Sua caixa de entrada do Outlook está cheia e você não consegue enviar ou receber novos e-mails. Isso acontece quando sua caixa de entrada do Microsoft 365 atinge o limite de armazenamento de 50 GB. A principal causa é o acúmulo de e-mails antigos e anexos grandes ao longo do tempo. Este artigo explica como usar o recurso Arquivo Morto para mover itens antigos para fora da sua caixa de entrada principal e liberar espaço.
Você aprenderá as etapas para arquivar itens manualmente e como configurar o Arquivamento Automático para limpeza automática. Também abordaremos onde os arquivos mortos são armazenados e como acessá-los posteriormente.
Principais Conclusões: Gerenciando o Limite de 50 GB da Sua Caixa de Entrada
- Arquivo > Informações > Ferramentas > Limpar Itens Antigos: Executa manualmente a ferramenta Arquivo Morto para mover e-mails antigos para um arquivo local com base na idade.
- Arquivo > Opções > Avançado > Configurações de Arquivamento Automático: Configura o Outlook para mover ou excluir automaticamente itens antigos em uma programação definida por você.
- Ctrl+Shift+A: Abre a caixa de diálogo Arquivo Morto para arquivar rapidamente pastas ou itens selecionados sem usar a faixa de opções.
Por que Sua Caixa de Entrada Atinge o Limite de 50 GB e Como o Arquivo Morto Ajuda
Os planos empresariais do Microsoft 365 geralmente incluem um limite de 50 GB para sua caixa de entrada primária do Exchange Online. Esse espaço é para seus e-mails ativos, itens de calendário, contatos e tarefas. O limite não é para toda a sua conta, mas especificamente para os dados ativos sincronizados com o servidor.
Quando você atinge esse limite, receberá um aviso e, eventualmente, será impedido de enviar novas mensagens. O recebimento de novos e-mails também pode falhar. O recurso Arquivo Morto no Outlook oferece uma solução ao mover itens mais antigos e menos usados para fora desta caixa de entrada ativa.
O arquivamento cria um arquivo local separado no seu computador com extensão .pst. Os itens neste arquivo morto são removidos do servidor, liberando sua cota de 50 GB. Você ainda pode abrir e pesquisar o arquivo morto de dentro do Outlook, mas os dados são armazenados na sua máquina local ou em uma unidade de rede.
Entendendo a Diferença entre Arquivo Morto, Exclusão e Arquivo Online
Arquivar é diferente de excluir. Itens excluídos vão para a pasta Itens Excluídos e são removidos permanentemente após um período de retenção. Itens arquivados são preservados em um arquivo de dados separado que você controla. Isso é ideal para conformidade ou para manter um registro completo.
Não confunda o Arquivo Morto local (arquivo .pst) com o Arquivo Online do Microsoft 365 (uma caixa de entrada adicional com armazenamento próprio). Este artigo aborda a ferramenta Arquivo Morto local, que está disponível em todas as versões do Outlook e não requer uma licença específica.
Etapas para Arquivar Manualmente Itens Antigos da Caixa de Entrada
Use este método para uma limpeza imediata e única de e-mails antigos e outros itens. Você escolhe quais pastas arquivar e a idade mínima dos itens.
- Abra a Caixa de Diálogo Arquivo Morto
No Outlook, vá para a guia Arquivo. Selecione Informações no menu à esquerda. Clique no botão Ferramentas e escolha Limpar Itens Antigos. Você também pode pressionar Ctrl+Shift+A na visualização principal da caixa de entrada. - Defina a Data e a Pasta do Arquivo Morto
A caixa de diálogo Arquivo Morto é aberta. A primeira opção arquiva todas as pastas de acordo com suas configurações de Arquivamento Automático. Para arquivar uma pasta específica, selecione a segunda opção: Arquivar esta pasta e todas as subpastas. Em seguida, clique na pasta que deseja processar, como Caixa de Entrada. - Escolha uma Data para o Arquivo Morto
No campo Arquivar itens anteriores a, selecione uma data. Por exemplo, escolha uma data de três anos atrás. O Outlook arquivará todos os itens na pasta selecionada recebidos antes dessa data. - Selecione o Local do Arquivo Morto
Clique no botão Procurar para escolher onde salvar o arquivo morto. É melhor salvá-lo em um local com espaço suficiente, como sua pasta Documentos ou uma unidade de rede. Você pode usar um arquivo .pst existente ou criar um novo. Clique em OK para iniciar o processo de arquivamento. - Verifique se o Arquivamento Foi Concluído
O Outlook moverá os itens. Você verá uma nova pasta no painel de pastas chamada Arquivo Morto ou com o nome do seu arquivo .pst. Suas pastas principais da caixa de entrada agora devem conter menos itens, liberando espaço no servidor.
Como Configurar o Arquivamento Automático para Limpeza Automática
Configure o Arquivamento Automático para que o Outlook mova automaticamente itens antigos em uma programação, como a cada 14 dias. Isso evita que sua caixa de entrada encha novamente.
