Ao compartilhar seu calendário do Outlook com um colega, você precisa atribuir um nível de permissão que controla o que ele pode ver e fazer. Os três níveis mais comuns são Revisor, Autor e Editor. Cada um concede uma combinação diferente de acesso de leitura, gravação e exclusão aos itens do calendário. Este artigo explica exatamente o que cada nível de permissão permite, como atribuí-los e como evitar erros comuns ao compartilhar seu calendário.
Principais Conclusões: Níveis de Permissão do Calendário do Outlook
- Permissão Revisor: Acesso somente leitura a disponibilidade, título, local e detalhes. Não pode criar, editar ou excluir itens.
- Permissão Autor: Ler e criar itens. Pode editar e excluir apenas os próprios itens. Não pode modificar itens criados pelo proprietário do calendário.
- Permissão Editor: Acesso total de leitura, criação, edição e exclusão a todos os itens do calendário. Mesmos direitos do proprietário, exceto alterar permissões.
O Que Cada Nível de Permissão do Calendário do Outlook Faz
O compartilhamento de calendário do Outlook usa um sistema de permissões herdado do Exchange Server e do Microsoft 365. Cada nível de permissão é um conjunto predefinido de direitos que controla como um delegado ou um usuário de calendário compartilhado pode interagir com os itens do calendário. Os três níveis mais comuns são Revisor, Autor e Editor. Um quarto nível, Contribuidor, existe, mas raramente é usado para calendários, pois permite apenas a criação de itens sem acesso de leitura.
O modelo de permissão se aplica tanto a caixas de correio do Exchange locais quanto a caixas de correio na nuvem do Microsoft 365. O comportamento é idêntico no Outlook para Windows, Outlook para Mac, Outlook na web e no aplicativo móvel do Outlook. O proprietário do calendário atribui essas permissões por meio da caixa de diálogo Propriedades do Calendário ou pelo Centro de Administração do Exchange para atribuições em massa.
Permissão Revisor
Revisor é o nível de compartilhamento mais restritivo. Um usuário com permissão Revisor pode visualizar todos os itens do calendário, incluindo assunto, local, horários de início e término, e quaisquer anotações ou anexos no corpo. Ele não pode criar novos compromissos ou reuniões, editar itens existentes ou excluir nada. Esse nível é ideal para assistentes que só precisam saber sua agenda sem fazer alterações.
Permissão Autor
A permissão Autor adiciona capacidades de criação e autoedição. Um usuário com direitos de Autor pode criar novos compromissos e reuniões no calendário. Ele pode editar e excluir apenas os itens que criou. Não pode modificar ou remover itens criados pelo proprietário do calendário ou por outros delegados. Esse nível é adequado para membros da equipe que agendam reuniões em nome de um recurso compartilhado ou de um gerente, mas não devem alterar entradas existentes.
Permissão Editor
A permissão Editor concede controle total sobre o conteúdo do calendário. Um Editor pode criar, ler, editar e excluir qualquer item do calendário, independentemente de quem o criou. A única ação que um Editor não pode realizar é alterar as configurações de permissão do próprio calendário. Esse nível é apropriado para assistentes executivos que gerenciam todo o calendário e precisam atualizar ou remover qualquer compromisso.
Como Atribuir Permissões de Calendário no Outlook
Você pode definir permissões diretamente no Outlook ou pelo Centro de Administração do Exchange. As etapas a seguir funcionam para Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021, 2019 e 2016. O processo é o mesmo para versões Windows e Mac, com pequenas diferenças nos menus.
