Como Enviar Documentos Digitalizados para o OneDrive for Business

Você precisa armazenar contratos, recibos ou formulários assinados digitalizados no OneDrive for Business, mas os arquivos estão em um scanner ou impressora multifuncional. O documento ainda não é um arquivo digital no seu computador. Este artigo explica como digitalizar diretamente para o OneDrive usando um aplicativo de scanner, o aplicativo móvel do OneDrive ou um scanner de rede. Você aprenderá três métodos para colocar documentos em papel no OneDrive sem salvá-los localmente primeiro.

O que você precisa antes de digitalizar para o OneDrive

O recurso que permite enviar documentos digitalizados para o OneDrive for Business faz parte do cliente de sincronização do OneDrive e do aplicativo móvel do OneDrive. Nenhuma licença de digitalização separada é necessária. Você precisa do seguinte:

• Uma assinatura do Microsoft 365 Business ou Enterprise que inclua o OneDrive for Business.
• Cliente de sincronização do OneDrive instalado no Windows 10 ou Windows 11. O cliente de sincronização está incluído no Microsoft 365 Apps for Business ou pode ser baixado do portal do Microsoft 365.
• Um scanner conectado ao seu computador ou uma impressora multifuncional na sua rede.
• O aplicativo Windows Scan da Microsoft Store para digitalização local. Este aplicativo é gratuito e suporta scanners TWAIN e WIA.
• Para digitalização móvel: aplicativo OneDrive instalado no iOS ou Android.

O documento digitalizado é salvo como um arquivo PDF ou JPEG. O OneDrive for Business sincroniza o arquivo para a nuvem automaticamente quando o arquivo é colocado dentro da pasta do OneDrive no seu PC. O arquivo fica disponível em todos os seus dispositivos e pode ser compartilhado com colegas de trabalho.

Método 1: Digitalizar usando o aplicativo Windows Scan e salvar na pasta do OneDrive

Este método funciona quando seu scanner está conectado ao computador. O aplicativo Windows Scan salva o arquivo digitalizado diretamente na sua pasta do OneDrive, e o cliente de sincronização faz o upload para o OneDrive for Business.

1. Abra o aplicativo Windows Scan
   Pressione a tecla Windows, digite Scan e selecione Windows Scan nos resultados da pesquisa. Se o aplicativo não estiver instalado, abra a Microsoft Store, pesquise por Windows Scan e instale-o.
2. Selecione seu scanner
   No aplicativo Windows Scan, clique no menu suspenso Scanner e escolha seu scanner conectado ou impressora multifuncional. Se o scanner não aparecer, verifique se ele está ligado e conectado via USB ou rede.
3. Escolha as configurações de digitalização
   Defina Origem como Mesa ou Alimentador de documentos, dependendo do tipo de documento. Selecione Tipo de arquivo como PDF para documentos de várias páginas ou JPG para imagens únicas. Defina o modo de cor e a resolução. 300 DPI é recomendado para documentos de texto.
4. Defina o local de salvamento para sua pasta do OneDrive
   Clique em Mostrar mais e depois clique em Salvar arquivo em. Navegue até Este PC > OneDrive – NomeDaSuaEmpresa. Crie uma nova pasta chamada Documentos Digitalizados ou use uma pasta existente. Clique em Selecionar pasta.
5. Digitalize o documento
   Coloque o documento no vidro do scanner ou no alimentador. Clique no botão Digitalizar no aplicativo. O arquivo é salvo na sua pasta do OneDrive.
6. Verifique a sincronização no OneDrive
   Abra o Explorador de Arquivos e navegue até sua pasta do OneDrive. Procure o arquivo digitalizado. Um ícone de marca de seleção verde indica que o arquivo está sincronizado com o OneDrive for Business. Acesse onedrive.com para confirmar que o arquivo aparece em seus arquivos na nuvem.

Método 2: Digitalizar usando o aplicativo móvel do OneDrive

O aplicativo móvel do OneDrive inclui um scanner integrado que usa a câmera do seu celular. Este método não requer um scanner físico. O documento digitalizado é enviado diretamente para o OneDrive for Business sem etapas intermediárias.

1. Abra o aplicativo OneDrive no seu celular
   Toque no ícone do OneDrive no seu dispositivo iOS ou Android. Faça login com sua conta corporativa ou de estudante do Microsoft 365.
2. Toque no ícone de adicionar
   Na barra de navegação inferior, toque no botão +. Um menu aparece com opções como Upload, Criar pasta e Digitalizar.
3. Selecione Digitalizar
   Toque em Digitalizar. O visor da câmera abre. Aponte a câmera para o documento. O aplicativo detecta automaticamente as bordas do documento e captura a imagem.
4. Ajuste a captura
   Se a detecção automática não acertar as bordas, arraste as alças dos cantos para ajustar o corte. Toque no botão do obturador para capturar a página. Repita para páginas adicionais.
5. Toque em Concluído e nomeie o arquivo
   Após capturar todas as páginas, toque em Concluído. Digite um nome para o arquivo. O arquivo é salvo como PDF por padrão. Você pode alterar o tipo de arquivo para JPG ou PNG antes de salvar.
6. Escolha a pasta de destino
   Toque em Salvar em e selecione a pasta no OneDrive onde deseja armazenar o arquivo. Toque em Salvar. O documento digitalizado é enviado para o OneDrive for Business imediatamente.