- Acesse as Configurações de Arquivamento Automático
Vá para Arquivo > Opções. Selecione a guia Avançado na barra lateral esquerda. Na seção Arquivamento Automático, clique no botão Configurações de Arquivamento Automático. - Configure as Regras Globais de Arquivamento Automático
Na caixa de diálogo Arquivamento Automático, marque a caixa Executar Arquivamento Automático a cada [X] dias. Defina o número de dias, como 14. Escolha se deseja ser notificado antes da execução. Selecione a ação padrão, como Mover itens antigos para o arquivo morto. Defina a idade padrão para itens antigos, como 6 meses. Clique em Aplicar a Estas Pastas para definir essas configurações como padrão para todas as pastas. - Defina Políticas Individuais para Pastas
Na sua lista de pastas, clique com o botão direito em uma pasta específica, como Itens Enviados, e escolha Propriedades. Vá para a guia Arquivamento Automático. Aqui você pode substituir as configurações globais. Escolha Arquivar esta pasta usando estas configurações e defina um limite de idade ou ação diferente. Você também pode selecionar Não arquivar itens nesta pasta para pastas críticas. - Execute o Arquivamento Automático Agora para Testar
Para executar o processo de Arquivamento Automático imediatamente com suas novas configurações, volte para Arquivo > Informações > Ferramentas > Limpar Itens Antigos. Na caixa de diálogo, selecione a primeira opção: Arquivar todas as pastas de acordo com suas configurações de Arquivamento Automático. Clique em OK. Verifique o arquivo morto para confirmar que os itens foram movidos corretamente.
Erros Comuns e Limitações ao Arquivar
Itens Arquivados Não São Pesquisáveis no Outlook na Web
Itens movidos para um arquivo .pst local são acessíveis apenas no computador onde o arquivo está armazenado. Eles não aparecerão no Outlook na web ou no aplicativo móvel do Outlook. Se você precisar de acesso de vários dispositivos, considere usar o recurso Arquivo Online do Microsoft 365, se disponível em seu plano.
O Arquivo Morto Fica Muito Grande ou Corrompido
O arquivo .pst tem seu próprio limite de tamanho, que é de 50 GB para formatos Unicode mais recentes. Armazenar um arquivo morto muito grande em uma unidade lenta pode tornar o Outlook lento ao acessá-lo. Verifique regularmente o tamanho do arquivo e considere criar vários arquivos mortos por ano. Use a Ferramenta de Reparo da Caixa de Entrada do Outlook (scanpst.exe) se o arquivo morto não abrir.
Esquecer o Local ou a Senha do Arquivo Morto
Se você trocar de computador ou reinstalar o Outlook, precisará adicionar manualmente o arquivo .pst do arquivo morto novamente através de Arquivo > Configurações de Conta > Configurações de Conta > guia Arquivos de Dados. Se você definiu uma senha no arquivo morto e a esqueceu, a Microsoft não pode recuperá-la. Mantenha um registro do local do arquivo e de quaisquer senhas em um local seguro.
Arquivo Morto Local vs. Arquivo Online vs. Exclusão
| Item | Arquivo Morto Local (arquivo .pst) | Arquivo Online do Microsoft 365 | Exclusão Permanente |
|---|---|---|---|
| Objetivo Principal | Liberar espaço na caixa de entrada principal movendo itens para armazenamento local | Fornecer armazenamento de arquivo morto ilimitado ou adicional na nuvem | Remover itens permanentemente para cumprir políticas de dados |
| Local de Armazenamento | Seu computador ou unidade de rede | Servidores na nuvem da Microsoft | Itens são removidos de todos os locais |
| Acessibilidade | Apenas no Outlook do PC com o arquivo | A partir do Outlook desktop, web e aplicativos móveis | Itens não podem ser acessados |
| Impacto na Caixa de Entrada de 50 GB | Reduz imediatamente o tamanho da caixa de entrada | Reduz imediatamente o tamanho da caixa de entrada | Reduz imediatamente o tamanho da caixa de entrada |
| Requisito de Licença | Nenhum, disponível em todas as versões do Outlook | Requer plano específico do Microsoft 365 com Arquivo Online | Nenhum |
| Automação | Através das configurações de Arquivamento Automático | Através de políticas de retenção definidas pelo administrador | Através da política de retenção de Itens Excluídos |
Agora você pode gerenciar o limite de 50 GB da sua caixa de entrada movendo e-mails antigos para um arquivo morto. Use o arquivamento manual para limpeza imediata ou configure o Arquivamento Automático para evitar problemas futuros. Lembre-se de que os itens arquivados são armazenados localmente, então faça backup do seu arquivo .pst. Para uma configuração mais avançada, explore a criação de vários arquivos mortos organizados por ano ou projeto. Use o recurso Pastas de Pesquisa no Outlook para encontrar rapidamente itens tanto na sua caixa de entrada principal quanto nos arquivos mortos abertos.