Quando uma retenção legal é aplicada ao OneDrive for Business de um usuário, os arquivos excluídos permanecem recuperáveis mesmo após serem movidos para a lixeira ou excluídos permanentemente. Isso ocorre porque a retenção legal preserva todas as versões e itens excluídos na biblioteca Preservation Hold, um contêiner oculto que armazena dados para eDiscovery e conformidade. Neste artigo, você aprenderá a identificar se uma retenção legal está ativa, como liberá-la quando não for mais necessária e como remover permanentemente arquivos que estão em estado recuperável.
Principais Conclusões: Liberando Retenção Legal no OneDrive for Business
- Portal de conformidade do Microsoft Purview > eDiscovery > Retenção legal: Use este local para visualizar e remover retenções legais aplicadas a um site do OneDrive.
- Cmdlet do SharePoint Online Management Shell Set-SPOSite -LockState Unlock: Remove o bloqueio de retenção legal no nível do site do OneDrive.
- Lixeira do OneDrive > Lixeira de segundo estágio: Após liberar a retenção, exclua permanentemente os arquivos de ambas as lixeiras para liberar espaço de armazenamento.
Por que a Retenção Legal Mantém Arquivos Excluídos Recuperáveis
Quando uma retenção legal é aplicada a um site do OneDrive for Business, o sistema cria uma biblioteca Preservation Hold. Essa biblioteca fica oculta do usuário e armazena todas as versões de arquivos e itens excluídos que, de outra forma, seriam removidos. A retenção pode ser aplicada de duas maneiras:
Retenção por Litígio
Um administrador ativa a Retenção por Litígio na caixa de correio ou no site do OneDrive do usuário por meio do portal de conformidade do Microsoft Purview. Essa retenção preserva todo o conteúdo indefinidamente ou até uma data específica. Os arquivos excluídos permanecem na biblioteca Preservation Hold e são acessíveis apenas por meio de pesquisas de eDiscovery.
Retenção de Caso de eDiscovery
Um administrador cria um caso de eDiscovery e aplica uma retenção ao site do OneDrive. Essa retenção é mais granular e pode segmentar conteúdo específico, como arquivos contendo determinadas palavras-chave ou criados dentro de um intervalo de datas. Os arquivos sob essa retenção também são armazenados na biblioteca Preservation Hold.
A biblioteca Preservation Hold não conta para a cota de armazenamento do OneDrive do usuário, mas consome armazenamento no locatário. Se a retenção legal nunca for removida, os arquivos excluídos permanecem recuperáveis indefinidamente, o que pode causar confusão para usuários que esperam que os arquivos sejam removidos permanentemente após a exclusão.
Etapas para Liberar a Retenção Legal e Remover Permanentemente os Arquivos Excluídos
Siga estas etapas para identificar e remover uma retenção legal e, em seguida, excluir permanentemente os arquivos retidos.
- Entre no portal de conformidade do Microsoft Purview
Abra um navegador e vá para compliance.microsoft.com. Faça login com uma conta que tenha a função de Gerenciador de eDiscovery ou Administrador de Conformidade. - Localize a retenção legal no site do OneDrive afetado
No menu de navegação à esquerda, selecione eDiscovery > eDiscovery (Standard). Abra o caso que contém a retenção. Selecione a guia Retenções. Encontre a retenção que inclui a URL do OneDrive do usuário. Anote o nome da retenção e a URL do site do OneDrive do usuário. - Remova a retenção do site do OneDrive
Selecione a retenção e clique em Editar retenção. Na seção Locais, remova a URL do site do OneDrive do usuário da lista. Clique em Salvar. A liberação da retenção entra em vigor em até 24 horas. - Verifique se a retenção foi liberada usando PowerShell
Abra o Windows PowerShell como administrador. Execute os seguintes comandos para conectar ao SharePoint Online:Connect-SPOService -Url https://[tenant]-admin.sharepoint.comGet-SPOSite -Identity [URL do OneDrive do usuário] | Select LockState
Se a propriedade LockState mostrar Unlock, a retenção foi removida. Se mostrar NoAccess ou ReadOnly, o site ainda está bloqueado. - Desbloqueie o site se ainda estiver bloqueado
Se o estado de bloqueio não for Unlock, execute:Set-SPOSite -Identity [URL do OneDrive do usuário] -LockState Unlock
Este comando remove imediatamente o bloqueio no nível do site. - Entre no OneDrive do usuário e verifique a lixeira
Abra um navegador e vá para a URL do OneDrive do usuário. Na navegação à esquerda, clique em Lixeira. Se os arquivos aparecerem aqui, selecione-os e clique em Excluir para removê-los permanentemente. - Esvazie a lixeira de segundo estágio
Na parte inferior da página da lixeira, clique em Lixeira de segundo estágio. Selecione todos os arquivos e clique em Excluir. Esta etapa também remove os arquivos da biblioteca Preservation Hold. - Confirme que os arquivos não são mais recuperáveis
Execute um teste pesquisando os nomes dos arquivos excluídos no portal de conformidade do Purview usando a ferramenta Pesquisa de conteúdo. Se a pesquisa não retornar resultados, os arquivos foram removidos permanentemente.
