Se você usa formulários personalizados na versão clássica do Outlook, já deve ter notado que o novo Outlook para Windows não os suporta da mesma forma. Os formulários personalizados são um recurso poderoso no Outlook clássico, permitindo que as organizações criem interfaces personalizadas para entrada de dados, aprovação ou rastreamento. O novo Outlook substitui isso pelos Content Forms, um sistema diferente baseado no SharePoint e no Power Platform. Este artigo explica as opções de migração disponíveis para usuários de formulários personalizados, incluindo o que os Content Forms podem e não podem fazer, e as etapas para fazer a transição dos seus fluxos de trabalho.
Principais conclusões: Migrando formulários personalizados para os novos Content Forms do Outlook
- Content Forms vs Formulários Personalizados Clássicos: Os Content Forms são baseados em formulários de lista do SharePoint e Power Apps, não em regiões de formulário do Outlook ou classes de mensagem personalizadas.
- Arquivo > Opções > Formulários Personalizados no Outlook Clássico: Use o Outlook clássico para exportar ou fazer backup das definições dos seus formulários personalizados existentes antes de migrar.
- Power Apps para o Novo Outlook: Substitua formulários personalizados complexos criando um aplicativo canvas do Power Apps que se integra ao Outlook por meio do novo modelo de suplemento do Outlook.
O que são Content Forms e por que os formulários personalizados clássicos são diferentes
Os Content Forms no novo Outlook não são uma substituição direta para os formulários personalizados do Outlook clássico. Os formulários personalizados clássicos são armazenados em bibliotecas de formulários do Outlook, usam classes de mensagem personalizadas e podem ser publicados em pastas públicas, bibliotecas de formulários organizacionais ou bibliotecas de formulários pessoais. Eles suportam código VBScript por trás do formulário, ações personalizadas e páginas de propriedades personalizadas.
Os Content Forms, por outro lado, são formulários de lista baseados no SharePoint que aparecem no painel de leitura do novo Outlook. Eles são definidos usando as configurações de lista do SharePoint ou Power Apps. Não podem executar VBScript, não suportam classes de mensagem personalizadas e não podem ser vinculados a tipos de item de email personalizados. Os Content Forms se aplicam apenas a itens de lista do SharePoint e certas fontes de dados de lista do Microsoft 365.
A causa raiz da incompatibilidade é arquitetural. O novo Outlook é construído em uma plataforma baseada na web que não carrega o mecanismo de formulários do Outlook clássico. A Microsoft não tem planos de trazer o mecanismo de formulários personalizados clássico para o novo Outlook. As organizações que dependem de formulários personalizados devem adaptar seus fluxos de trabalho para os Content Forms ou continuar usando o Outlook clássico.
Pré-requisitos para usar Content Forms
Para usar Content Forms no novo Outlook, você precisa de um site do SharePoint Online ou uma lista do Microsoft 365. A lista deve ser adicionada ao novo Outlook como uma lista fixada ou acessada por meio do aplicativo SharePoint. Você também precisa de permissões para criar ou editar formulários de lista do SharePoint. Para integração com Power Apps, é necessária uma licença do Power Apps (Plano 1 ou superior) para cada usuário que personalizará ou usará os formulários.
Opções de migração para usuários de formulários personalizados
Você tem três caminhos principais de migração. A escolha depende da complexidade dos seus formulários personalizados e se sua organização pode mudar seus fluxos de trabalho.
Opção 1: Substituir formulários personalizados por formulários de lista do SharePoint
Se seu formulário personalizado é usado para capturar dados que podem ser armazenados em uma lista do SharePoint, esta opção funciona bem. Você cria uma lista do SharePoint com colunas que correspondem aos campos do seu formulário personalizado. Em seguida, personaliza o formulário da lista do SharePoint para corresponder ao layout e comportamento do formulário original.
- Criar uma lista do SharePoint
Acesse seu site do SharePoint e crie uma nova lista. Adicione colunas para cada campo do seu formulário personalizado. Use colunas de escolha para menus suspensos, colunas de data para seletores de data e colunas de texto para texto livre. - Personalizar o formulário da lista
Abra a lista do SharePoint, selecione Integrar > Power Apps > Personalizar formulários. Isso abre o Power Apps Studio com o formulário padrão. Adicione ou reorganize campos. Defina valores padrão e regras de validação usando fórmulas do Power Apps. - Fixar a lista no novo Outlook
No novo Outlook, selecione Exibir > Listas. Encontre sua lista do SharePoint e selecione Fixar nos Favoritos. A lista aparece na navegação esquerda. Ao clicar em um item, o Content Form é exibido no painel de leitura. - Testar o formulário
Crie um novo item de lista no novo Outlook e verifique se todos os campos, validação e menus suspensos funcionam conforme o esperado.
