Como Pesquisar Contatos do Outlook por Valor de Campo Personalizado

O Outlook permite adicionar campos personalizados aos seus contatos para armazenar informações que não se encaixam nos campos padrão. Esses campos podem conter dados como IDs internos de funcionários, números de associação ou categorias personalizadas. No entanto, a barra de pesquisa padrão do Outlook não pesquisa dentro desses campos personalizados. Este artigo explica como localizar contatos pesquisando um valor de campo personalizado usando os recursos Advanced Find e Instant Search do Outlook.

Como os Campos Personalizados Funcionam nos Contatos do Outlook

Campos personalizados são propriedades definidas pelo usuário que você adiciona a um formulário de contato. O Outlook armazena cada contato em uma pasta que contém um conjunto fixo de campos padrão: Nome, Email, Telefone, Empresa e assim por diante. Quando você precisa de um campo que não existe no conjunto padrão, cria um campo personalizado. O campo personalizado se torna uma coluna na visualização da pasta e uma caixa de texto no formulário de contato.

O Outlook não indexa campos personalizados da mesma forma que indexa campos padrão. A barra de pesquisa padrão do Outlook pesquisa apenas campos indexados como Nome, Email, Assunto e Corpo. Os campos personalizados não são adicionados ao índice de pesquisa por padrão. É por isso que digitar um valor como “EMP-12345” na caixa de pesquisa não retorna resultados, mesmo que o valor exista em um campo personalizado chamado EmployeeID.

Para pesquisar campos personalizados, você deve usar um dos dois métodos: Advanced Find ou a sintaxe de pesquisa personalizada no Instant Search. Ambos os métodos funcionam no Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019 e Outlook 2016 no Windows 11 e Windows 10.

Pré-requisitos: Criar um Campo Personalizado Antes de Pesquisar

Antes de pesquisar um campo personalizado, o campo deve existir em sua pasta de contatos. Se você ainda não adicionou o campo personalizado a nenhum contato, siga estas etapas para criar um.

1. Abra um formulário de contato
   Clique duas vezes em qualquer contato em sua pasta de Contatos para abrir o formulário de contato completo.
2. Abra a seção Todos os Campos
   Clique na guia Todos os Campos na parte superior do formulário de contato. Se você não vir esta guia, clique no botão … (Mais) na faixa de opções e selecione Todos os Campos.
3. Selecione Campos definidos pelo usuário na pasta
   Na lista suspensa rotulada Selecionar de, escolha Campos definidos pelo usuário na pasta.
4. Adicione um novo campo
   Clique no botão Novo. Na caixa de diálogo Novo Campo, digite um nome para o campo, por exemplo EmployeeID. Defina Tipo como Texto e Formato como Texto. Clique em OK.
5. Adicione o campo ao formulário de contato
   Na guia Todos os Campos, localize seu novo campo na lista. Clique em Adicionar ao formulário. O campo agora aparece como uma caixa de texto na página Geral do formulário de contato.
6. Salve o contato
   Clique em Salvar e Fechar. O campo personalizado agora está disponível para todos os contatos nesta pasta.

Método 1: Pesquisar Usando Advanced Find (Ctrl+Shift+F)

O Advanced Find é a maneira mais confiável de pesquisar campos personalizados. Ele mostra um formulário onde você pode escolher o campo exato e inserir o valor da pesquisa.

1. Abra o Advanced Find
   Pressione Ctrl+Shift+F no teclado. Como alternativa, clique na caixa de pesquisa no Outlook e pressione Ctrl+Shift+F.
2. Selecione a pasta de Contatos
   Na lista suspensa Procurar por, escolha Contatos. Na lista suspensa Em, selecione sua pasta de Contatos.
3. Vá para a guia Avançado
   Clique na guia Avançado na parte superior da caixa de diálogo Advanced Find.
4. Defina o campo
   Clique no botão Campo. Role até o final da lista e clique em Campos definidos pelo usuário na pasta. Selecione seu campo personalizado, por exemplo EmployeeID.
5. Defina a condição
   Na lista suspensa Condição, selecione contém ou é exatamente. Digite o valor que você está procurando na caixa Valor.
6. Adicione o critério e pesquise
   Clique em Adicionar à Lista. O critério aparece na lista abaixo. Clique em Localizar Agora. O Outlook exibe todos os contatos que correspondem ao valor do campo personalizado.

