Pasta de Contatos Compartilhados no Novo Outlook: Solução para pastas de contatos delegados

Se você usa acesso delegado para gerenciar os contatos de outra pessoa no novo Outlook para Windows, pode notar que as pastas de contatos compartilhados não aparecem automaticamente. O novo Outlook usa um mecanismo de sincronização diferente da versão clássica, que não oferece suporte a pastas de contatos delegados da mesma forma. Este artigo explica por que os contatos compartilhados estão ausentes e fornece uma solução para acessá-los e gerenciá-los de forma eficaz.

Por que as pastas de contatos compartilhados estão ausentes no novo Outlook

O novo Outlook para Windows é baseado em uma plataforma web que usa a API Microsoft Graph em vez do protocolo MAPI tradicional. O acesso delegado a caixas de correio, calendários e contatos depende de permissões no servidor que o novo Outlook não suporta totalmente para contatos. Quando um delegado recebe permissões de Editor ou Revisor para a pasta de Contatos de outro usuário, o novo Outlook não exibe essa pasta sob a caixa de correio compartilhada no painel de pastas.

A Microsoft reconheceu essa limitação e está trabalhando para adicionar suporte a pastas de contatos delegados em atualizações futuras. Até que esse recurso seja lançado, os usuários devem usar métodos alternativos para acessar os contatos delegados.

Métodos de solução para acessar contatos delegados no novo Outlook

Os métodos a seguir permitem visualizar e editar contatos de uma caixa de correio compartilhada ou pasta de contatos delegados no novo Outlook para Windows. Cada método tem limitações diferentes; escolha o que melhor se adapta ao seu fluxo de trabalho.

Método 1: Adicionar a caixa de correio compartilhada como uma conta adicional

1. Abra as configurações de conta no novo Outlook
   Clique em Arquivo no canto superior esquerdo e selecione Contas. Clique em Adicionar Conta.
2. Insira o endereço de e-mail da caixa de correio compartilhada
   Digite o endereço de e-mail da caixa de correio cujos contatos você precisa acessar. Por exemplo, compartilhado@empresa.com. Clique em Continuar.
3. Faça login com suas credenciais
   Você será solicitado a fazer login. Use suas próprias credenciais de conta de delegado. O sistema verificará suas permissões e adicionará a caixa de correio.
4. Localize a pasta de Contatos
   Após a caixa de correio aparecer no painel de pastas, expanda-a. Procure uma pasta chamada Contatos ou Pessoas sob a caixa de correio compartilhada. Agora você pode visualizar e editar contatos diretamente.

Observação: Este método adiciona toda a caixa de correio como uma conta separada. Você verá todas as pastas, incluindo Caixa de Entrada, Itens Enviados e Calendário. Se você só precisa de contatos, isso adiciona poluição visual extra. Você pode ocultar pastas indesejadas clicando com o botão direito e selecionando Ocultar.

Método 2: Abrir contatos compartilhados via módulo Pessoas

1. Mude para o módulo Pessoas
   Clique no ícone Pessoas na barra de navegação esquerda. Se você não vir Pessoas, clique nos três pontos na parte inferior da barra e selecione Pessoas.
2. Abra uma pasta de contatos compartilhados
   Clique nos três pontos na barra de ferramentas do módulo Pessoas e selecione Abrir contatos compartilhados. Uma caixa de diálogo aparece.
3. Insira o endereço de e-mail do delegado
   Digite o endereço de e-mail da caixa de correio cujos contatos você deseja visualizar. Clique em Abrir. A pasta de contatos compartilhados aparece em Outros contatos no painel esquerdo.

Observação: Este método mostra apenas contatos no modo somente leitura. Você não pode editar ou adicionar novos contatos à pasta compartilhada. Use este método se você só precisa visualizar contatos.

