Se você usa a versão clássica do Outlook, já deve ter ouvido falar do novo recurso de Preparação de Reunião com Copilot disponível no novo Outlook para Windows. Esse recurso usa IA para gerar um resumo de e-mails, arquivos e eventos de calendário relacionados a uma reunião futura, ajudando você a se preparar sem precisar pesquisar manualmente na sua caixa de entrada. A principal diferença é que o Copilot está integrado ao novo Outlook, enquanto os usuários do Outlook clássico não conseguem acessá-lo diretamente no mesmo aplicativo. Este artigo explica exatamente como o recurso funciona, o que os usuários do Outlook clássico podem ou não fazer e quais alternativas existem para preparar reuniões sem o Copilot.
Principais Conclusões: Preparação de Reunião com Copilot para Usuários do Outlook Clássico
- Preparação de Reunião com Copilot no Novo Outlook: Gera automaticamente um cartão de briefing pré-reunião com resumos de e-mails, arquivos e eventos de calendário relacionados.
- Limitação do Outlook Clássico: O Copilot não está disponível no Outlook clássico; você precisa usar o novo Outlook para Windows ou o Outlook na web para acessá-lo.
- Alternativa para usuários clássicos: Use a barra de pesquisa com palavras-chave como o título da reunião ou nomes dos participantes para reunir contexto manualmente antes de uma reunião.
O que a Preparação de Reunião com Copilot Faz e Como Difere no Outlook Clássico
A Preparação de Reunião com Copilot é um recurso que aparece no calendário do novo Outlook. Ao abrir um evento de reunião, o Copilot examina sua caixa de correio, arquivos do OneDrive e histórico do calendário em busca de conteúdo relacionado àquela reunião. Em seguida, exibe um cartão de briefing na parte superior da janela da reunião. O cartão inclui um resumo das conversas de e-mail recentes, documentos compartilhados e reuniões anteriores com os mesmos participantes. O objetivo é reduzir o tempo gasto procurando contexto antes de uma reunião.
Esse recurso faz parte do Microsoft 365 Copilot, que requer uma licença do Copilot além de uma assinatura empresarial do Microsoft 365. Ele está disponível no novo Outlook para Windows e no Outlook na web. Os usuários do Outlook clássico não veem nenhum recurso do Copilot na faixa de opções ou no calendário. O novo Outlook e o Outlook clássico são aplicativos separados, e a Microsoft não adicionou o Copilot ao cliente clássico. Se você continuar usando o Outlook clássico, não poderá ativar esse recurso por meio de nenhuma configuração ou suplemento.
A tecnologia subjacente usa a API do Microsoft Graph para coletar dados do seu locatário do Microsoft 365. Ela aplica processamento de linguagem natural para identificar itens relevantes com base no assunto da reunião, horário e participantes. Por exemplo, se você tem uma reunião intitulada “Revisão do Orçamento do 3º Trimestre” com três participantes, o Copilot busca a conversa de e-mail mais recente sobre o orçamento, quaisquer arquivos do Excel vinculados nesses e-mails e as anotações da reunião de revisão do 2º trimestre. Em seguida, exibe tudo em um cartão compacto com marcadores.
Como Acessar a Preparação de Reunião com Copilot no Novo Outlook
Se você quiser usar esse recurso, deve mudar para o novo Outlook para Windows ou usar o Outlook na web. As etapas abaixo pressupõem que você tenha uma licença válida do Copilot atribuída pelo seu administrador de TI.
- Abra o novo Outlook para Windows
Se você ainda usa o Outlook clássico, clique no botão de alternância no canto superior direito chamado “Experimentar o novo Outlook”. Isso muda seu perfil para o novo Outlook. Você pode voltar depois, se necessário. - Vá para o Calendário
Clique no ícone do Calendário no painel de navegação esquerdo. Suas reuniões agendadas aparecem na exibição diária ou semanal. - Abra um evento de reunião
Clique duas vezes em qualquer reunião no seu calendário. A janela da reunião é aberta. Se o Copilot encontrou conteúdo relevante, um cartão aparece perto do topo da janela com o título “Preparado pelo Copilot”. - Revise o cartão de briefing
O cartão mostra um breve resumo de e-mails, arquivos e reuniões anteriores relacionados. Clique em qualquer item para abri-lo diretamente. Você também pode clicar em “Mostrar mais” para expandir a lista. - Atualize o cartão manualmente
Se você não vir o cartão, clique no ícone do Copilot na faixa de opções da janela da reunião e selecione “Preparar para reunião”. O Copilot gera o cartão sob demanda.
O cartão é atualizado automaticamente quando você reabre a reunião. Ele também é atualizado se novos e-mails chegarem depois que você abriu o evento pela primeira vez.