- Abrir Propriedades do Calendário
No Outlook, vá para a exibição Calendário. Na guia Página Inicial, clique em Permissões do Calendário no grupo Compartilhar. Se você não vir este botão, clique com o botão direito no nome do calendário no painel de pastas e selecione Propriedades. - Selecionar a guia Permissões
Na caixa de diálogo Propriedades, clique na guia Permissões. A seção superior lista os usuários que já têm acesso. A seção inferior mostra o nível de permissão para o usuário selecionado. - Adicionar um usuário, se necessário
Clique em Adicionar, digite o nome da pessoa ou grupo na caixa de diálogo Adicionar Usuários, clique em Adicionar e depois em OK. O novo usuário aparece na lista com um nível de permissão padrão. - Escolher o nível de permissão
Selecione o usuário na lista. No menu suspenso Nível de Permissão, escolha Revisor, Autor ou Editor. As caixas de seleção individuais abaixo são atualizadas automaticamente para refletir os direitos desse nível. - Aplicar e fechar
Clique em Aplicar para salvar a alteração e depois em OK para fechar a caixa de diálogo Propriedades. O usuário recebe uma notificação por email informando que o calendário foi compartilhado. Ele pode adicionar seu calendário ao Outlook clicando em Arquivo > Configurações de Conta > Acesso Delegado ou clicando com o botão direito em Calendário e escolhendo Adicionar Calendário > Do Catálogo de Endereços.
Erros Comuns de Permissão e Limitações
Mesmo usuários experientes do Outlook cometem erros ao definir permissões de calendário. Os problemas a seguir são as causas mais frequentes de confusão e problemas de acesso.
Permissões de Delegado vs Calendário Compartilhado
O Outlook distingue entre um delegado e um usuário com acesso a calendário compartilhado. Um delegado recebe permissão de enviar em nome de e pode gerenciar solicitações e respostas de reuniões. Um usuário de calendário compartilhado apenas vê o conteúdo do calendário. Se você atribuir permissão Editor por meio das Propriedades do Calendário, o usuário pode editar itens, mas não pode enviar solicitações de reunião em seu nome. Para conceder direitos de delegado, vá para Arquivo > Configurações de Conta > Acesso Delegado. Os delegados recebem automaticamente acesso de nível Editor ao calendário, além do gerenciamento de reuniões.
Autor Não Pode Ver Itens Particulares
Por padrão, todos os níveis de permissão, exceto Editor, não podem visualizar itens marcados como Particular. Se você quiser que um Autor veja compromissos particulares, marque a caixa que diz O delegado pode ver meus itens particulares na caixa de diálogo Delegação. Essa configuração é separada do nível de permissão e não está disponível na caixa de diálogo Propriedades do Calendário.
Alterações de Permissão Não São Aplicadas Imediatamente
Ao alterar um nível de permissão, a atualização pode levar até 15 minutos para sincronizar com o Exchange Online ou seu servidor Exchange local. O usuário pode precisar fechar e reabrir o calendário compartilhado ou reiniciar o Outlook para ver os novos direitos. Para forçar uma atualização, pressione F9 para enviar e receber todas as pastas.
Revisor Ainda Pode Ver Anexos de Reunião
A permissão Revisor concede acesso de leitura ao corpo inteiro do item, incluindo anexos. Se você incorporar arquivos confidenciais em um item de calendário, um Revisor pode abri-los. Para evitar isso, não anexe arquivos a itens de calendário ou use um método de compartilhamento diferente para documentos confidenciais.
Revisor vs Autor vs Editor: Comparação Completa de Recursos
| Recurso | Revisor | Autor | Editor |
|---|---|---|---|
| Visualizar assunto e detalhes do item | Sim | Sim | Sim |
| Visualizar apenas horários de disponibilidade | Não (vê detalhes completos) | Não | Não |
| Criar novos itens | Não | Sim | Sim |
| Editar itens próprios | Não | Sim | Sim |
| Editar itens criados por outros | Não | Não | Sim |
| Excluir itens próprios | Não | Sim | Sim |
| Excluir itens criados por outros | Não | Não | Sim |
| Visualizar itens particulares | Não (a menos que a configuração de delegado permita) | Não (a menos que a configuração de delegado permita) | Não (a menos que a configuração de delegado permita) |
| Enviar solicitações de reunião em seu nome | Não | Não | Não (requer atribuição de delegado) |
| Alterar permissões do calendário | Não | Não | Não |
Agora você pode atribuir o nível de permissão correto do calendário do Outlook com base no que cada usuário precisa fazer. Para um membro da equipe que apenas verifica sua disponibilidade, use Revisor. Para alguém que agenda reuniões, mas não deve mexer em entradas existentes, use Autor. Para um gerente de calendário completo, use Editor. Lembre-se de que itens particulares exigem uma configuração adicional de delegado, independentemente do nível de permissão.