Política de Retenção Impede Exclusão de Arquivo no OneDrive: Solução para OneDrive for Business

Você tenta excluir um arquivo do OneDrive for Business. O arquivo desaparece por um momento e depois reaparece. Ou você vê um erro informando que o item não pode ser excluído porque está sujeito a uma política de retenção. Isso acontece porque uma política de retenção do Microsoft 365 ou um rótulo com regras de retenção foi aplicado ao arquivo, à pasta ou a todo o site do OneDrive. A política impede a exclusão permanente e mantém uma cópia em uma biblioteca de retenção ou na pasta Itens Recuperáveis. Este artigo explica como as políticas de retenção funcionam no OneDrive, por que bloqueiam a exclusão e as etapas exatas que um administrador deve seguir para liberar o arquivo para que o usuário possa excluí-lo.

Apenas um administrador global do Microsoft 365, administrador de conformidade ou administrador de gerenciamento de registros pode modificar políticas de retenção. Usuários finais não podem substituir essas políticas. Se você é um usuário final, entre em contato com o departamento de TI informando o nome e o caminho do arquivo. Se você é um administrador, a correção envolve verificar o escopo da política, modificar o período de retenção ou usar a Pesquisa de Conteúdo para localizar e excluir a cópia retida.

Por que uma Política de Retenção Bloqueia a Exclusão de Arquivos no OneDrive

Uma política de retenção no Microsoft 365 é uma regra que preserva o conteúdo por um período determinado. Quando uma política se aplica a um site do OneDrive, qualquer arquivo criado ou modificado durante o período de retenção não pode ser excluído permanentemente por nenhum usuário, incluindo o proprietário do site. O sistema move o arquivo excluído para a biblioteca de Retenção, um contêiner oculto dentro do site do OneDrive. O arquivo permanece lá até que o período de retenção expire ou um administrador remova a política.

Existem dois cenários comuns de retenção que bloqueiam a exclusão:

1. Política de retenção adaptativa ou estática aplicada ao site do OneDrive. Um administrador criou uma política que inclui o OneDrive do usuário como um local. Todos os arquivos nesse site herdam as regras de retenção. Excluir um arquivo aciona a retenção, não a remoção permanente.

2. Rótulo de retenção aplicado a um arquivo ou pasta específicos. Um usuário ou administrador atribuiu um rótulo que possui regras de retenção. Os rótulos substituem as políticas no nível do site. Mesmo que a política do site seja removida, o rótulo ainda bloqueia a exclusão.

O usuário vê o arquivo retornar após atualizar a página porque o OneDrive sincroniza a cópia oculta de volta para a pasta visível. A mensagem de erro no cliente de sincronização do OneDrive ou na interface web geralmente diz: “Este item está sujeito a uma política de retenção e não pode ser excluído.”

Etapas para Remover a Política de Retenção e Excluir o Arquivo

Apenas administradores do Microsoft 365 podem modificar ou remover políticas de retenção. As etapas a seguir pressupõem que você tenha permissões de Administrador Global ou Administrador de Conformidade. Execute estas etapas na ordem listada.

1. Identifique a política ou o rótulo de retenção
   Abra o portal de conformidade do Microsoft 365 em compliance.microsoft.com. Vá para Políticas > Retenção. Procure por qualquer política que liste o OneDrive como um local. Clique em cada política e verifique a guia Locais. Anote o nome da política e se ela usa escopo adaptativo ou estático. Vá também para Proteção de informações > Rótulos e verifique se algum rótulo com regras de retenção foi publicado para o usuário.
2. Verifique o escopo e as exclusões da política
   Nos detalhes da política, veja se ela se aplica a todos os usuários do OneDrive ou a usuários específicos. Se a política usar escopo adaptativo, verifique a consulta para confirmar se o usuário afetado está incluído. Se a política usar escopo estático, anote os usuários ou grupos incluídos. Você pode excluir um usuário específico da política se precisar apenas excluir um arquivo para esse usuário.
3. Modifique a política de retenção para excluir o usuário ou site
   Para impedir que a política bloqueie a exclusão de um usuário específico, edite a política. Em Locais, defina o OneDrive como Editar. Altere o status para Excluir para o usuário afetado. Salve a política. Aguarde até 24 horas para que a alteração seja propagada. Após a propagação, o usuário pode excluir o arquivo permanentemente pela interface web do OneDrive.
4. Se um rótulo de retenção for a causa, remova o rótulo
   Se um rótulo com regras de retenção estiver aplicado ao arquivo, você deve remover o rótulo primeiro. Como administrador, vá para a interface web do OneDrive. Navegue até o arquivo. Clique no arquivo para selecioná-lo e clique em Informações na barra de ferramentas superior. No painel de detalhes, procure por Rótulo de retenção. Clique no nome do rótulo e selecione Remover rótulo. Confirme a remoção. O arquivo agora pode ser excluído.
5. Exclua o arquivo da biblioteca de Retenção, se necessário
   Se o arquivo já foi excluído antes da remoção da política, ele existe na biblioteca de Retenção. Como administrador, use a interface web do OneDrive. Na URL, adicione ?Id=PreservationHoldLibrary ao final da URL raiz do OneDrive do usuário. Por exemplo: https://tenant-my.sharepoint.com/personal/user_domain_com/?Id=PreservationHoldLibrary. Você verá a biblioteca oculta. Localize o arquivo e exclua-o permanentemente. Esta ação exige que o usuário esvazie a Lixeira depois.

