Regras do Novo Outlook: O que as regras simples podem fazer e o que as regras avançadas não podem

As regras do Outlook ajudam a automatizar o gerenciamento de e-mails movendo, sinalizando ou excluindo mensagens conforme elas chegam. O novo Outlook para Windows e o Outlook clássico para Windows lidam com regras de forma diferente, e muitos usuários descobrem que regras criadas no Outlook clássico não funcionam da mesma forma no novo aplicativo. Este artigo explica as diferenças entre regras simples e regras avançadas no novo Outlook, o que cada tipo pode fazer e quais limitações você precisa conhecer antes de migrar.

Como as Regras do Outlook Funcionam no Novo Outlook

O novo Outlook para Windows usa um mecanismo de regras simplificado que é executado inteiramente no servidor. Isso significa que toda regra criada no novo Outlook é uma regra do lado do servidor. As regras do servidor processam mensagens antes que elas cheguem à sua caixa de entrada, mesmo quando o Outlook está fechado. A contrapartida é que o novo Outlook suporta apenas um subconjunto das condições e ações disponíveis no Outlook clássico.

O Outlook clássico suporta regras do servidor e regras apenas do cliente. As regras apenas do cliente são executadas apenas quando o Outlook está aberto. As regras avançadas no Outlook clássico incluem condições como palavras específicas no cabeçalho da mensagem, tamanho da mensagem ou presença de anexos. O novo Outlook não suporta essas regras avançadas. Se você migrar do Outlook clássico para o novo Outlook, qualquer regra que use uma condição ou ação não suportada será desativada.

O Que São Regras Simples no Novo Outlook

Regras simples são o único tipo de regra que você pode criar no novo Outlook. Elas incluem condições e ações básicas que cobrem tarefas comuns de gerenciamento de e-mail. Você pode criar uma regra simples acessando Configurações > E-mail > Regras e selecionando Adicionar nova regra.

O Que São Regras Avançadas no Outlook Clássico

Regras avançadas são criadas no Outlook clássico usando a caixa de diálogo Regras e Alertas (Arquivo > Gerenciar Regras e Alertas). Essas regras suportam dezenas de condições e ações, incluindo executar um script, encaminhar para um grupo de distribuição ou excluir uma conversa. Muitas dessas regras são apenas do cliente e exigem que o Outlook esteja em execução para serem executadas.

O Que as Regras Simples Podem Fazer no Novo Outlook

As regras simples no novo Outlook suportam as seguintes condições e ações. Você pode combinar várias condições com lógica AND. Todas as regras são executadas assim que a mensagem chega no servidor.

Condições Disponíveis

• Nome ou endereço de e-mail do remetente
• Nome ou endereço de e-mail do destinatário (Para ou Cc)
• Assunto contém palavras específicas
• Enviado diretamente para um grupo de distribuição específico
• Mensagem marcada com um nível de importância específico (Alta, Normal, Baixa)

Ações Disponíveis

• Mover para uma pasta específica
• Copiar para uma pasta específica
• Encaminhar para uma pessoa ou grupo de distribuição
• Encaminhar como anexo
• Sinalizar a mensagem para acompanhamento
• Marcar como lida
• Excluir a mensagem
• Marcar como lixo eletrônico
• Categorizar com uma categoria de cor específica
• Responder usando um modelo específico

As regras simples também suportam uma condição de exceção: você pode parar de processar mais regras depois que uma regra for executada. Esta é uma ação simples de parar regra, não uma lista completa de exceções como no Outlook clássico.

O Que as Regras Avançadas Não Podem Fazer no Novo Outlook

Regras avançadas que dependem de condições ou ações apenas do cliente não funcionam no novo Outlook. Se você tem regras avançadas existentes do Outlook clássico, elas ficam visíveis no novo Outlook, mas estão desativadas. Você não pode editá-las ou ativá-las no novo Outlook.

Condições Não Suportadas

• Cabeçalho da mensagem contém palavras específicas
• Tamanho da mensagem está entre um intervalo
• Mensagem tem anexos
• Mensagem foi enviada de uma conta específica
• Mensagem foi recebida em um período específico
• Mensagem tem uma sensibilidade específica (Normal, Pessoal, Privado, Confidencial)
• Mensagem está sinalizada para acompanhamento
• Mensagem está atribuída a uma categoria específica
• Mensagem é uma solicitação de reunião ou uma resposta
• Mensagem é de um remetente externo
• Mensagem é de um remetente que é membro de um grupo de distribuição específico

Ações Não Suportadas

• Atribuir uma categoria
• Atribuir uma tarefa a uma pessoa
• Limpar a sinalização da mensagem
• Excluir a mensagem permanentemente
• Exibir um alerta na área de trabalho
• Reproduzir um som
• Imprimir a mensagem
• Redirecionar para uma pessoa ou grupo de distribuição (redirecionar altera o destinatário; encaminhar mantém o destinatário original)
• Executar um script
• Iniciar um aplicativo
• Parar o processamento de mais regras

Se você usa alguma dessas condições ou ações no Outlook clássico, essas regras não serão transferidas para o novo Outlook. Você deve ajustar seu fluxo de trabalho ou continuar usando o Outlook clássico para essas regras.