Método 3: Exportar contatos do Outlook clássico e importar para o novo Outlook

1. Abra o Outlook clássico
   Inicie o Outlook clássico (Outlook 2019, 2021 ou versão clássica do Microsoft 365). Certifique-se de ter permissões de delegado para a pasta de contatos.
2. Navegue até a pasta de contatos compartilhados
   No painel de pastas, expanda a caixa de correio compartilhada. Clique na pasta Contatos.
3. Exporte contatos para CSV
   Clique em Arquivo > Abrir e Exportar > Importar/Exportar. Selecione Exportar para um arquivo e clique em Avançar. Escolha Valores Separados por Vírgula. Selecione a pasta de Contatos compartilhada. Escolha um destino e clique em Concluir.
4. Importe o CSV para o novo Outlook
   No novo Outlook, clique em Arquivo > Abrir e Exportar > Importar/Exportar. Selecione Importar de CSV ou PST. Navegue até o arquivo CSV. Escolha importar para sua própria pasta de Contatos. Clique em Concluir.

Observação: Este método cria uma cópia estática dos contatos. Alterações feitas na caixa de correio original após a exportação não aparecerão na sua cópia. Repita o processo de exportação e importação periodicamente para manter sua cópia atualizada.

Método 4: Usar o Outlook clássico apenas para contatos delegados

Se você edita contatos delegados com frequência, mantenha o Outlook clássico instalado junto com o novo Outlook. Use o Outlook clássico exclusivamente para gerenciar contatos compartilhados. O novo Outlook pode continuar sendo seu cliente de e-mail principal. O Outlook clássico oferece suporte nativo a pastas de contatos delegados. Você pode fixar o Outlook clássico na barra de tarefas para acesso rápido aos contatos compartilhados.

Limitações e o que evitar com as soluções

Adicionar uma caixa de correio compartilhada como segunda conta envia notificações separadas

Ao adicionar uma caixa de correio compartilhada como conta completa, o novo Outlook a trata como uma caixa de correio principal. Você receberá notificações de área de trabalho para novos e-mails nessa caixa de correio. Para desabilitar as notificações, vá em Configurações > E-mail > Notificações e desative as notificações para a conta da caixa de correio compartilhada.

A opção de contatos compartilhados no módulo Pessoas não permite edição

O recurso Abrir contatos compartilhados no módulo Pessoas foi projetado apenas para visualização. Se você precisar adicionar, editar ou excluir contatos, use o Método 1 ou Método 4. Tentar editar contatos por meio dessa visualização resultará em uma mensagem de erro.

Arquivos CSV exportados perdem grupos de contatos e categorias

Ao exportar contatos do Outlook clássico para CSV, grupos de contatos (listas de distribuição) e categorias não são preservados. Grupos de contatos são exportados como um único item de linha e não podem ser expandidos no novo Outlook. Se você depende de grupos de contatos, use o formato de exportação PST, que preserva grupos e categorias. No assistente de exportação, escolha Arquivo de Dados do Outlook (.pst) em vez de CSV.

Novo Outlook vs Outlook Clássico: Comparação de acesso a contatos compartilhados

Item	Novo Outlook	Outlook Clássico
Visibilidade da pasta de contatos delegados	Não exibida automaticamente	Exibida sob a caixa de correio compartilhada
Editar contatos compartilhados	Apenas via solução (adicionar conta)	Suporte nativo
Visualizar contatos compartilhados somente leitura	Sim, via módulo Pessoas	Sim
Exportar contatos	Apenas importação CSV ou PST	Exportação CSV, PST ou vCard
Sincronizar atualizações do delegado	Apenas com método de conta adicionada	Automática

Conclusão

Agora você pode acessar contatos delegados no novo Outlook adicionando a caixa de correio compartilhada como uma segunda conta ou usando o módulo Pessoas para visualização somente leitura. Se você precisar de recursos completos de edição, manter o Outlook clássico instalado para contatos compartilhados é a abordagem mais confiável. Para uma cópia única, exporte contatos do Outlook clássico como um arquivo PST e importe-os para o novo Outlook. A Microsoft deve adicionar suporte nativo a pastas de contatos delegados em uma atualização futura do novo Outlook, o que eliminará a necessidade dessas soluções.