Quando você adiciona uma caixa postal compartilhada no Outlook, as mensagens podem levar vários minutos ou mais para aparecer. Esse atraso ocorre porque o Outlook usa o Modo Cache do Exchange por padrão. A caixa postal compartilhada precisa baixar uma cópia completa de seus itens para o computador local antes que você possa navegar por eles. Este artigo explica por que o atraso ocorre e mostra como reduzir a lentidão ajustando as configurações de cache, limitando o escopo da sincronização e usando a configuração correta da caixa postal.
Principais Conclusões: Reduzindo o Atraso de Sincronização da Caixa Postal Compartilhada em Modo Cache
- Arquivo > Configurações de Conta > Configurações de Conta > Alterar > Mais Configurações > Avançado > Abrir estas caixas postais adicionais: Adicione caixas postais compartilhadas manualmente para controlar o comportamento do cache.
- Arquivo > Configurações de Conta > Configurações de Conta > Alterar > Mais Configurações > Avançado > Configurações do Modo Cache do Exchange > Baixar pastas compartilhadas: Desmarque esta opção para impedir que a caixa postal compartilhada sincronize com o arquivo OST local.
- Arquivo > Opções > Correio > Enviar mensagens imediatamente quando conectado: Ative esta opção para reduzir atrasos de envio em caixas postais compartilhadas.
Por que as Caixas Postais Compartilhadas Têm Atraso de Sincronização no Modo Cache
Quando você adiciona uma caixa postal compartilhada pelo método automático no Outlook, o aplicativo a trata como uma caixa postal secundária que precisa sincronizar seus dados com um arquivo Offline Outlook Data File (OST) local. A sincronização inicial baixa todas as pastas, mensagens, itens de calendário e anexos. Para uma caixa postal com milhares de itens, esse processo pode levar de 15 a 30 minutos ou mais, dependendo da velocidade da rede e do tamanho da caixa postal.
O Modo Cache do Exchange foi projetado para sua caixa postal principal, para que você possa trabalhar offline. As caixas postais compartilhadas não devem ser armazenadas em cache da mesma forma. A configuração padrão força o Outlook a baixar toda a caixa postal compartilhada, o que cria lentidão desnecessária. O atraso é especialmente perceptível quando você abre a caixa postal compartilhada pela primeira vez, após reiniciar o Windows ou depois que o Outlook ficou fechado por várias horas.
A causa raiz é a opção “Baixar pastas compartilhadas” nas configurações do Modo Cache do Exchange. Quando essa opção está ativada, o Outlook sincroniza todas as caixas postais compartilhadas que você adicionou automaticamente. Desativar essa opção interrompe a sincronização e força o Outlook a acessar a caixa postal compartilhada no Modo Online, eliminando o atraso do download inicial.
Passos para Reduzir a Lentidão de Sincronização da Caixa Postal Compartilhada
Siga estes passos para alterar o comportamento de cache das caixas postais compartilhadas. Você precisa reconfigurar as configurações da conta da sua caixa postal principal no Outlook. Esses passos se aplicam ao Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019 e Outlook 2016.
- Abra Configurações de Conta
No Outlook, clique em Arquivo no canto superior esquerdo. Clique em Configurações de Conta e depois clique em Configurações de Conta novamente no menu suspenso. - Selecione Sua Conta de Email
Na caixa de diálogo Configurações de Conta, selecione sua conta de email na lista. Clique no botão Alterar acima da lista. - Abra Mais Configurações
Na caixa de diálogo Alterar Conta, clique em Mais Configurações no canto inferior direito. - Vá para a Guia Avançado
Na caixa de diálogo Microsoft Exchange, clique na guia Avançado na parte superior. - Abra Configurações do Modo Cache do Exchange
Em Modo Cache do Exchange, clique no botão Configurações. - Desative Baixar Pastas Compartilhadas
Na caixa de diálogo Configurações do Modo Cache do Exchange, desmarque Baixar pastas compartilhadas. Deixe as outras opções inalteradas. Clique em OK. - Confirme e Reinicie o Outlook
Clique em OK na caixa de diálogo Microsoft Exchange. Clique em Avançar e depois em Concluir na caixa de diálogo Alterar Conta. Clique em Fechar na caixa de diálogo Configurações de Conta. Reinicie o Outlook para que a alteração tenha efeito.
Após reiniciar o Outlook, abra a caixa postal compartilhada. Os itens aparecerão imediatamente porque o Outlook agora acessa a caixa postal no Modo Online. A desvantagem é que você não pode trabalhar com itens da caixa postal compartilhada quando estiver offline.