Se os Arquivos Permanecerem Recuperáveis Após Liberar a Retenção
Em alguns casos, os arquivos ainda podem aparecer em pesquisas de eDiscovery mesmo após a liberação da retenção. Esta seção aborda os motivos mais comuns e suas correções.
A Retenção Não Foi Removida de Todos os Locais
Uma retenção de caso de eDiscovery pode incluir vários locais, como a caixa de correio e o OneDrive do usuário. Se a retenção for removida do site do OneDrive, mas permanecer na caixa de correio, os arquivos ainda podem ser preservados porque a retenção da caixa de correio também captura dados do OneDrive quando o OneDrive do usuário está vinculado à caixa de correio. Para corrigir isso, edite a retenção novamente e verifique se tanto a caixa de correio quanto o site do OneDrive foram removidos.
A Biblioteca Preservation Hold Ainda Contém uma Cópia
Após a liberação da retenção, a biblioteca Preservation Hold não é esvaziada automaticamente. Você deve excluir manualmente os arquivos da lixeira de segundo estágio, conforme descrito na etapa 7. Se você pular esta etapa, os arquivos permanecem na biblioteca e ainda podem ser recuperados por um administrador por até 30 dias após a exclusão.
Outra Retenção ou Política de Retenção Está Ativa
Uma retenção legal diferente ou uma política de retenção pode estar preservando os arquivos. Verifique o portal de conformidade do Purview em Gerenciamento do ciclo de vida dos dados > Políticas de retenção. Se uma política cobrir o site do OneDrive do usuário, remova o site dessa política ou modifique a política para excluir os arquivos.
Retenção Legal vs Política de Retenção: Principais Diferenças para Arquivos do OneDrive
| Item | Retenção Legal | Política de Retenção |
|---|---|---|
| Finalidade | Preserva dados para eDiscovery e litígios | Gerencia o ciclo de vida dos dados e requisitos de conformidade |
| Aplicada por | Gerenciador de eDiscovery ou Administrador de Conformidade | Administrador de Conformidade |
| Escopo | Usuário, site ou conteúdo específico | Locatário inteiro ou locais específicos |
| Visibilidade do usuário | Oculta do usuário | Oculta do usuário |
| Local de armazenamento | Biblioteca Preservation Hold | Biblioteca Preservation Hold (se a retenção exigir preservação) |
| Método de liberação | Remover retenção do caso de eDiscovery ou desabilitar Retenção por Litígio | Excluir ou modificar a política de retenção |
| Impacto em arquivos excluídos | Arquivos permanecem recuperáveis indefinidamente | Arquivos permanecem recuperáveis pelo período de retenção |
Após liberar a retenção, você pode excluir permanentemente os arquivos da lixeira de segundo estágio. Se uma política de retenção ainda estiver ativa, aguarde o período de retenção expirar antes de excluir os arquivos.
Agora você pode identificar e liberar uma retenção legal em um site do OneDrive for Business. Em seguida, verifique se não há outras retenções ou políticas de retenção preservando os arquivos. Uma dica prática: use o comando PowerShell Get-SPOSite -Identity [URL] | Select LockState para confirmar que a retenção foi removida antes de tentar excluir arquivos da lixeira.