Como Verificar Quais Regras Funcionarão Após Migrar para o Novo Outlook

Antes de migrar do Outlook clássico para o novo Outlook, revise suas regras existentes. Abra o Outlook clássico e vá em Arquivo > Gerenciar Regras e Alertas. Para cada regra, anote as condições e ações. Compare com as listas acima. Se uma regra usar qualquer condição ou ação não suportada, ela será desativada no novo Outlook.

Você também pode exportar suas regras do Outlook clássico como backup. No Outlook clássico, vá em Arquivo > Opções > E-mail > Regras e Alertas. Selecione uma regra e clique em Opções > Exportar Regras. Salve o arquivo como um arquivo .rwz. Esse arquivo pode ser importado de volta para o Outlook clássico, se necessário.

Problemas e Limitações Comuns com Regras do Novo Outlook

Minhas regras existentes são desativadas após migrar para o novo Outlook

Isso acontece quando uma regra contém uma condição ou ação não suportada pelo novo Outlook. A regra não é excluída; ela é simplesmente desativada. Para ver as regras desativadas, vá em Configurações > E-mail > Regras. Elas aparecem com um ícone de aviso. Você não pode editá-las no novo Outlook. Abra o Outlook clássico para editar ou excluir os elementos não suportados e depois volte ao novo Outlook para verificar se a regra está ativada.

Não consigo criar uma regra que mova mensagens de um remetente específico para uma subpasta

Você pode criar essa regra como uma regra simples. Em Configurações > E-mail > Regras, selecione Adicionar nova regra. Escolha um nome, selecione a condição “De” e insira o endereço de e-mail do remetente. Selecione a ação “Mover para” e escolha a pasta de destino. A regra é executada no servidor e funciona mesmo quando o Outlook está fechado.

Minha regra que encaminhava mensagens como anexo parou de funcionar

Encaminhar como anexo é suportado no novo Outlook como uma ação de regra simples. Se a regra foi criada no Outlook clássico e usa condições adicionais, como tamanho da mensagem ou anexos, ela será desativada. Recrie a regra no novo Outlook usando apenas condições suportadas.

Preciso de uma regra que execute um script ou inicie um aplicativo

O novo Outlook não suporta a execução de scripts ou a inicialização de aplicativos. Esta é uma ação apenas do cliente que exige que o Outlook esteja aberto e o runtime VBA esteja disponível. Se você depende de regras baseadas em script, deve usar o Outlook clássico. Não há solução alternativa no novo Outlook.

Regras Simples vs Regras Avançadas: Comparação

Item	Regras Simples (Novo Outlook)	Regras Avançadas (Outlook Clássico)
Localização da regra	Apenas no servidor	No servidor ou apenas no cliente
Processamento	Executado no servidor Exchange, mesmo com Outlook fechado	Regras apenas do cliente executam somente com Outlook aberto
Número de condições	Até 5 condições combinadas com AND	Condições ilimitadas com lógica AND e OR
Condições suportadas	Remetente, destinatário, assunto, grupo de distribuição, importância	Todas as condições simples mais cabeçalho, tamanho, anexos, conta, hora, sensibilidade, sinalização, categoria, reunião, remetente externo, associação a grupo de distribuição
Ações suportadas	Mover, copiar, encaminhar, encaminhar como anexo, sinalizar, marcar como lida, excluir, lixo eletrônico, categorizar, modelo de resposta	Todas as ações simples mais atribuir categoria, atribuir tarefa, limpar sinalização, exclusão permanente, alerta na área de trabalho, som, imprimir, redirecionar, executar script, iniciar aplicativo, parar processamento
Edição	Pode criar e editar no novo Outlook	Não pode ser criada ou editada no novo Outlook; deve usar o Outlook clássico
Migração	Regras com elementos não suportados são desativadas	Regras com apenas elementos suportados funcionam no novo Outlook

Conclusão

Agora você pode criar regras simples no novo Outlook para tarefas básicas de gerenciamento de e-mail, como mover, encaminhar ou excluir mensagens. Regras avançadas que usam condições como tamanho da mensagem, texto do cabeçalho ou anexos não são suportadas no novo Outlook. Se você depende de regras apenas do cliente que executam scripts ou iniciam aplicativos, precisa permanecer no Outlook clássico. Para a maioria dos usuários, as regras simples atendem à maioria das necessidades diárias de automação. Tente recriar suas regras mais importantes no novo Outlook primeiro e depois decida se deve migrar completamente.