O que os Usuários do Outlook Clássico Podem Fazer em Seu Lugar
Como o Outlook clássico não tem o Copilot, você ainda pode se preparar para reuniões usando a pesquisa integrada e a organização de pastas. Esses métodos são manuais, mas eficazes.
Pesquisar pelo Título da Reunião ou Participantes
Use a barra de Pesquisa no topo da janela do Outlook clássico. Digite o título da reunião, o nome de um participante importante ou um código de projeto. Pressione Enter. O Outlook pesquisa sua caixa de correio, calendário e contatos. Revise os resultados em busca de e-mails ou anexos relevantes. Você também pode usar filtros de pesquisa como “tem anexos” ou “de: nome” para restringir a lista.
Criar uma Pasta Pré-Reunião
Se você tem reuniões recorrentes, crie uma pasta dentro da sua Caixa de Entrada. Arraste e-mails relacionados para essa pasta antes da reunião. Quando a reunião começar, abra a pasta para ver tudo em um só lugar.
Usar Ações Rápidas para Encaminhar Contexto
Crie uma Ação Rápida que encaminhe os últimos cinco e-mails de um remetente específico ou sobre um assunto. Atribua um atalho de teclado, como Ctrl+Shift+1. Antes da reunião, pressione o atalho para enviar o contexto para você mesmo ou para um colega.
Ativar o Painel de Visualização do Calendário
No Outlook clássico, clique em Exibir > Barra de Tarefas > Calendário. Isso mostra seus próximos compromissos em um painel lateral. Clique em uma reunião para ver os detalhes, mas você não terá o resumo de IA. Você pode abrir manualmente e-mails relacionados do mesmo painel.
Equívocos Comuns e Limitações
A Preparação de Reunião com Copilot Não Funciona no Outlook Clássico
Alguns usuários acham que instalar um suplemento do Copilot para o Outlook clássico ativará o recurso. Esse suplemento não existe. O recurso está integrado ao aplicativo do novo Outlook e não pode ser adicionado ao cliente clássico. Se você precisar do resumo de IA, deve usar o novo Outlook ou o Outlook na web.
O Copilot Exige uma Licença
Mesmo no novo Outlook, o cartão de preparação de reunião aparece apenas se seu locatário do Microsoft 365 tiver licenças do Copilot atribuídas à sua conta de usuário. Sem uma licença, o ícone do Copilot fica esmaecido ou ausente. Verifique com seu administrador de TI para confirmar o status da sua licença.
O Cartão Pode Não Aparecer para Todas as Reuniões
O Copilot gera o cartão apenas quando encontra conteúdo relacionado suficiente. Se a reunião for nova, sem e-mails ou arquivos anteriores, o cartão não aparecerá. Da mesma forma, reuniões com títulos genéricos como “Sincronização” podem não gerar um resumo útil. Você ainda pode usar os métodos manuais descritos acima.
O Outlook Clássico Será Eventualmente Substituído
A Microsoft planeja descontinuar o Outlook clássico no futuro. Novos recursos como o Copilot são desenvolvidos exclusivamente para o novo Outlook. Se você depende do Outlook clássico por estabilidade ou suplementos personalizados, tem tempo para testar o novo Outlook e planejar sua migração.
Preparação de Reunião com Copilot no Novo Outlook vs. Preparação Manual no Outlook Clássico
| Item | Novo Outlook com Copilot | Outlook Clássico (Manual) |
|---|---|---|
| Disponibilidade | Integrado ao novo Outlook e Outlook na web | Não disponível; requer pesquisa manual |
| Tempo para preparar | Instantâneo, geração automática de cartão | Vários minutos de pesquisa e filtragem |
| Fontes de conteúdo | E-mails, arquivos, histórico do calendário do Microsoft 365 | Apenas itens em sua caixa de correio local ou escopo de pesquisa |
| Licença necessária | Licença do Microsoft 365 Copilot | Nenhuma licença adicional necessária |
| Personalização | Nenhuma; o cartão é gerado automaticamente | Controle total sobre quais e-mails e arquivos revisar |
A tabela mostra que a principal troca é entre velocidade e controle. O Copilot automatiza a preparação, mas exige uma licença e o novo Outlook. Os usuários clássicos mantêm o controle total, mas precisam investir tempo na preparação manual.
Agora você entende que a Preparação de Reunião com Copilot é um recurso do novo Outlook indisponível no Outlook clássico. Se você quiser o cartão de briefing gerado por IA, mude para o novo Outlook para Windows ou use o Outlook na web com uma licença do Copilot. Para usuários do Outlook clássico, a pesquisa manual e a organização de pastas continuam sendo as únicas opções. Experimente usar a barra de pesquisa com o título da reunião e nomes dos participantes como uma substituição rápida. Se sua organização planeja migrar para o novo Outlook, teste o Copilot em um ambiente não produtivo primeiro para ver se os resumos automáticos atendem às suas necessidades.