Se o Outlook Ainda Tiver Atraso de Sincronização Após Desativar Baixar Pastas Compartilhadas
Caixa Postal Compartilhada Ainda Mostra “Atualizando” ou “Carregando”
Se o cabeçalho da caixa postal compartilhada ainda mostrar um indicador giratório ou o texto “Atualizando”, o Outlook pode ainda estar tentando sincronizar porque a caixa postal foi adicionada pelo método automático. Remova a caixa postal compartilhada e adicione-a manualmente usando o método abaixo.
- Remova a caixa postal compartilhada
Clique com o botão direito no nome da caixa postal compartilhada no painel de pastas. Clique em Fechar ou Remover Pasta Compartilhada. - Adicione a caixa postal compartilhada manualmente
Vá para Arquivo > Configurações de Conta > Configurações de Conta. Selecione sua conta de email e clique em Alterar. Clique em Mais Configurações e vá para a guia Avançado. Em Abrir estas caixas postais adicionais, clique em Adicionar. Digite o nome da caixa postal compartilhada e clique em OK. Clique em OK em todas as caixas de diálogo, depois em Avançar e Concluir. - Reinicie o Outlook
Feche e reabra o Outlook. A caixa postal compartilhada será carregada no Modo Online sem atraso.
O Outlook Fica Lento ao Abrir Itens da Caixa Postal Compartilhada
Quando você desativa o download de pastas compartilhadas, o Outlook acessa a caixa postal compartilhada pela rede para cada item que você abre. Se sua conexão de rede for lenta, abrir mensagens ou anexos individuais pode parecer lento. Para melhorar isso, ative novamente Baixar pastas compartilhadas e, em vez disso, reduza o slider de sincronização para um período mais curto, como 1 dia ou 3 dias.
- Reative Baixar Pastas Compartilhadas
Siga os passos 1 a 6 acima e marque novamente Baixar pastas compartilhadas. - Altere o slider de sincronização
Na caixa de diálogo Configurações do Modo Cache do Exchange, ajuste o slider para 1 dia ou 3 dias. Clique em OK e reinicie o Outlook.
O Outlook sincronizará apenas as mensagens mais recentes da caixa postal compartilhada. Itens mais antigos ainda estão disponíveis quando você pesquisa, mas são buscados no servidor sob demanda. Isso reduz o tempo de sincronização inicial para alguns segundos.
Caixa Postal Compartilhada Não Aparece no Painel de Pastas
Se a caixa postal compartilhada desaparecer do painel de pastas após desativar o download de pastas compartilhadas, pode ser que a caixa postal esteja oculta por uma configuração de exibição do Outlook. Vá para Exibir > Painel de Pastas e certifique-se de que Normal está selecionado. Se a caixa postal ainda estiver faltando, adicione-a manualmente usando os passos da seção anterior.
Modo Cache do Exchange vs Modo Online para Caixas Postais Compartilhadas: Principais Diferenças
| Item | Modo Cache do Exchange (Padrão) | Modo Online (Configuração Manual) |
|---|---|---|
| Tempo de sincronização inicial | 15 a 30 minutos para uma caixa postal típica | Instantâneo — sem download |
| Acesso offline | Sim — itens armazenados localmente | Não — requer conexão de rede |
| Espaço em disco local usado | Arquivo OST completo da caixa postal, pode ter vários GB | Nenhum — sem cópia local |
| Velocidade de pesquisa | Rápida — usa o índice de Pesquisa do Windows local | Mais lenta — pesquisa no servidor |
| Velocidade de abertura de anexos | Rápida — anexos estão locais | Depende da velocidade da rede |
| Melhor para | Usuários que trabalham offline ou têm internet lenta | Usuários que precisam de acesso instantâneo e têm internet rápida |
O Outlook para Mac não permite desabilitar o cache para caixas postais compartilhadas. Usuários de Mac devem usar o Outlook na web para caixas postais compartilhadas para evitar atrasos de sincronização.
Agora você pode controlar como o Outlook lida com a sincronização de caixas postais compartilhadas desativando a opção de baixar pastas compartilhadas ou limitando o slider de sincronização a um período mais curto. Teste ambos os métodos para ver qual oferece o melhor equilíbrio entre velocidade e disponibilidade offline. Para caixas postais compartilhadas com mais de 10 GB de dados, considere usar o método de adição manual com o slider de sincronização definido para 1 dia para manter o arquivo OST local pequeno e o tempo de carregamento inicial abaixo de 10 segundos.