Método 3: Digitalizar para e-mail e enviar para o OneDrive

Muitos scanners de rede e impressoras multifuncionais suportam digitalização para e-mail. O scanner envia o documento digitalizado como anexo de e-mail. Em seguida, você salva o anexo no OneDrive for Business.

1. Configure a digitalização para e-mail na sua impressora
   No painel de controle da impressora, selecione Digitalizar ou Digitalizar para e-mail. Digite seu endereço de e-mail do Microsoft 365 como destinatário. Use seu endereço de e-mail corporativo completo, por exemplo nome.sobrenome@empresa.com.
2. Defina as opções de digitalização
   Selecione o formato do arquivo como PDF ou JPEG. Defina a resolução para 200 ou 300 DPI. Coloque o documento no vidro do scanner ou no alimentador. Pressione Iniciar.
3. Abra o e-mail no Outlook
   Aguarde o e-mail chegar na sua caixa de entrada do Outlook. O assunto do e-mail geralmente é Digitalização do nome da impressora. Abra o e-mail e baixe o anexo para o seu computador.
4. Salve o anexo no OneDrive
   Clique com o botão direito no anexo no Outlook e selecione Salvar como. Navegue até Este PC > OneDrive – NomeDaSuaEmpresa. Escolha uma pasta e clique em Salvar. O arquivo é sincronizado com o OneDrive for Business automaticamente.
5. Exclua o e-mail
   Após salvar o arquivo, exclua o e-mail da sua caixa de entrada para evitar bagunça. O arquivo permanece no OneDrive.

Problemas comuns ao digitalizar para o OneDrive

O arquivo digitalizado não aparece no OneDrive

Se você salvou o arquivo na pasta do OneDrive, mas ele não aparece em onedrive.com, o cliente de sincronização pode estar pausado ou desconectado. Clique no ícone do OneDrive na nuvem na bandeja do sistema. Se mostrar Pausado, clique em Retomar sincronização. Se mostrar um X vermelho, faça login novamente com sua conta corporativa.

A digitalização no OneDrive móvel salva no OneDrive pessoal em vez do OneDrive corporativo

O aplicativo OneDrive pode estar conectado à sua conta pessoal da Microsoft. Toque no ícone do menu, toque em Configurações e verifique a conta exibida em Contas. Se mostrar uma conta pessoal, toque em Adicionar conta e faça login com sua conta corporativa ou de estudante. Mude para a conta corporativa antes de digitalizar.

O scanner não é detectado pelo aplicativo Windows Scan

O driver do scanner pode estar ausente ou desatualizado. Abra Configurações > Bluetooth e dispositivos > Impressoras e scanners. Se o scanner estiver listado, clique nele e selecione Gerenciar > Executar solução de problemas. Se não estiver listado, instale o driver do site do fabricante do scanner. Reinicie o computador e tente novamente.

O anexo de digitalização para e-mail é muito grande

O Microsoft 365 limita anexos de e-mail a 25 MB. Se o documento digitalizado exceder esse tamanho, reduza a resolução para 150 DPI ou digitalize em preto e branco em vez de colorido. Alternativamente, use o método do aplicativo Windows Scan, que não tem limite de tamanho de arquivo.

Digitalizar para pasta do OneDrive vs Digitalização móvel do OneDrive: Principais diferenças

Item	Aplicativo Windows Scan + Pasta OneDrive	Digitalização no aplicativo móvel OneDrive
Hardware necessário	Scanner físico ou MFP conectado ao PC	Câmera do smartphone
Formato do arquivo	PDF, JPG, PNG, TIFF, BMP	PDF, JPG, PNG
Documentos de várias páginas	Sim, com alimentador de documentos ou manual página por página	Sim, capture várias páginas em uma sessão
Método de sincronização	Cliente de sincronização do OneDrive faz upload automático	Upload direto do aplicativo para a nuvem do OneDrive
Conexão com a internet	Necessária para sincronização, digitalização funciona offline	Necessária para upload, digitalização funciona offline

Agora você pode digitalizar documentos em papel diretamente para o OneDrive for Business usando o scanner do computador, a câmera do celular ou a impressora de rede. Comece com o método que corresponde ao hardware disponível. Para digitalizações recorrentes, configure uma pasta dedicada de Documentos Digitalizados no OneDrive para manter os arquivos organizados. Use o recurso de digitalização do aplicativo móvel do OneDrive quando estiver longe da mesa e precisar capturar rapidamente um recibo ou formulário assinado.