Como Preparar Dados do OneDrive para Exportação de eDiscovery

Quando sua organização recebe uma solicitação legal ou de conformidade, é necessário exportar arquivos e pastas específicos do OneDrive para revisão. As ferramentas de eDiscovery do Microsoft Purview podem pesquisar e exportar conteúdo, mas apenas se os dados estiverem devidamente indexados e acessíveis. Configurações incorretas de sincronização, exclusões de arquivos ou políticas de retenção podem bloquear exportações bem-sucedidas. Este artigo explica como preparar dados do OneDrive for Business para que a exportação de eDiscovery seja concluída sem perder arquivos ou metadados.

Por que os Dados do OneDrive Precisam de Preparação Antes da Exportação de eDiscovery

O eDiscovery no Microsoft 365 depende do índice de pesquisa criado pelo SharePoint Online, que alimenta o OneDrive for Business. Se um arquivo não estiver indexado, ele não aparecerá nos resultados da pesquisa e não poderá ser exportado. A indexação pode falhar por vários motivos: o tipo de arquivo está bloqueado pelas configurações de sincronização, o arquivo está armazenado apenas localmente no dispositivo de um usuário, ou o arquivo está criptografado ou corrompido. Além disso, arquivos sujeitos a uma retenção podem ser excluídos da exportação se a retenção não estiver configurada corretamente. Preparar os dados do OneDrive significa verificar se todo o conteúdo relevante está online, indexado e não excluído pelas políticas do locatário.

Como o eDiscovery Pesquisa Conteúdo do OneDrive

O eDiscovery do Microsoft Purview usa uma pesquisa de conteúdo que consulta o índice do SharePoint Online. O OneDrive de cada usuário é tratado como um site separado do SharePoint. A pesquisa inclui todos os arquivos armazenados na biblioteca do OneDrive do usuário, incluindo arquivos compartilhados aos quais o usuário tem acesso. No entanto, arquivos que não estão sincronizados com a nuvem, arquivos em pastas excluídas, como a lixeira do OneDrive, e arquivos com extensões bloqueadas são invisíveis para o mecanismo de pesquisa.

Motivos Comuns pelos Quais Arquivos do OneDrive Estão Ausentes nos Resultados de eDiscovery

As causas mais frequentes incluem: arquivos armazenados apenas em um dispositivo local e não enviados ao OneDrive, tipos de arquivo bloqueados pela lista de exclusão de sincronização do locatário, arquivos que foram excluídos e estão apenas na lixeira de segundo estágio com retenção limitada, e arquivos criptografados com uma ferramenta de terceiros que o SharePoint não consegue indexar. Entender essas causas raiz ajuda a direcionar seus esforços de preparação.

Etapas para Preparar Dados do OneDrive para Exportação de eDiscovery

Siga estas etapas para garantir que seu conteúdo do OneDrive possa ser pesquisado e exportado por meio do Microsoft Purview eDiscovery.

1. Verifique se todos os arquivos relevantes estão sincronizados com a nuvem
   Abra as configurações do aplicativo de sincronização do OneDrive clicando com o botão direito no ícone de nuvem do OneDrive na bandeja do sistema e selecionando Configurações. Vá para Sincronizar e backup > Configurações avançadas. Em Arquivos Sob Demanda, certifique-se de que a configuração esteja ativada. Isso torna todos os arquivos visíveis online, mesmo que não estejam baixados localmente. Para arquivos marcados como Manter sempre neste dispositivo, confirme se eles foram enviados verificando a pasta online do OneDrive em onedrive.com.
2. Verifique e remova exclusões de tipo de arquivo
   Entre na central de administração do Microsoft 365 em admin.microsoft.com. Vá para Central de administração do SharePoint > Políticas > Controle de acesso > Aplicativos que não usam autenticação moderna. Em seguida, navegue até Central de administração do OneDrive > Sincronização > Restrições de sincronização. Em Bloquear sincronização de tipos de arquivo específicos, revise a lista. Remova quaisquer extensões de arquivo que seu caso de eDiscovery exija. Tipos bloqueados comuns incluem .tmp, .log e .iso. Salve as alterações e aguarde até 24 horas para a atualização ser propagada.
3. Garanta que as retenções sejam aplicadas corretamente
   No portal de conformidade do Microsoft Purview, vá para Gerenciamento do ciclo de vida dos dados > Políticas de retenção do Microsoft 365. Verifique se sua política de retenção inclui locais do OneDrive. Se você estiver usando uma retenção legal, confirme se a retenção está aplicada ao site do OneDrive do usuário específico. Uma retenção impede a exclusão automática, mas não bloqueia a indexação. Para verificar o status da retenção, use o caso de eDiscovery e adicione a URL do OneDrive do usuário como uma fonte de dados.
4. Execute uma pesquisa de conteúdo de teste antes da exportação
   No portal de conformidade do Microsoft Purview, vá para eDiscovery > Pesquisa de conteúdo. Crie uma nova pesquisa. Em Locais, escolha Locais específicos e adicione a URL do OneDrive do usuário. O formato da URL é https://-my.sharepoint.com/personal/__com. Execute a pesquisa e revise os resultados. Se arquivos estiverem ausentes, verifique a sintaxe da consulta de pesquisa e confirme se o OneDrive do usuário está licenciado corretamente.
5. Exporte os resultados da pesquisa
   Após confirmar que a pesquisa de conteúdo retorna os arquivos esperados, selecione a pesquisa e clique em Exportar. Escolha exportar todos os itens ou apenas arquivos únicos. Selecione o formato de exportação: arquivos ZIP compactados ou arquivos individuais. Para exportações grandes, use a ferramenta de Exportação do Microsoft 365 para transferência mais rápida. Após a exportação ser concluída, baixe os resultados e verifique se a contagem de arquivos corresponde à saída da pesquisa.

