ou versões secundárias, selecione Criar versões principais e secundárias (rascunho) em vez disso. Em seguida, defina Manter rascunhos para o seguinte número de versões principais para um valor como 10. - Salve as configurações
Clique em OK na parte inferior da página. O SharePoint aplica as novas configurações de versionamento imediatamente. Os arquivos existentes não receberão histórico de versões retroativamente, mas qualquer edição futura criará entradas de versão.
Se o Histórico de Versões Ainda Não Aparecer Após a Ativação
Ativar o versionamento não restaura o histórico de versões de arquivos que foram editados antes da alteração. Se a opção Histórico de Versões ainda estiver ausente ou desabilitada, verifique os seguintes cenários.
A Biblioteca Usa um Tipo de Conteúdo que Desativa o Versionamento
Algumas bibliotecas usam tipos de conteúdo que substituem as configurações de versionamento no nível da biblioteca. Para verificar isso, volte para Configurações da biblioteca e procure em Tipos de Conteúdo. Se um tipo de conteúdo estiver listado, clique em seu nome. Na página de configurações do tipo de conteúdo, encontre a seção Configurações Avançadas. Certifique-se de que Permitir gerenciamento de tipos de conteúdo esteja ativado e que as configurações de versionamento do tipo de conteúdo correspondam ao que você definiu no nível da biblioteca. Se o tipo de conteúdo tiver Sem versionamento selecionado, altere para Criar versões principais.
A Política de Versionamento do Conjunto de Sites Substitui as Configurações da Biblioteca
Um administrador do conjunto de sites pode ter aplicado uma política que limita ou desativa o versionamento. Essa política é definida no centro de administração do SharePoint. Vá para Centro de administração do SharePoint > Políticas > Versionamento. Se uma política for aplicada ao seu site, você verá uma mensagem na página de configurações de versionamento da biblioteca que diz Esta configuração é gerenciada por uma política do site. Nesse caso, a configuração da biblioteca não pode ser alterada. Entre em contato com o administrador do conjunto de sites para ajustar a política ou solicitar uma exceção para sua biblioteca.
O Histórico de Versões Foi Excluído por um Limite de Retenção ou Armazenamento
Se o versionamento estava ativado anteriormente, mas o histórico agora está ausente, a biblioteca pode ter atingido seu limite de versões. Verifique o valor de Manter o seguinte número de versões principais. Se estiver definido para um número baixo como 1, o SharePoint mantém apenas a versão mais recente e exclui todas as versões mais antigas. Aumente esse número para preservar mais versões. Verifique também a cota de armazenamento do conjunto de sites. Se o site estiver acima da cota, o SharePoint pode excluir automaticamente o histórico de versões para liberar espaço. Nesse caso, libere armazenamento excluindo arquivos antigos ou solicite mais armazenamento ao administrador.
Site de Equipe vs Site de Comunicação: Padrões e Diferenças de Versionamento
| Item | Site de Equipe | Site de Comunicação |
|---|---|---|
| Versionamento padrão para nova biblioteca | Versões principais ativadas, manter 500 versões | Versões principais ativadas, manter 500 versões |
| Versões secundárias suportadas | Sim, pode ser ativado | Sim, pode ser ativado |
| Aprovação de conteúdo padrão | Desativada | Desativada |
| Segurança de itens de rascunho padrão | Apenas usuários que podem editar itens | Apenas usuários que podem editar itens |
| Possibilidade de substituição por política | Sim, via centro de administração do SharePoint | Sim, via centro de administração do SharePoint |
Ambos os tipos de site usam o mesmo mecanismo de versionamento. As configurações padrão são idênticas. A principal diferença é que os sites de equipe geralmente têm Grupos do Microsoft 365 anexados, que podem aplicar políticas de retenção adicionais por meio do Microsoft Purview. Se uma política de retenção excluir o histórico de versões, você precisará ajustar a política no portal de conformidade do Microsoft Purview.
Agora você pode ativar o histórico de versões em qualquer biblioteca de documentos usando a página Configurações da Biblioteca. Se a opção estiver bloqueada por uma política do site ou tipo de conteúdo, encaminhe a solicitação ao administrador do conjunto de sites. Para evitar perda futura de versões, defina o limite de versões para pelo menos 100 e monitore a cota de armazenamento do site mensalmente.