Opção 2: Criar um aplicativo canvas do Power Apps
Para formulários personalizados que envolvem lógica complexa, várias fontes de dados ou não estão vinculados a uma única lista do SharePoint, crie um aplicativo canvas do Power Apps. Esse aplicativo pode ser incorporado no novo Outlook como uma guia pessoal ou suplemento.
- Criar um aplicativo canvas no Power Apps
Acesse make.powerapps.com. Selecione Criar > Aplicativo canvas. Escolha um layout que corresponda à finalidade do seu formulário. Adicione fontes de dados como SharePoint, SQL Server ou Dataverse. - Reproduzir a lógica do formulário personalizado
Adicione telas, controles e fórmulas para reproduzir o comportamento do seu formulário clássico do Outlook. Use funções do Power Apps como If, Switch e Patch para lidar com lógica condicional e envio de dados. - Publicar e compartilhar o aplicativo
Selecione Arquivo > Salvar > Publicar no SharePoint. Compartilhe o aplicativo com os usuários enviando a URL do aplicativo ou adicionando-o a um site do SharePoint. - Adicionar o aplicativo ao novo Outlook
No novo Outlook, selecione Exibir > Aplicativos > Obter Aplicativos. Pesquise o aplicativo ou adicione-o manualmente usando a URL do aplicativo. O aplicativo aparece na faixa de opções do Outlook ou como uma guia.
Opção 3: Continuar usando o Outlook clássico
Se seus formulários personalizados estão profundamente integrados aos seus processos de negócios e não podem ser facilmente substituídos, continue usando o Outlook clássico. A Microsoft continua a oferecer suporte ao Outlook clássico juntamente com o novo Outlook. Você também pode executar ambas as versões no mesmo dispositivo. Defina o Outlook clássico como o aplicativo de email padrão para garantir que os formulários personalizados sejam abertos automaticamente ao criar ou responder a itens que usam uma classe de mensagem personalizada.
O que os Content Forms não podem fazer e soluções alternativas
Content Forms não suportam VBScript ou ações personalizadas
Os formulários personalizados clássicos podem executar VBScript por trás do formulário para automatizar tarefas como enviar emails, atualizar campos ou exibir caixas de diálogo personalizadas. Os Content Forms usam fórmulas do Power Apps, que são menos poderosas para automação específica do Outlook. Solução alternativa: Mova a lógica de automação para fluxos do Power Automate acionados pela criação ou modificação de itens da lista.
Content Forms não podem ser vinculados a classes de mensagem personalizadas
No Outlook clássico, um formulário personalizado é vinculado a uma classe de mensagem como IPM.Note.CustomName. Quando um usuário cria um novo item usando essa classe, o formulário personalizado é carregado automaticamente. Os Content Forms são vinculados apenas a itens de lista do SharePoint. Solução alternativa: Se você precisa de um formulário personalizado para itens de email, não pode usar Content Forms. Você deve permanecer no Outlook clássico ou redesenhar o processo para usar listas do SharePoint.
Content Forms não funcionam offline
Os formulários personalizados clássicos são armazenados em cache localmente e funcionam offline. Os Content Forms exigem uma conexão com a internet porque são carregados do SharePoint. Solução alternativa: Não há solução offline para Content Forms. Se o acesso offline for crítico, mantenha o Outlook clássico para esses fluxos de trabalho.
Formulários personalizados clássicos vs Content Forms: Principais diferenças
| Item | Formulários Personalizados Clássicos | Content Forms (Novo Outlook) |
|---|---|---|
| Mecanismo de formulário | Mecanismo de formulário do Outlook com VBScript | Formulários de lista do SharePoint e Power Apps |
| Fonte de dados | Caixas de correio do Exchange, pastas públicas, itens do Outlook | Listas do SharePoint, listas do Microsoft 365 |
| Código personalizado | VBScript, ações personalizadas, páginas de propriedades | Fórmulas do Power Apps e Power Automate |
| Suporte offline | Modo offline completo em cache | Sem suporte offline |
| Implantação | Publicar na biblioteca de formulários organizacional ou pasta pública | Configurações de lista do SharePoint ou compartilhamento do Power Apps |
| Classe de mensagem | Classes IPM personalizadas para email, compromissos, tarefas | Não se aplica — apenas itens de lista |
Conclusão
Agora você conhece as três opções de migração para passar dos formulários personalizados do Outlook clássico para os novos Content Forms do Outlook. O melhor caminho depende da complexidade do seu formulário e da fonte de dados. Para captura simples de dados, os formulários de lista do SharePoint funcionam bem. Para lógica complexa, crie um aplicativo canvas do Power Apps. Se seus formulários estão vinculados a itens de email ou exigem acesso offline, mantenha o Outlook clássico. Em seguida, audite seus formulários personalizados existentes usando a pasta Formulários do Organizador do Outlook clássico para inventariar a classe de mensagem e a funcionalidade de cada formulário.