OneDrive for Business: solicitação de acesso de ex-funcionário vai para o aprovador errado

Quando uma equipe de projeto solicita acesso aos arquivos do OneDrive de um ex-funcionário, a solicitação de aprovação às vezes vai para a pessoa errada ou para ninguém. Isso acontece porque o OneDrive redireciona as solicitações de acesso para o administrador do conjunto de sites, que pode ser uma conta de sistema ou um usuário não intencional. Este artigo explica por que o aprovador errado é atribuído e como redirecionar as solicitações para o gerente ou líder da equipe correta.

Por que as solicitações de acesso vão para o aprovador errado

Cada site do OneDrive for Business é um conjunto de sites especial do SharePoint. Por padrão, o administrador do conjunto de sites é o usuário que originalmente possuía o OneDrive. Quando esse usuário sai da organização, o site ainda existe, mas a conta do proprietário está desabilitada. O SharePoint então encaminha as solicitações de acesso para o administrador do conjunto de sites, que pode ser uma conta de sistema, um administrador global ou um usuário inativo. A solicitação não vai automaticamente para o gerente do ex-funcionário ou para a equipe do projeto, a menos que o administrador do conjunto de sites seja reatribuído manualmente.

O centro de administração do Microsoft 365 não mostra as solicitações de acesso ao site do OneDrive em um único painel. Em vez disso, cada solicitação aparece nas configurações do conjunto de sites do SharePoint do OneDrive do ex-funcionário. Se não houver um administrador de conjunto de sites ativo, a solicitação pode ser enviada para o administrador do SharePoint no nível do locatário, que provavelmente não conhece o contexto do projeto.

As equipes de projeto geralmente esperam que a aprovação vá para o gerente do ex-funcionário ou para um líder de projeto específico. O roteamento padrão não atende a essa expectativa. A correção exige a alteração do administrador do conjunto de sites no OneDrive do ex-funcionário para um usuário ativo que possa avaliar a solicitação de acesso.

Etapas para reatribuir o administrador do conjunto de sites do OneDrive de um ex-funcionário

Siga estas etapas para alterar o administrador do conjunto de sites no OneDrive de um ex-funcionário para que as solicitações de acesso vão para o aprovador correto.

1. Entre no centro de administração do Microsoft 365
   Acesse admin.microsoft.com e faça login com uma conta que tenha permissões de administrador do SharePoint ou administrador global.
2. Abra o centro de administração do SharePoint
   Na navegação à esquerda, selecione Mostrar tudo e depois escolha SharePoint. Como alternativa, vá diretamente para admin.microsoft.com/SharePoint.
3. Navegue até a seção Mais recursos
   No centro de administração do SharePoint, selecione Mais recursos no menu à esquerda. Em Perfis de usuário, clique em Abrir.
4. Gerenciar perfis de usuário
   Na seção Perfis de usuário, clique em Gerenciar perfis de usuário. Uma lista de todos os perfis de usuário da organização aparece.
5. Encontre o perfil do ex-funcionário
   Digite o nome ou e-mail do ex-funcionário na caixa de pesquisa e pressione Enter. Clique no perfil para abri-lo.
6. Reatribua o administrador do conjunto de sites do OneDrive
   Nos detalhes do perfil, role até a seção Administradores do conjunto de sites. Remova todas as entradas existentes e adicione o endereço de e-mail do líder da equipe do projeto ou gerente que deve aprovar as solicitações de acesso. Clique em OK.
7. Verifique a alteração
   Abra a URL do OneDrive do ex-funcionário (normalmente https://yourtenant-my.sharepoint.com/personal/username_domain_com). Vá para Configurações do site > Administradores do conjunto de sites e confirme se o novo administrador está listado.

Se as solicitações de acesso ainda forem para o aprovador errado

As configurações de solicitação de acesso não estão configuradas para o site

Mesmo após reatribuir o administrador do conjunto de sites, as solicitações de acesso ainda podem ir para o administrador do SharePoint se as configurações de solicitação de acesso do site não estiverem definidas corretamente. Para corrigir isso, vá para o site do OneDrive do ex-funcionário, selecione o ícone de engrenagem e depois Permissões do site. Em Solicitações de acesso, clique em Alterar configurações. Certifique-se de que a opção Permitir solicitações de acesso esteja ativada e que o campo de endereço de e-mail contenha o e-mail do aprovador correto. Se este campo estiver vazio, o SharePoint envia as solicitações para o administrador do conjunto de sites. Preencha aqui o e-mail do líder da equipe do projeto.

O OneDrive do ex-funcionário foi excluído

Se o OneDrive do ex-funcionário foi excluído há menos de 30 dias, você pode restaurá-lo no centro de administração do SharePoint. Vá para Centro de administração do SharePoint > Sites excluídos e encontre o site. Selecione-o e clique em Restaurar. Após a restauração, siga as etapas acima para reatribuir o administrador do conjunto de sites. Após 30 dias, o OneDrive é excluído permanentemente e não pode ser recuperado. Nesse caso, as equipes do projeto devem solicitar os dados ao gerente do ex-funcionário se houver backups.

Várias solicitações de acesso estão pendentes e precisam de aprovação manual

As solicitações de acesso pendentes podem ser revisadas e aprovadas diretamente no site do OneDrive do ex-funcionário. Vá para Configurações do site > Solicitações de acesso e convites. Uma lista de solicitações pendentes aparece. Cada solicitação mostra o usuário solicitante e os arquivos aos quais ele deseja acessar. Selecione as caixas de seleção das solicitações que deseja aprovar e clique em Aprovar. Você também pode rejeitar ou excluir solicitações. Este método contorna completamente o problema de roteamento de e-mail.

Roteamento de solicitações de acesso: antes vs depois da alteração do administrador do conjunto de sites

Item	Antes da alteração do administrador do conjunto de sites	Após a alteração do administrador do conjunto de sites
Tipo de aprovador	Conta de sistema ou proprietário original	Líder da equipe do projeto ou gerente ativo
Notificação por e-mail	Enviada para usuário desabilitado ou incorreto	Enviada para o novo administrador designado
Atraso na aprovação	Horas ou dias até o administrador intervir	Minutos após a solicitação ser feita
Permissão para aprovar	Apenas administradores do SharePoint podem substituir	Líder do projeto pode aprovar diretamente

Após fazer a alteração, o líder da equipe do projeto recebe uma notificação por e-mail para cada nova solicitação de acesso. Ele pode aprovar ou negar as solicitações pelo link do e-mail ou pelas configurações do site do OneDrive. Isso elimina a necessidade de o administrador do SharePoint encaminhar manualmente as solicitações para a pessoa correta.

Para automatizar esse processo para vários ex-funcionários, use o SharePoint Online Management Shell. O cmdlet Set-SPOUser -Site <SiteURL> -LoginName <UserEmail> -IsSiteCollectionAdmin $true adiciona um novo administrador de conjunto de sites. Execute isso para cada URL do OneDrive de ex-funcionário. Você pode exportar uma lista de todos os sites do OneDrive usando Get-SPOSite -IncludePersonalSite $true e filtrar pelo domínio do ex-funcionário.

Teste o novo roteamento fazendo com que um membro da equipe envie uma solicitação de acesso a um arquivo de teste no OneDrive do ex-funcionário. Verifique se a notificação chega na caixa de entrada do aprovador correto em até 15 minutos. Caso contrário, verifique novamente as configurações de solicitação de acesso ou confirme se o novo administrador do conjunto de sites tem um endereço de e-mail válido no Azure Active Directory.