Se os Arquivos do OneDrive Ainda Estiverem Ausentes nos Resultados de eDiscovery

Mesmo após a preparação, alguns arquivos podem não aparecer nas exportações de eDiscovery. Resolva esses cenários específicos.

Arquivos armazenados apenas em um dispositivo local e nunca enviados

Peça ao usuário para mover ou copiar esses arquivos para a pasta do OneDrive. Após a sincronização dos arquivos, aguarde o status de sincronização do OneDrive mostrar uma marca de seleção verde. Em seguida, execute novamente a pesquisa de conteúdo. Arquivos que nunca foram enviados não podem ser descobertos pelo eDiscovery.

Arquivos na lixeira do OneDrive

O eDiscovery não pesquisa a lixeira. Se os arquivos foram excluídos recentemente, restaure-os da lixeira do OneDrive dentro de 93 dias. Após a restauração, os arquivos reaparecem no OneDrive do usuário e se tornam pesquisáveis. Para arquivos excluídos há mais de 93 dias, entre em contato com o Suporte da Microsoft para tentar uma recuperação de dados.

Arquivos criptografados ou corrompidos

O SharePoint Online não consegue indexar arquivos criptografados com uma ferramenta que não seja da Microsoft ou que estejam corrompidos. Peça ao usuário para fornecer uma cópia descriptografada do arquivo. Carregue a cópia no OneDrive e aguarde a conclusão da indexação. Esse processo pode levar até 24 horas.

Arquivos Sob Demanda vs Manter Sempre Neste Dispositivo: Impacto no eDiscovery

Item	Arquivos Sob Demanda	Manter Sempre Neste Dispositivo
Descrição	Os arquivos aparecem no Explorador de Arquivos, mas são baixados apenas quando abertos	Os arquivos são baixados para o armazenamento local e permanecem sincronizados
Capacidade de pesquisa no eDiscovery	Todos os arquivos são indexados na nuvem e pesquisáveis	Todos os arquivos são indexados na nuvem e pesquisáveis
Risco de arquivos ausentes	Baixo – os arquivos estão sempre online	Baixo – os arquivos estão sempre online
Requisito de armazenamento local	Mínimo – apenas arquivos de espaço reservado	Tamanho total do arquivo no disco
Melhor para preparação de eDiscovery	Recomendado – garante que todos os arquivos estejam disponíveis online	Aceitável – mas requer mais espaço local

Ambos os modos tornam os arquivos disponíveis online e, portanto, pesquisáveis. Arquivos Sob Demanda é a configuração preferida porque garante que todos os arquivos estejam presentes na nuvem sem consumir espaço em disco local. Manter Sempre Neste Dispositivo pode causar confusão se um arquivo for marcado como somente offline e não sincronizado, embora isso seja raro.

Conclusão

Agora você pode preparar dados do OneDrive para exportação de eDiscovery verificando a sincronização na nuvem, ajustando exclusões de tipo de arquivo e aplicando retenções corretas. Execute uma pesquisa de conteúdo de teste no portal de conformidade do Microsoft Purview antes da exportação oficial para detectar arquivos ausentes com antecedência. Para conformidade contínua, habilite o registro de auditoria e considere usar o eDiscovery Premium para fluxos de trabalho avançados de processamento e revisão.