Você redigiu um e-mail no Outlook, mas o tom parece inadequado para o destinatário ou situação. A mensagem pode estar casual demais para um cliente ou formal demais para um colega. O recurso Copilot do Outlook pode analisar e reescrever o tom do seu e-mail para se adequar melhor à sua intenção.
Esta ferramenta com IA sugere redações alternativas diretamente na janela de composição. Este artigo mostrará as etapas para usar o Copilot e ajustar o tom dos seus e-mails antes de enviá-los.
Principais conclusões: Usando o Copilot para o tom do e-mail
- Botão Rascunho com Copilot: Gera um rascunho inicial de e-mail com base em um breve prompt que você digita, definindo o tom de base.
- Comandos de reescrita no painel do Copilot: Use comandos como “Deixar mais profissional” ou “Deixar mais conciso” para transformar seu rascunho existente.
- Revisar e Inserir alterações: Você precisa revisar e aceitar manualmente cada sugestão de ajuste de tom do Copilot antes que elas sejam aplicadas ao seu e-mail.
Como funciona o recurso de ajuste de tom do Copilot
O Copilot no Outlook é um assistente de IA integrado ao Microsoft 365. Para composição de e-mails, ele oferece duas funções principais: gerar um novo rascunho a partir de um prompt e reescrever o texto existente. A capacidade de ajuste de tom está na função de reescrita.
Quando você pede ao Copilot para alterar o tom de um e-mail, ele analisa a linguagem, a estrutura das frases e a escolha de palavras do seu rascunho. Em seguida, produz uma nova versão que se alinha ao estilo solicitado, como formal, amigável ou conciso. O recurso não envia o e-mail para você. Você mantém o controle total para revisar, editar e aprovar todas as alterações.
Pré-requisitos para usar o Copilot
Para usar o Copilot no ajuste de tom, você precisa de uma assinatura específica do Microsoft 365. É necessário um plano comercial ou empresarial que inclua o Microsoft Copilot para Microsoft 365. O recurso está disponível no aplicativo de desktop do Outlook para Windows e Mac, bem como no Outlook na web. Você deve estar conectado com sua conta corporativa ou de estudante que tenha a licença adequada.
Etapas para reescrever o tom de um e-mail com o Copilot
As etapas a seguir orientam você no uso do Copilot para ajustar o tom de um e-mail que você já escreveu. Este é o uso mais comum para ajustar uma mensagem.
- Abra um novo e-mail e componha seu rascunho
Inicie uma nova mensagem de e-mail no Outlook. Escreva seu rascunho inicial como faria normalmente. Não precisa estar perfeito, pois o Copilot ajudará a refiná-lo. - Abra o painel do Copilot
Na janela de composição do e-mail, procure o ícone do Copilot na faixa de opções. Geralmente está no meio da barra de ferramentas. Clique neste ícone para abrir o painel do Copilot no lado direito da tela. - Digite um comando de reescrita
No painel do Copilot, você verá uma caixa de texto. Digite uma instrução clara sobre como alterar o tom. Comandos eficazes incluem “Deixar mais profissional”, “Reescrever para soar mais amigável” ou “Deixar o tom mais formal”. Em seguida, pressione Enter. - Revise a sugestão de reescrita
O Copilot gerará uma nova versão do texto do seu e-mail no painel. Leia com atenção para ver se o tom corresponde ao seu objetivo. O texto original permanece na janela de composição, inalterado neste momento. - Insira as alterações
Se você estiver satisfeito com o novo tom, clique no botão “Inserir” que aparece abaixo da sugestão do Copilot. Isso substitui o texto na janela de composição do e-mail pela versão reescrita. Você pode então fazer edições manuais finais antes de enviar.
Gerando um novo rascunho com um tom específico
Você também pode pedir ao Copilot para escrever um novo e-mail do zero com o tom desejado. Clique no botão “Rascunho com Copilot” na faixa de opções de composição. No pop-up, descreva o propósito do e-mail e especifique o tom. Por exemplo, digite “Um e-mail educado para um fornecedor solicitando uma fatura atualizada, mantenha o tom formal”. O Copilot gerará um rascunho completo que você poderá editar e enviar.
Erros comuns e limitações a evitar
As sugestões do Copilot não consideram o contexto
O Copilot reescreve o texto com base em padrões gerais de linguagem. Ele não entende o jargão específico da sua empresa, nomes de projetos internos ou o relacionamento único que você tem com o destinatário. Sempre revise a sugestão para garantir que ela não alterou detalhes críticos ou termos técnicos.
Dependência excessiva de uma única sugestão
Se a primeira reescrita não ficar boa, você pode refiná-la. Não aceite ou rejeite simplesmente. No painel do Copilot, você pode digitar um comando complementar como “Deixar um pouco menos formal” ou “Encurtar o segundo parágrafo”. Iterar com instruções mais específicas geralmente produz um resultado melhor.
Esquecer de revisar antes de enviar
A etapa mais importante é a sua revisão. O Copilot é uma ferramenta, não um remetente autônomo. Após inserir o texto reescrito, leia o e-mail inteiro do início ao fim. Verifique a precisão, clareza e confirme se o tom é adequado. Procure por frases estranhas que a IA possa ter introduzido.
Ajuste manual de tom vs. reescrita com Copilot
| Item | Edição Manual | Reescrita com Copilot |
|---|---|---|
| Velocidade | Mais lenta, requer alterações palavra por palavra | Mais rápida, gera uma nova versão completa instantaneamente |
| Consistência | Depende da sua habilidade de escrita e foco | Aplica um estilo de tom uniforme em toda a mensagem |
| Contribuição Criativa | Controle total sobre cada frase e nuance | Fornece sugestões geradas por IA que você deve aprovar |
| Melhor Para | Ajustes menores ou conteúdo altamente técnico/sensível | Revisar rapidamente o tom de um rascunho longo ou problemático |
Agora você pode usar o Copilot no Outlook para ajustar rapidamente o tom dos seus e-mails, tornando-os mais profissionais, concisos ou amigáveis. Comece abrindo o painel do Copilot no seu próximo rascunho e experimente um comando simples como “Deixar mais formal”. Para uma dica avançada, combine comandos de tom com outras solicitações. Por exemplo, digite “Deixar este e-mail mais persuasivo e encurtá-lo para três frases” para obter uma reescrita direcionada com múltiplos objetivos.