Revisar Configurações de Compartilhamento Externo em Todos os Sites: Melhores Práticas para Microsoft 365

O compartilhamento externo no Microsoft 365 pode expor dados confidenciais se não for configurado corretamente. Muitas organizações têm centenas de sites do SharePoint, cada um com seu próprio nível de compartilhamento. Sem uma revisão centralizada, você corre o risco de compartilhar excessivamente com usuários anônimos ou bloquear a colaboração legítima. Este artigo explica como auditar as configurações de compartilhamento externo em todos os sites usando o centro de administração do SharePoint e o PowerShell. Você aprenderá as configurações recomendadas para segurança e produtividade.

Entendendo os Níveis de Compartilhamento Externo no SharePoint

O SharePoint oferece cinco níveis de compartilhamento externo para sites. Cada nível controla como os usuários podem compartilhar conteúdo com pessoas fora da sua organização. Os níveis são:

• Qualquer pessoa: Os usuários podem compartilhar arquivos e pastas usando links que não exigem login. Qualquer pessoa com o link pode acessar o conteúdo anonimamente.
• Convidados novos e existentes: Os usuários podem compartilhar com pessoas fora da organização que possuem uma conta Microsoft. Novos convidados recebem um convite para criar uma conta.
• Convidados existentes: Os usuários podem compartilhar apenas com convidados já presentes no diretório Azure AD. Nenhum novo usuário externo pode ser convidado.
• Somente pessoas da sua organização: O compartilhamento externo é desabilitado completamente. Apenas usuários internos podem acessar o conteúdo.
• Somente pessoas em grupos de segurança específicos: O compartilhamento externo é permitido apenas para membros de grupos de segurança designados. Esse nível aparece apenas quando as configurações no nível da organização restringem o compartilhamento a grupos específicos.

O padrão da organização no centro de administração do SharePoint se aplica a todos os novos sites. Os sites existentes mantêm suas próprias configurações de compartilhamento, a menos que você as altere. Uma configuração no nível do site não pode ser mais permissiva do que o padrão da organização. Por exemplo, se o padrão da organização for “Convidados novos e existentes”, você não pode definir um site como “Qualquer pessoa”.

Etapas para Revisar as Configurações de Compartilhamento Externo em Todos os Sites

Você pode revisar as configurações de compartilhamento usando o centro de administração do SharePoint para alguns sites ou o PowerShell para todos os sites. O fluxo de trabalho recomendado começa com o centro de administração para entender o padrão da organização e, em seguida, usa o PowerShell para auditar cada site.

Verificar o Padrão da Organização no Centro de Administração do SharePoint

1. Abra o centro de administração do SharePoint
   Faça login no centro de administração do Microsoft 365 e selecione Centros de administração > SharePoint. Ou acesse diretamente https://admin.microsoft.com/SharePoint.
2. Navegue até as configurações de Compartilhamento
   Na navegação à esquerda, selecione Políticas e clique em Compartilhamento.
3. Revise o padrão de compartilhamento externo
   Em Compartilhamento externo, observe o controle deslizante do SharePoint. A opção selecionada é o padrão para todos os novos sites. Anote a configuração atual.

Revisar Configurações de Compartilhamento de Sites Individuais no Centro de Administração

1. Abra a lista de Sites ativos
   No centro de administração do SharePoint, selecione Sites ativos na navegação à esquerda.
2. Selecione um site para inspecionar
   Clique no nome de qualquer site. Um painel de detalhes será aberto no lado direito.
3. Verifique a seção Compartilhamento
   No painel, role até Compartilhamento. O nível de compartilhamento externo atual é exibido. Para alterá-lo, clique em Editar, selecione um novo nível e clique em Salvar.

Esse método funciona para alguns sites, mas não para centenas. Use o PowerShell para auditar todos os sites em escala.

Auditar Todos os Sites Usando PowerShell

Antes de começar, instale o Shell de Gerenciamento Online do SharePoint. Abra o Windows PowerShell como administrador e execute Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell se ainda não o instalou.

