Use Managed Properties for Better Search: Practical Checklist for SharePoint Owners

Como proprietário de um site do SharePoint, você pode notar que os resultados da pesquisa nem sempre mostram os arquivos ou metadados mais relevantes. Isso geralmente acontece porque a Pesquisa do SharePoint depende de propriedades rastreadas que não são otimizadas para a forma como seus usuários pesquisam. As propriedades gerenciadas são a chave para corrigir isso: elas permitem mapear dados brutos rastreados em campos pesquisáveis, refináveis que os usuários podem filtrar e classificar. Este artigo fornece um checklist prático para criar e gerenciar propriedades gerenciadas para que seus resultados de pesquisa se tornem mais precisos e úteis.

O que são propriedades gerenciadas e por que são importantes para a pesquisa

A Pesquisa do SharePoint funciona rastreando conteúdo e armazenando metadados em propriedades rastreadas. Essas propriedades rastreadas são dados brutos extraídos de documentos, itens de lista e páginas. Por exemplo, uma coluna de biblioteca de documentos chamada “Nome do Projeto” se torna uma propriedade rastreada como ows_Project_x0020_Name. No entanto, as propriedades rastreadas não podem ser usadas diretamente em consultas de pesquisa ou refinadores. As propriedades gerenciadas preenchem essa lacuna: são nomes amigáveis que você mapeia para uma ou mais propriedades rastreadas. Uma vez mapeadas, uma propriedade gerenciada pode ser definida como pesquisável, consultável, recuperável ou refinável.

Quando uma propriedade gerenciada é marcada como pesquisável, seu conteúdo é incluído no índice de pesquisa de texto completo. Consultável significa que os usuários podem usá-la em consultas de pesquisa com sintaxe como ProjectName:Alpha. Recuperável permite que o valor da propriedade apareça nos resultados da pesquisa. Refinável adiciona a propriedade ao painel de refinamento para que os usuários possam filtrar os resultados. Sem propriedades gerenciadas, os usuários só podem pesquisar no conjunto padrão de propriedades como Título, Autor e Criado. Isso limita a capacidade de encontrar conteúdo por metadados personalizados que são significativos para sua organização.

Pré-requisitos antes de começar

Para criar e gerenciar propriedades gerenciadas, você precisa de pelo menos permissões de administrador do SharePoint na Central de administração do SharePoint. Você também precisa de um aplicativo de serviço de pesquisa configurado para seu locatário. Para SharePoint Server local, você precisa de acesso à Administração Central e ao Aplicativo de Serviço de Pesquisa. Para SharePoint Online, as etapas são feitas na Central de administração do SharePoint em Pesquisa. Certifique-se de que o conteúdo que você deseja melhorar na pesquisa já foi rastreado pelo menos uma vez. Se nenhuma propriedade rastreada aparecer para suas colunas personalizadas, execute um rastreamento completo ou aguarde a conclusão do rastreamento incremental.

Checklist: Etapas para criar e configurar propriedades gerenciadas

Siga este checklist para criar propriedades gerenciadas que melhorem a relevância da pesquisa para seu site. Cada etapa se baseia na anterior.

1. Identifique as colunas de metadados mais importantes
   Revise as colunas do site e as colunas da biblioteca de documentos. Concentre-se nas colunas que os usuários pesquisam ou filtram com frequência, como Nome do Projeto, Departamento, Tipo de Documento ou Status. Faça uma lista dessas colunas e seus nomes de exibição.
2. Encontre as propriedades rastreadas correspondentes
   Na Central de administração do SharePoint, vá para Pesquisa > Propriedades gerenciadas. Clique em Propriedades rastreadas. Pesquise um termo relacionado à sua coluna, como Project. Procure propriedades rastreadas com um nome como ows_Project_x0020_Name ou ows_ProjectName. Anote o nome exato da propriedade rastreada. Se você não a vir, execute um rastreamento completo primeiro.
3. Crie uma nova propriedade gerenciada
   Em Propriedades gerenciadas, clique em Nova propriedade gerenciada. Dê a ela um nome claro, como ProjectName. O nome não pode conter espaços ou caracteres especiais. Defina o Tipo como Texto para a maioria das colunas personalizadas. Escolha o tipo apropriado se sua coluna for Data, Inteiro, Decimal ou Sim/Não.
4. Mapeie a propriedade rastreada para a propriedade gerenciada
   Na seção Mapeamento, clique em Adicionar mapeamento. Cole ou digite o nome exato da propriedade rastreada. Marque a caixa de seleção Incluir no conjunto de hash se você planeja usar a propriedade para refinadores. Clique em OK.
5. Defina os sinalizadores de comportamento de pesquisa
   Em Pesquisável, selecione Sim para incluir o conteúdo da propriedade na pesquisa de texto completo. Em Consultável, selecione Sim para permitir que os usuários consultem a propriedade diretamente. Em Recuperável, selecione Sim para exibir o valor da propriedade nos resultados da pesquisa. Em Refinável, selecione Sim para habilitar refinadores. Para a maioria dos metadados personalizados, habilite todos os quatro sinalizadores. Para colunas de data, você pode desabilitar Pesquisável, mas manter os outros sinalizadores.
6. Permita vários valores, se necessário
   Se sua coluna permitir vários valores, selecione Permitir vários valores. Isso é comum para colunas de escolha que permitem várias seleções. Se você não tiver certeza, deixe desmarcado.
7. Salve a propriedade gerenciada
   Clique em OK para salvar. A propriedade aparece na lista de propriedades gerenciadas. Pode levar até 15 minutos para que a alteração entre em vigor no SharePoint Online. Para ambientes locais, talvez seja necessário executar um rastreamento completo.
8. Teste a propriedade gerenciada na pesquisa
   Vá para um site que usa a coluna. Execute uma consulta de pesquisa usando o nome da propriedade, por exemplo ProjectName:Alpha. Verifique se os resultados aparecem e se o valor da propriedade é exibido nos resultados. Caso contrário, verifique se a propriedade rastreada está preenchida e se o mapeamento está correto.
9. Adicione a propriedade gerenciada a um refinamento de resultado de pesquisa
   Se você habilitou Refinável, vá para a página de resultados da pesquisa e verifique se a propriedade aparece no painel de refinamento. Se não aparecer, talvez seja necessário adicioná-la à configuração de Refinamento na web part de resultados de pesquisa.

