Como Compartilhar o Calendário do Outlook com Nível de Detalhe Específico por Pessoa

Você precisa compartilhar seu calendário do Outlook com colegas, mas deseja controlar quanto detalhe cada pessoa vê. Alguns colegas precisam de informações completas dos compromissos, enquanto outros só precisam saber se você está livre ou ocupado. O Outlook permite definir um nível de permissão diferente para cada pessoa com quem você compartilha. Este artigo explica como compartilhar seu calendário e definir o nível de detalhe por pessoa usando o aplicativo de desktop do Outlook e o Outlook na web.

Entendendo os Níveis de Permissão do Calendário no Outlook

O compartilhamento de calendário do Outlook funciona por meio de níveis de permissão. Cada nível determina quanta informação uma pessoa pode ver ao abrir seu calendário. Os níveis variam de mostrar apenas se você está livre ou ocupado até exibir o assunto completo, local e corpo de cada compromisso.

Você atribui um nível de permissão para cada usuário individualmente. O nível de permissão padrão se aplica a todos os usuários internos que não receberam uma permissão personalizada. Alterar o nível padrão afeta todos que não têm uma substituição específica.

Níveis de Detalhe Disponíveis

O Outlook oferece estes níveis de permissão para compartilhamento de calendário:

• Livre/Ocupado: Mostra apenas se o horário está livre, ocupado, provisório ou fora do escritório. Nenhum assunto ou local é visível.
• Livre/Ocupado, Assunto, Local: Mostra a mesma disponibilidade mais o assunto e o local do compromisso. O corpo do compromisso permanece oculto.
• Detalhes Completos: Mostra a disponibilidade, assunto, local e o corpo completo do compromisso, incluindo anotações e anexos.
• Editor: Detalhes Completos mais a capacidade de criar, editar e excluir compromissos em seu calendário.
• Delegado: Igual ao Editor, mas também permite enviar solicitações de reunião em seu nome.

Você também pode definir o nível de permissão como Nenhum para bloquear uma pessoa específica de ver seu calendário completamente.

Passos para Compartilhar seu Calendário com Níveis de Detalhe por Pessoa no Outlook Desktop

O aplicativo de desktop do Outlook para Windows oferece o controle mais granular sobre as permissões do calendário. Siga estes passos para compartilhar seu calendário e definir um nível de detalhe diferente para cada pessoa.

1. Abra as Propriedades do Calendário
   No Outlook, vá para a exibição Calendário. Na faixa de opções, clique em Arquivo > Configurações de Conta > Acesso Delegado. Na caixa de diálogo, clique em Propriedades do Calendário. Alternativamente, clique com o botão direito no nome do seu calendário no painel de pastas e selecione Propriedades.
2. Vá para a guia Permissões
   Na caixa de diálogo Propriedades do Calendário, clique na guia Permissões. Esta guia lista todos os usuários que têm acesso ao seu calendário e seus níveis de permissão.
3. Adicione um novo usuário
   Clique em Adicionar. Na caixa de diálogo Adicionar Usuários, digite o nome da pessoa com quem deseja compartilhar. Selecione o nome nos resultados da pesquisa e clique em Adicionar. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo.
4. Defina o nível de permissão
   Na guia Permissões, selecione o usuário que você acabou de adicionar. Na lista suspensa Nível de Permissão, escolha o nível desejado. Por exemplo, selecione Livre/Ocupado, Assunto, Local para mostrar apenas horário, assunto e local. Clique em Aplicar.
5. Repita para cada pessoa
   Adicione cada pessoa uma de cada vez e atribua o nível de detalhe que se adequa à sua função. Você pode definir níveis diferentes para usuários diferentes. Clique em OK quando terminar.
6. Defina o nível de permissão padrão
   Na guia Permissões, selecione Padrão na lista. Escolha um nível de permissão que se aplique a todos os usuários internos que não têm uma entrada personalizada. Defina como Livre/Ocupado para ocultar detalhes de todos, a menos que você conceda acesso mais alto.