Se o Arquivo Ainda Não Puder Ser Excluído Após a Remoção da Política

O arquivo ainda está na biblioteca de Retenção após a alteração da política

Se você removeu a política, mas o arquivo permanece na biblioteca de Retenção, o período de retenção ainda pode estar ativo. Verifique a duração da retenção da política. Se a duração estiver definida para um número específico de dias, o arquivo permanecerá até que esse período termine. Você não pode ignorar a duração. A única opção é aguardar. Se a política foi definida como Reter para sempre, você deve remover a política completamente, não apenas excluir o usuário. Exclua a política do portal de conformidade. Aguarde 24 horas e exclua o arquivo da biblioteca de Retenção.

Outra política de retenção ainda está ativa

Várias políticas de retenção podem se aplicar ao mesmo site do OneDrive. Após remover uma política, outra ainda pode bloquear a exclusão. No portal de conformidade, vá para Políticas > Retenção e revise todas as políticas. Verifique os locais de cada uma. Vá também para Proteção de informações > Rótulos e verifique se há rótulos publicados que ainda possam estar aplicados. Remova ou exclua o usuário de todas as políticas relevantes.

O usuário vê o arquivo reaparecer na sincronização do OneDrive

Após a remoção da política, o usuário deve excluir o arquivo pela interface web do OneDrive, não pelo Explorador de Arquivos. Se o usuário excluir pelo Explorador de Arquivos, o cliente de sincronização pode baixar novamente o arquivo da biblioteca de Retenção se a retenção não foi totalmente limpa. Instrua o usuário a excluir o arquivo pelo site do OneDrive em onedrive.live.com. Em seguida, esvazie a Lixeira na web. Depois disso, o cliente de sincronização refletirá a exclusão permanente.

Política de Retenção vs Rótulo de Retenção: Principais Diferenças para Exclusão no OneDrive

Item	Política de Retenção	Rótulo de Retenção
Escopo	Aplica-se a todo o conteúdo em um site do OneDrive ou a todos os sites do OneDrive	Aplica-se a arquivos ou pastas individuais
Quem pode aplicar	Apenas administrador	Administrador publica para usuários; usuários podem aplicar manualmente ou por rotulagem automática
Comportamento de exclusão	Bloqueia exclusão permanente de todos os arquivos no escopo	Bloqueia exclusão permanente apenas de arquivos com o rótulo
Método de remoção	Editar política para excluir usuário ou excluir a política	Remover o rótulo do arquivo diretamente
Duração da retenção	Definida na criação da política; não pode ser reduzida após o armazenamento do conteúdo	Definida na criação do rótulo; pode ser alterada se o rótulo não estiver bloqueado
Local da cópia oculta	Biblioteca de Retenção	Biblioteca de Retenção

Como administrador, agora você pode identificar qual política ou rótulo de retenção está bloqueando a exclusão de um arquivo do OneDrive e tomar a ação correta para liberá-lo. Comece verificando o portal de conformidade em busca de políticas e rótulos ativos. Se o arquivo já estiver na biblioteca de Retenção, acesse essa biblioteca oculta diretamente para excluir a cópia retida. Para prevenção futura, considere usar políticas de escopo adaptativo com exclusões específicas para usuários que precisam gerenciar sua própria limpeza de arquivos sem intervenção do administrador. Uma dica útil: use a ferramenta Pesquisa de Conteúdo no portal de conformidade com uma consulta pelo nome do arquivo e o local definido como a URL do OneDrive do usuário para confirmar se o arquivo está retido antes de modificar qualquer política.