Como Solucionar o Copilot Retornando Resultados Antigos do SharePoint

Você pergunta ao Copilot sobre um documento na sua biblioteca do SharePoint, mas ele retorna dados de uma versão de semanas ou meses atrás. Esta é uma reclamação comum entre usuários do Microsoft 365 que dependem do Copilot para obter informações atualizadas. A causa raiz geralmente é um atraso na indexação ou um escopo de busca que não está configurado para atualizar. Este artigo explica por que o Copilot mostra resultados desatualizados do SharePoint e fornece correções passo a passo para forçar uma nova indexação e ajustar as configurações de pesquisa.

Por que o Copilot Retorna Resultados Antigos do SharePoint

O Copilot recupera informações do SharePoint consultando o índice de pesquisa do Microsoft Search. Quando você modifica um documento, o SharePoint aciona uma reindexação desse item. No entanto, a atualização do índice não é instantânea. A agenda de rastreamento padrão para um site do SharePoint geralmente é configurada para ser executada a cada poucas horas. Se você editar um arquivo e perguntar imediatamente ao Copilot sobre ele, o Copilot retornará a última versão indexada, que é a antiga. Além disso, a configuração de aumento de frescor do esquema de pesquisa determina quanto peso o mecanismo de pesquisa dá a itens modificados recentemente. Se esse aumento for muito baixo, documentos mais antigos podem parecer mais relevantes, mesmo quando versões mais novas existem. Outro fator contribuinte é que o Copilot pode estar configurado para buscar em um escopo amplo, como todo o locatário, e pode classificar os resultados com base na relevância em vez da atualidade. Por fim, escopos de pesquisa personalizados ou configurações de fonte de conteúdo na central de administração do SharePoint podem excluir alterações recentes do índice completamente.

Passos para Forçar uma Reindexação Completa do SharePoint

A maneira mais direta de corrigir resultados desatualizados é solicitar uma reindexação completa da biblioteca de documentos afetada. Esta ação instrui o SharePoint a rastrear novamente cada item na biblioteca e atualizar o índice de pesquisa imediatamente.

1. Acesse as configurações da biblioteca de documentos
   Abra o site do SharePoint no seu navegador. Navegue até a biblioteca de documentos que contém os documentos desatualizados. Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito e selecione Configurações da biblioteca.
2. Abra as configurações avançadas
   Na seção Configurações gerais, clique em Configurações avançadas.
3. Acione uma reindexação
   Role para baixo até a seção Reindexar Biblioteca de Documentos. Clique no botão Reindexar Biblioteca. Uma caixa de diálogo de confirmação aparece. Clique em OK para iniciar o processo. A reindexação pode levar de alguns minutos a uma hora, dependendo do tamanho da biblioteca.
4. Aguarde a conclusão do rastreamento
   Após acionar a reindexação, aguarde pelo menos 15 minutos antes de testar o Copilot novamente. Você pode verificar o status do rastreamento acessando a central de administração do SharePoint e selecionando Pesquisa > Log de Rastreamento. Procure pela URL do conjunto de sites e verifique se a hora do último rastreamento é recente.
5. Teste o Copilot com o documento atualizado
   Abra o Copilot no Microsoft Teams, Word ou no aplicativo web do Copilot. Faça uma pergunta que faça referência ao documento que você atualizou. Por exemplo, pergunte “Qual é o status do relatório do terceiro trimestre na biblioteca de Vendas?” Se o resultado ainda mostrar dados antigos, repita a etapa de reindexação e verifique se não há outros problemas.

Ajuste o Aumento de Frescor no Esquema de Pesquisa

Se a reindexação não resolver o problema, o esquema de pesquisa pode estar classificando documentos mais antigos como mais relevantes devido ao baixo peso de frescor. Você pode aumentar o aumento de frescor para que itens modificados recentemente apareçam primeiro.

1. Abra a central de administração do SharePoint
   Faça login na central de administração do Microsoft 365 como administrador do SharePoint. Em Centrais de administração, clique em SharePoint.
2. Navegue até as configurações de pesquisa
   Na navegação à esquerda, clique em Pesquisa. Em seguida, selecione Gerenciar Esquema de Pesquisa.
3. Edite a propriedade gerenciada LastModifiedTime
   Na lista de propriedades gerenciadas, localize LastModifiedTime. Clique nela para abrir as configurações. Em Aumento de frescor, aumente o valor do padrão 1.0 para um número maior, como 2.0 ou 3.0. Um valor maior dá mais peso a documentos modificados recentemente. Clique em OK para salvar.
4. Acione um rastreamento completo para o conjunto de sites
   Volte para a seção Pesquisa e selecione Gerenciar Esquema de Pesquisa não é necessário. Em vez disso, vá para Pesquisa > Log de Rastreamento e solicite um rastreamento completo do conjunto de sites afetado. Isso garante que a alteração no esquema seja aplicada a todos os itens.
5. Teste o Copilot novamente
   Após a conclusão do rastreamento, faça a mesma pergunta ao Copilot. Os resultados agora devem preferir a versão mais recente do documento.