Passos para Compartilhar seu Calendário com Níveis de Detalhe por Pessoa no Outlook na Web

O Outlook na web também suporta níveis de detalhe por pessoa. Os passos são ligeiramente diferentes do aplicativo de desktop.

1. Abra as configurações do Calendário
   Faça login no Outlook na web. Vá para a exibição Calendário. Clique no ícone de engrenagem Configurações no canto superior direito e selecione Calendário > Calendários compartilhados.
2. Adicione uma pessoa para compartilhar
   Em Compartilhar um calendário, clique em Adicionar uma pessoa. Digite o nome ou endereço de e-mail da pessoa com quem deseja compartilhar. Selecione a pessoa nos resultados da pesquisa.
3. Defina o nível de detalhe
   Ao lado do nome da pessoa, clique na lista suspensa que mostra Ver todos os detalhes por padrão. Escolha o nível desejado: Ver todos os detalhes, Ver títulos e locais ou Ver apenas livre/ocupado. Clique em Compartilhar.
4. Adicione mais pessoas com níveis diferentes
   Repita o processo para cada pessoa. Você pode atribuir um nível de detalhe diferente para cada uma. As alterações entram em vigor imediatamente.
5. Remova ou altere uma pessoa depois
   Volte para a mesma página de configurações. Encontre o nome da pessoa e clique no ícone de lixeira para removê-la. Use a lista suspensa para alterar o nível de detalhe.

Erros Comuns ao Definir Permissões de Calendário por Pessoa

A Permissão Padrão Substitui as Configurações Individuais

Se o nível de permissão Padrão estiver definido como Detalhes Completos, todo usuário interno verá detalhes completos, mesmo que você tenha definido uma pessoa específica como Livre/Ocupado. A permissão personalizada substitui o padrão apenas quando você a define para um nível inferior. Para corrigir isso, defina o nível Padrão como Livre/Ocupado e depois conceda acesso mais alto aos indivíduos que precisam.

Alterações Não Aparecem Imediatamente para Usuários Externos

Quando você compartilha seu calendário com alguém fora da sua organização, a alteração de permissão pode levar até 24 horas para ser aplicada. Para acelerar, peça ao usuário externo para fechar e reabrir o Outlook ou atualizar a visualização do calendário.

Delegados Não Podem Definir Permissões por Pessoa

Se você der a alguém acesso de Editor ou Delegado, essa pessoa pode alterar suas permissões de calendário, a menos que você as restrinja. Para evitar isso, não atribua acesso de Editor ou Delegado a usuários que só precisam visualizar seu calendário.

Calendário Não Aparece no Painel de Pastas do Destinatário

Depois de compartilhar seu calendário, o destinatário precisa adicioná-lo ao Outlook. No Outlook desktop, ele vai para Arquivo > Configurações de Conta > Configurações de Conta, clica em Alterar, depois Mais Configurações > Avançado > Abrir calendário de outro usuário. Ele digita seu nome e clica em OK.

Item	Outlook Desktop (Windows)	Outlook na Web
Adicionar um usuário	Propriedades do Calendário > guia Permissões > Adicionar	Configurações > Calendário > Calendários compartilhados > Adicionar uma pessoa
Definir nível de detalhe por pessoa	Selecione o usuário, escolha Nível de Permissão na lista suspensa	Selecione o usuário, escolha o nível de detalhe na lista suspensa
Permissão padrão	Definida pela entrada Padrão na guia Permissões	Não configurável na interface web; usa Livre/Ocupado por padrão
Acesso de Editor disponível	Sim, pela lista Nível de Permissão	Não, apenas permissões de visualização
Suporte a usuário externo	Sim, mas requer envio de convite de compartilhamento	Sim, mas limitado a apenas visualização

Agora você pode compartilhar seu calendário do Outlook com cada pessoa no nível de detalhe que atende às suas necessidades. Comece definindo a permissão padrão como Livre/Ocupado para proteger sua privacidade. Em seguida, adicione usuários individuais e atribua acesso mais alto apenas àqueles que precisam de mais informações. Para controle avançado, use o aplicativo de desktop do Outlook em vez do Outlook na web, pois ele suporta níveis de Editor e Delegado.