1. Conecte-se ao SharePoint Online
   Execute Connect-SPOService -Url https://seutenant-admin.sharepoint.com. Substitua seutenant pelo nome do seu locatário. Faça login com uma conta de administrador global ou administrador do SharePoint.
2. Recupere as configurações de compartilhamento de todos os sites
   Execute o seguinte comando para exportar um arquivo CSV com cada site e seu nível de compartilhamento:
   Get-SPOSite -Limit All | Select-Object Url, Title, SharingCapability | Export-Csv -Path "C:\temp\sites-sharing.csv" -NoTypeInformation
3. Abra o arquivo CSV
   Abra C:\temp\sites-sharing.csv no Excel. A coluna SharingCapability mostra valores como ExternalUserAndGuestSharing (Qualquer pessoa), ExternalUserSharingOnly (Convidados novos e existentes), ExistingExternalUserSharingOnly (Convidados existentes) ou Disabled (Somente pessoas da sua organização).
4. Filtre sites excessivamente permissivos
   No Excel, filtre a coluna SharingCapability para mostrar apenas ExternalUserAndGuestSharing ou ExternalUserSharingOnly se você deseja um controle mais rigoroso. Anote as URLs dos sites.
5. Altere o compartilhamento de sites específicos
   Para alterar o nível de compartilhamento de um site para “Convidados existentes”, execute:
   Set-SPOSite -Identity https://seutenant.sharepoint.com/sites/nomedosite -SharingCapability ExistingExternalUserSharingOnly
   Substitua a URL pela URL real do site do CSV.

Se Você Não Consegue Alterar as Configurações de Compartilhamento

Às vezes, a configuração de compartilhamento do site aparece esmaecida ou não pode ser alterada. Isso geralmente acontece porque o padrão no nível da organização é mais restritivo do que o que você deseja definir. Por exemplo, se o padrão da organização for “Somente pessoas da sua organização”, você não pode definir um site como “Qualquer pessoa”. Verifique primeiro o padrão da organização no centro de administração do SharePoint > Políticas > Compartilhamento. Se você precisar de uma configuração mais permissiva no nível do site, primeiro altere o padrão da organização.

O Centro de Administração do SharePoint Não Mostra Todos os Sites

A lista de Sites ativos no centro de administração mostra apenas sites criados nos últimos 30 dias por padrão. Para ver sites mais antigos, clique no botão Filtrar, selecione Últimos 30 dias e altere para Últimos 90 dias ou Todos. Se ainda assim não conseguir ver um site, use o PowerShell Get-SPOSite | Where-Object {$_.Url -like "nomedosite"} para encontrá-lo.

O PowerShell Retorna um Erro de Acesso Negado

A conta que você usa com Connect-SPOService deve ter a função de administrador do SharePoint ou ser um administrador global. Se você receber um erro de acesso negado, peça ao administrador do Microsoft 365 para atribuir a função de administrador do SharePoint à sua conta.

Configuração	Padrão da Organização	Substituição no Nível do Site
Qualquer pessoa	Permite links anônimos para todos os novos sites	Pode ser restrito por site para um nível inferior
Convidados novos e existentes	Permite convidar novos usuários externos	Pode ser restrito a convidados existentes por site
Convidados existentes	Apenas convidados pré-existentes podem receber compartilhamento	Não pode ser mais permissivo que o padrão
Somente pessoas da sua organização	Nenhum compartilhamento externo	Não pode ser substituído para permitir compartilhamento externo

Para a maioria das organizações, a configuração recomendada é Convidados existentes no nível da organização. Isso impede que novos usuários externos sejam convidados, permitindo a colaboração com convidados já presentes no Azure AD. Para sites altamente confidenciais, defina o compartilhamento no nível do site como Somente pessoas da sua organização. Use o comando de exportação do PowerShell para realizar essa auditoria trimestralmente e identificar sites que foram acidentalmente configurados com um nível permissivo.