Verifique e Atualize as Fontes de Dados do Copilot

O Copilot pode estar configurado para consultar um site do SharePoint que não contém mais o documento atual, ou pode estar definido para um escopo mais amplo que inclui conteúdo desatualizado. Você pode verificar e ajustar as fontes de dados diretamente nas configurações do Copilot.

1. Abra as configurações do Copilot
   Em qualquer aplicativo do Microsoft 365 que tenha o Copilot, como Microsoft Teams ou Word, clique no ícone do Copilot na barra de ferramentas. No painel do Copilot que se abre, clique no menu de três pontos (Mais opções) e selecione Configurações.
2. Revise as fontes de dados
   No menu Configurações, procure por uma seção chamada Fontes de dados ou Fontes conectadas. Esta seção lista os sites e bibliotecas de documentos do SharePoint que o Copilot pode acessar. Se o site que contém seu documento atualizado não estiver listado, clique em Adicionar fonte e insira a URL do site.
3. Remova fontes desatualizadas
   Se um site ou biblioteca estiver listado que não contém mais os dados atuais, clique no botão de remover ou desconectar ao lado dele. Isso impede que o Copilot obtenha resultados dessa fonte.
4. Salve e teste
   Clique em Salvar ou Aplicar para confirmar as alterações. Em seguida, faça a mesma pergunta ao Copilot novamente para ver se os resultados agora estão atualizados.

Se o Copilot Ainda Tiver Problemas Após a Correção Principal

O Copilot retorna resultados de um site diferente do SharePoint

Isso acontece quando o Copilot está configurado para pesquisar em todo o locatário e encontra um documento semelhante em outro site. Para limitar o escopo, use a configuração Fontes de dados no Copilot para restringi-lo a um site ou biblioteca específica. Como alternativa, inclua o nome do site na sua consulta, como “Mostre a versão mais recente do arquivo de orçamento do site Financeiro.”

O Copilot mostra um documento que foi excluído

Documentos excluídos podem permanecer no índice de pesquisa por até 24 horas. Para removê-los imediatamente, vá para a central de administração do SharePoint e selecione Pesquisa > Remover Resultados de Pesquisa. Insira a URL do documento excluído e clique em Remover Agora. Após a remoção, o documento não aparecerá mais nas respostas do Copilot.

O Copilot não retorna resultados para uma biblioteca do SharePoint

Isso geralmente é causado pela biblioteca estar excluída da pesquisa. Nas Configurações avançadas da biblioteca, verifique se Permitir que itens desta biblioteca de documentos apareçam nos resultados da pesquisa? está definido como Sim. Se estiver definido como Não, altere para Sim e acione uma reindexação.

Resultados Antigos do Copilot vs. Índice Atualizado: Principais Diferenças

Item	Resultados Antigos (Índice Desatualizado)	Resultados Atualizados (Reindexados)
Fonte de dados	Última versão rastreada, possivelmente de dias atrás	Versão mais recente do ciclo de rastreamento atual
Aumento de frescor do esquema de pesquisa	Baixo ou valor padrão	Aumentado para priorizar modificações recentes
Agenda de rastreamento	Rastreamento incremental a cada poucas horas	Rastreamento completo acionado manualmente ou agendado
Escopo da fonte de dados do Copilot	Escopo amplo em todo o locatário	Restrito a site ou biblioteca específica
Precisão dos resultados	Pode mostrar conteúdo desatualizado ou excluído	Mostra apenas conteúdo atual e indexado

Conclusão

Agora você sabe como forçar uma reindexação completa do SharePoint, ajustar o aumento de frescor no esquema de pesquisa e atualizar as fontes de dados do Copilot para garantir que ele retorne resultados atuais. Comece acionando uma reindexação na biblioteca de documentos afetada. Se o problema persistir, aumente o aumento de frescor para a propriedade gerenciada LastModifiedTime. Como dica avançada, você pode criar um script PowerShell agendado que execute um rastreamento completo todas as noites para bibliotecas críticas, mantendo os resultados consistentemente atualizados sem intervenção manual.