Erros comuns e limitações ao usar propriedades gerenciadas

Nenhuma propriedade rastreada aparece para minhas colunas personalizadas

As propriedades rastreadas são criadas somente após um rastreamento completo do conteúdo. No SharePoint Online, os rastreamentos completos ocorrem automaticamente quando novo conteúdo é adicionado, mas pode levar várias horas. Para forçar um rastreamento, vá para a página de administração de Pesquisa e clique em Reindexar site ou Reindexar lista/biblioteca. Em ambientes locais, execute um rastreamento completo da fonte de conteúdo que contém o site. Após a conclusão do rastreamento, verifique novamente a lista de Propriedades rastreadas.

Propriedade gerenciada não retorna resultados mesmo após o mapeamento

Isso geralmente ocorre porque a propriedade rastreada não está preenchida com dados. Verifique se a coluna contém valores em pelo menos um item. Além disso, certifique-se de que o nome da propriedade rastreada esteja escrito exatamente como aparece na lista de Propriedades rastreadas. Se a propriedade rastreada tiver uma categoria, verifique se você está pesquisando na categoria correta. Em alguns casos, a propriedade rastreada pode ser uma variante do nome da coluna, como ows_ProjectName em vez de ows_Project_x0020_Name.

Painel de refinamento não exibe a propriedade gerenciada

O sinalizador Refinável deve estar definido como Sim. Além disso, o painel de refinamento na página de resultados da pesquisa deve incluir a propriedade gerenciada. Edite a web part de resultados da pesquisa, vá para a seção Refinamento e adicione a propriedade gerenciada à lista de refinadores. Se a propriedade não estiver listada, certifique-se de que ela esteja definida como Refinável e que um rastreamento completo tenha sido concluído.

Resultados da pesquisa incluem entradas duplicadas para a mesma propriedade

Isso pode acontecer quando várias propriedades rastreadas são mapeadas para a mesma propriedade gerenciada e contêm dados semelhantes. Por exemplo, tanto ows_ProjectName quanto ows_Project_x0020_Name podem ser mapeados para a mesma propriedade gerenciada. Remova o mapeamento duplicado e mantenha apenas a propriedade rastreada correta. Em seguida, execute um rastreamento completo para atualizar o índice.

Configurações de propriedade gerenciada: Comparação dos principais sinalizadores

Sinalizador	Habilitado (Sim)	Desabilitado (Não)
Pesquisável	O conteúdo é incluído no índice de pesquisa de texto completo	O conteúdo não é pesquisável apenas por palavras-chave
Consultável	Os usuários podem consultar com NomePropriedade:valor	A propriedade não pode ser usada na sintaxe de consulta
Recuperável	O valor da propriedade aparece nos resultados da pesquisa	O valor fica oculto na exibição dos resultados da pesquisa
Refinável	A propriedade aparece no painel de refinamento	A propriedade não está disponível para filtragem

Para a maioria das colunas de metadados personalizados, habilite todos os quatro sinalizadores. Desabilite Pesquisável apenas para propriedades que contenham texto longo ou que não precisem ser encontradas por pesquisa de palavras-chave, como campos de data. Desabilite Consultável se você não quiser que os usuários consultem a propriedade diretamente. Desabilite Recuperável se o valor for confidencial e não deva aparecer em snippets de resultados.

Conclusão

Agora você tem um checklist prático para criar e configurar propriedades gerenciadas que melhoram a pesquisa no SharePoint. Ao mapear propriedades rastreadas para propriedades gerenciadas e definir os sinalizadores corretos, você torna os metadados personalizados pesquisáveis, consultáveis, recuperáveis e refináveis. Comece identificando as três a cinco colunas principais que seus usuários pesquisam com mais frequência e aplique este checklist a cada uma delas. Como próximo passo, considere criar propriedades gerenciadas para campos de data para habilitar refinadores de intervalo de datas, o que pode melhorar drasticamente a forma como os usuários encontram documentos sensíveis ao tempo. Lembre-se de executar um rastreamento completo após qualquer alteração de mapeamento para garantir que o índice de pesquisa reflita suas atualizações.