Você tem uma longa conversa de e-mail com várias pessoas discutindo um projeto. Ler manualmente para encontrar tarefas e responsáveis é demorado. O Microsoft Copilot no Outlook pode analisar a conversa e extrair itens de ação automaticamente. Este artigo mostra as etapas para gerar uma lista clara de quem precisa fazer o quê.
Principais conclusões: Usar o Copilot para Itens de Ação
- Painel do Copilot na Visualização de Leitura: Abre o assistente de IA diretamente no e-mail que você está visualizando para pedir um resumo das tarefas.
- Prompt “Quais são os itens de ação?”: Instrui o Copilot a escanear toda a conversa de e-mail e listar os compromissos assumidos pelos participantes.
- Rascunho com Copilot em Novo E-mail: Permite criar uma nova mensagem onde o Copilot pode formatar os itens de ação extraídos para você enviar à equipe.
O que o Copilot Faz com Sua Conversa de E-mail
O Copilot para Microsoft 365 é um assistente de IA integrado ao Outlook. Ele usa modelos de linguagem grandes para ler e entender o conteúdo dos seus e-mails. Quando você pede para encontrar itens de ação, ele escaneia toda a conversa selecionada, incluindo todas as respostas. Ele identifica declarações que implicam uma tarefa, um prazo ou um responsável. Por exemplo, pode reconhecer frases como “Vou enviar o relatório”, “Por favor, revise até sexta-feira” ou “A Sarah está cuidando do orçamento”.
O recurso requer uma licença específica, geralmente uma licença do Microsoft 365 Copilot atribuída pelo seu trabalho ou escola. Você deve estar conectado ao Outlook para Windows ou na web com uma conta que tenha essa licença habilitada. O Copilot processa seus dados dentro do limite de conformidade do Microsoft 365 e não usa seu conteúdo para treinar seus modelos públicos. Os itens de ação gerados são um rascunho para você revisar e editar antes de compartilhar.
Etapas para Gerar uma Lista de Itens de Ação
O método principal é usar o painel do Copilot a partir da visualização de leitura de um e-mail. Certifique-se de ter a conversa de e-mail que deseja analisar aberta.
- Abra o e-mail e inicie o Copilot
Selecione a conversa de e-mail na sua caixa de entrada. Com o e-mail aberto no painel de leitura, procure o ícone do Copilot na barra lateral direita. Ele parece um círculo azul com um brilho branco. Clique neste ícone para abrir o painel do Copilot. - Peça os itens de ação
No painel do Copilot, você verá uma caixa de texto. Digite um prompt claro como “Quais são os itens de ação desta conversa?” ou “Liste as tarefas e responsáveis.” Pressione Enter. O Copilot processará a solicitação e exibirá uma lista com marcadores no painel. - Revise e edite a saída
Leia atentamente a lista fornecida pelo Copilot. Geralmente, ele atribuirá cada ação a uma pessoa mencionada no e-mail. Você pode clicar diretamente no texto no painel do Copilot para editar qualquer item. Adicione tarefas ausentes, corrija nomes ou esclareça prazos. - Insira a lista em um novo e-mail
Abaixo da lista gerada, o Copilot oferece botões como “Inserir em novo e-mail” ou “Rascunho.” Clique nesta opção. O Outlook criará uma nova janela de mensagem com os itens de ação formatados no corpo. Você pode então endereçá-la à sua equipe, adicionar mais contexto e enviá-la.
Usando o Copilot a Partir de um Rascunho de Novo E-mail
Você também pode começar de um e-mail em branco se quiser que o Copilot formate a saída de uma maneira específica desde o início.
- Inicie um novo e-mail e abra o Copilot
Clique em Novo E-mail. Na faixa de opções da mensagem, clique no botão do Copilot chamado “Rascunho com Copilot.” Um pequeno painel será aberto no lado direito da janela de composição. - Referencie a conversa original
No painel do Copilot, você pode escrever um prompt que faça referência ao outro e-mail. Por exemplo, digite: “Com base na conversa de e-mail sobre a campanha do Q4, escreva uma lista de itens de ação para a equipe.” O Copilot acessará o outro e-mail que você tem aberto ou leu recentemente para gerar o conteúdo. - Insira e envie
Clique no botão “Inserir” para colocar a lista gerada no corpo do seu novo e-mail. Preencha os campos Para e Assunto e envie a mensagem para seus destinatários.
Erros Comuns e Limitações a Evitar
O Copilot Não Aparece no Meu Outlook
Se o ícone do Copilot estiver ausente, sua conta do Microsoft 365 provavelmente não tem a licença necessária do Copilot. Entre em contato com seu administrador de TI para verificar a atribuição da licença. Além disso, verifique se você está usando o novo Outlook para Windows ou o Outlook na web, pois o suporte no aplicativo clássico pode variar.
Itens de Ação Incompletos ou Incorretos
O Copilot pode perder tarefas que estão implícitas, mas não explicitamente declaradas. Ele funciona melhor com compromissos escritos claros. Se a conversa for muito longa, pode capturar apenas itens das mensagens mais recentes. Sempre revise a lista. Você pode dar ao Copilot um prompt mais específico, como “Inclua itens de ação de João e Maria mencionados na terça-feira passada.”
O Copilot Gera Tarefas Genéricas ou Vagas
Isso pode acontecer se a conversa de e-mail contiver principalmente discussão sem responsabilidade clara. A saída é um ponto de partida. Você deve editá-la para adicionar prazos específicos, entregas precisas e responsáveis corretos. Não envie a lista gerada por IA sem revisão humana.
Extração Manual vs. Assistência do Copilot
| Item | Leitura Manual e Anotações | Usando o Copilot no Outlook |
|---|---|---|
| Tempo Necessário | Alto: Ler toda a conversa e digitar a lista manualmente | Baixo: Análise instantânea e geração de lista |
| Consistência | Varia conforme o foco do leitor | Extração padronizada de compromissos explícitos |
| Identificação de Responsáveis | Você deve rastrear nomes na conversa | Vincula automaticamente tarefas a nomes mencionados |
| Próximo Passo | Você deve formatar e redigir um e-mail de resumo | Pode redigir o e-mail de resumo com um clique |
| Pré-requisito | Nenhum | Requer uma licença do Microsoft 365 Copilot |
Agora você pode usar o Copilot para transformar rapidamente discussões confusas de e-mail em uma lista de tarefas clara. Isso economiza tempo no acompanhamento do gerenciamento de projetos. Experimente usar o prompt “Resuma esta conversa” para uma visão geral antes de pedir itens de ação. Para uso avançado, explore a capacidade do Copilot de agendar uma reunião com base nas tarefas extraídas usando o prompt “Crie um convite de reunião para estes itens de ação.”