Longas conversas de e-mail podem ser difíceis de acompanhar, especialmente quando você precisa se atualizar rapidamente. O Microsoft Copilot no Outlook pode analisar toda a conversa e criar um resumo conciso. Este artigo fornece as etapas para usar esse recurso e explica como aproveitá-lo ao máximo.
Principais Conclusões: Usar o Copilot para Resumir Conversas de E-mail
- Copilot no Painel de Leitura: Gera um resumo da conversa de e-mail selecionada diretamente na visualização da caixa de entrada.
- Comando Resumir no painel do Copilot: Use o comando dedicado para obter um detalhamento dos pontos principais, decisões e itens de ação.
- Ctrl + Clique para selecionar a conversa: Garante que o Copilot analise toda a cadeia de mensagens, não apenas a mais recente.
O que os Resumos do Copilot Fazem no Outlook
O Copilot para Microsoft 365 usa IA para ler e interpretar o conteúdo de uma conversa de e-mail. Ele identifica o tópico principal, extrai decisões importantes, lista ações propostas e destaca perguntas não respondidas. O resumo aparece em um painel separado, permitindo que você entenda o contexto da conversa sem ler cada mensagem. Esse recurso está disponível tanto para e-mails individuais quanto para longas cadeias de respostas.
Você precisa de uma assinatura do Microsoft 365 com uma licença do Copilot para usar esse recurso. Os e-mails devem estar em um tipo de conta compatível, como o Microsoft Exchange Online. O Copilot processa o texto dentro da sua caixa de correio e não compartilha esses dados externamente. O resumo é gerado sob demanda e não é armazenado permanentemente na conversa de e-mail.
Etapas para Gerar um Resumo de E-mail com o Copilot
Siga estas etapas para criar um resumo de uma conversa de e-mail. Certifique-se de estar usando o novo Outlook para Windows ou o aplicativo web do Outlook.
- Selecione a conversa de e-mail
Na sua caixa de entrada, clique no e-mail mais recente da conversa que deseja resumir. Para uma análise completa da conversa, pressione Ctrl e clique no e-mail para selecionar toda a cadeia de mensagens na lista. - Abra o painel do Copilot
Procure o ícone do Copilot no lado direito da faixa de opções do Outlook. Ele parece um círculo azul com um brilho. Clique neste ícone para abrir o painel do Copilot no lado direito da tela. - Use o comando de resumo
No painel do Copilot, você verá uma caixa de prompt. Digite “Resumir esta conversa de e-mail” ou “Quais são os pontos principais desta conversa?” e pressione Enter. O Copilot também sugerirá um botão “Resumir” que você pode clicar diretamente. - Revise o resumo gerado
O Copilot exibirá um resumo estruturado no painel. Ele geralmente inclui seções como Tópico Principal, Pontos Principais, Itens de Ação e Perguntas em Aberto. Você pode ler este resumo para entender rapidamente o conteúdo da conversa. - Interaja com o resumo
Você pode fazer perguntas de acompanhamento no mesmo painel do Copilot. Por exemplo, digite “Quem é responsável pela próxima ação?” ou “Qual foi a decisão final sobre o orçamento?” O Copilot responderá com base no conteúdo do e-mail.
Usando o Copilot no Painel de Leitura
Um método mais rápido está disponível no Painel de Leitura. Quando você seleciona um único e-mail que faz parte de uma conversa, um ícone do Copilot pode aparecer na parte superior do Painel de Leitura. Clicar neste ícone gera instantaneamente um breve resumo sem abrir o painel lateral completo do Copilot. Este método é melhor para obter uma visão geral rápida.
Erros Comuns e Limitações a Evitar
Opção do Copilot Ausente ou Esmaecida
Se você não conseguir ver o ícone do Copilot, verifique se sua assinatura do Microsoft 365 inclui licenças do Copilot. Seu administrador de TI deve ter atribuído uma licença a você. Além disso, certifique-se de não estar usando uma versão clássica do Outlook para desktop; o recurso requer o novo Outlook ou o Outlook na web.
Resumo Incompleto ou Incorreto
O Copilot pode perder informações se a conversa de e-mail contiver muitas imagens incorporadas, tabelas ou texto em anexos que ele não consegue ler. Ele funciona melhor com texto simples e HTML no corpo do e-mail. Para conversas muito longas com centenas de mensagens, o resumo pode focar nas trocas mais recentes. Sempre selecione toda a cadeia de mensagens para obter os melhores resultados.
Preocupações com Privacidade e Tratamento de Dados
O Copilot processa os dados da sua empresa sob os compromissos de privacidade e segurança existentes do Microsoft 365. Ele não usa o conteúdo do seu e-mail para treinar modelos gerais de IA. No entanto, você deve seguir as políticas da sua organização sobre quais e-mails podem ser processados por ferramentas de IA, especialmente para informações altamente confidenciais.
Resumo do Copilot vs. Leitura Manual: Principais Diferenças
| Item | Resumo do Copilot | Leitura Manual |
|---|---|---|
| Tempo necessário | Segundos | Minutos a horas |
| Extração de pontos principais | Destaque automatizado de decisões e ações | Requer anotações pessoais |
| Contexto para conversas antigas | Fornece contexto histórico instantâneo | Requer rolagem por todo o histórico |
| Tratamento de anexos | Geralmente não consegue ler texto dentro de arquivos | Você pode abrir e revisar todos os arquivos |
| Precisão | Alta para discussões baseadas em texto, pode perder nuances | Compreensão completa do tom e subtexto |
Agora você pode entender rapidamente longas discussões de e-mail sem ler cada mensagem. Tente usar o Copilot para redigir uma resposta com base no resumo que ele fornece. Para uso avançado, peça ao Copilot para criar uma pauta de reunião a partir dos itens de ação identificados na conversa.