Método 2: Pesquisar Usando Instant Search com Sintaxe Personalizada

O Instant Search do Outlook no Outlook 2016 e versões posteriores suporta um prefixo de pesquisa chamado custom:. Este prefixo instrui o Outlook a pesquisar todos os campos de texto personalizados na pasta atual. Este método é mais rápido que o Advanced Find, mas pesquisa todos os campos personalizados de uma vez.

1. Navegue até sua pasta de Contatos
   Clique no ícone Pessoas no painel de navegação para abrir sua pasta principal de Contatos.
2. Clique na caixa de pesquisa
   Clique dentro da caixa de pesquisa na parte superior da lista de contatos. A guia Pesquisa aparece na faixa de opções.
3. Digite o prefixo personalizado e o valor
   Digite custom: seguido pelo valor que deseja encontrar. Por exemplo: custom:EMP-12345. Não adicione espaço entre os dois pontos e o valor.
4. Pressione Enter
   O Outlook filtra a lista de contatos para mostrar apenas os contatos que contêm o valor em qualquer campo de texto personalizado.

O prefixo custom: pesquisa todos os campos personalizados do tipo Texto na pasta. Ele não pesquisa campos personalizados do tipo Número, Data ou Sim/Não. Para esses tipos, use o Advanced Find e selecione o campo específico.

Se o Outlook Ainda Tiver Problemas Após Pesquisar Campos Personalizados

Advanced Find não mostra resultados mesmo que o valor exista

Isso geralmente acontece quando o campo personalizado está definido em uma pasta diferente. Campos personalizados são específicos da pasta. Se você criou o campo em sua pasta principal de Contatos, mas está pesquisando uma subpasta, o campo não existe lá. Mova o contato para a pasta onde você criou o campo ou crie o mesmo campo personalizado na pasta de destino usando as etapas na seção de pré-requisitos.

Instant Search não retorna resultados para o prefixo personalizado

O Instant Search pode não retornar resultados se o índice de pesquisa estiver desatualizado ou corrompido. Reconstrua o índice de pesquisa indo em Arquivo > Opções > Pesquisa > Opções de Indexação. Clique em Avançado e depois em Reconstruir. Esse processo pode levar vários minutos. Após a reconstrução, tente a pesquisa novamente.

O campo personalizado não aparece na lista de Campos no Advanced Find

Se o campo personalizado não aparecer em Campos definidos pelo usuário na pasta, o campo foi criado em uma pasta diferente ou foi excluído. Abra o formulário de contato, vá em Todos os Campos e verifique se o campo existe. Se não existir, crie-o novamente. Depois de criar o campo e salvar um contato que o utiliza, o campo aparecerá no Advanced Find.

Advanced Find vs Instant Search com Prefixo Personalizado: Principais Diferenças

Item	Advanced Find (Ctrl+Shift+F)	Instant Search com prefixo custom:
Escopo da pesquisa	Campo personalizado específico que você seleciona	Todos os campos de texto personalizados na pasta
Tipos de campo suportados	Texto, Número, Data, Sim/Não e outros	Apenas campos de texto
Precisão da pesquisa	Correspondência exata ou contém	Apenas contém
Velocidade	Mais lento, usa uma caixa de diálogo separada	Mais rápido, funciona a partir da caixa de pesquisa
Requer reconstrução do índice	Não	Sim, se o índice estiver desatualizado

Use o Advanced Find quando precisar pesquisar um campo personalizado específico ou um campo não textual. Use o prefixo custom: quando quiser uma pesquisa rápida em todos os campos de texto personalizados diretamente da caixa de pesquisa.